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即使維護HRMS（人力資源管理系統(tǒng)）不是HR人員的正式任務之一，了解系統(tǒng)維護方面的策略，也可以節(jié)省時間，減少麻煩和金錢損失，提高HRMS的回報和應用效果。
你可能認為維護HRMS不是HR部門的職責。畢竟，系統(tǒng)控制的是HR報告生成、員工數(shù)據(jù)儲存和薪資功能等。同時，HRMS是高度復雜的一種技術(shù)，極少的HR專業(yè)人員具有維護它的技術(shù)或其他資源。所以，監(jiān)視和維護HRMS不應該是HR的職責，即使軟件與他們的工作職責聯(lián)系得如此緊密。不過通常是，一旦當系統(tǒng)崩潰以及維護問題未被解決時，HR總是第一個被追究責任的部門。
“大型HR系統(tǒng)應該由IT部門控制。HR部門不應該知道或關(guān)心技術(shù)問題?！背诌@些觀點的人主要是因為他們不具備管理系統(tǒng)的專門技術(shù)。許多企業(yè)仍然讓HR人員管理系統(tǒng)，所以問題總是突然出現(xiàn)。“支持總是不夠，并且由于銷售商的維護，沒人來承擔責任?！庇腥吮г拐f。那么，系統(tǒng)的維護，誰應擔起責任？應如何維護HRMS？
松懈的維持將導致災難
不經(jīng)常維護，就沒有系統(tǒng)的存在。
我所知道的一家電信運營服務商，其公司每晚都對HRMS進行維護就是為了確保一天的工作記錄不被丟失。許多系統(tǒng)都設計成自動完成維護，但即使這樣，數(shù)據(jù)也應該定期儲存到磁帶上并保存在其他地方作為災難恢復計劃的一部分。這個公司的IT部門把每周的薪資都備份到磁帶上。
應用于系統(tǒng)中的軟件也必須維護，這意味著運行有用的磁盤并對被破壞的數(shù)據(jù)進行掃描。位于上海的一家涂料制造商對公司所使用的HR系統(tǒng)進行日常維護完全是HR的職責。
幸運的是，公司的一名HR代表是合格的薪資專業(yè)人員，這意味著她有HR系統(tǒng)知識并且從三年前她加入公司開始就成功地對系統(tǒng)進行維護。不幸的是，去年年底她由于產(chǎn)假暫時離開公司，沒人有經(jīng)驗或知識在她離崗時監(jiān)視維護工作，從而使很多工作無法進行。
“當我們對系統(tǒng)升級時，我是公司中惟一關(guān)注使用培訓的人。當我休產(chǎn)假時，沒人接管，所以不久所有應用軟件都無法運行。報告無法做出，備份無法生成，經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰，并且到最后七八個有權(quán)使用系統(tǒng)的用戶沒人可以得到數(shù)據(jù)。他們不知道為什么會出現(xiàn)這些問題。而我僅僅離開10周?！彼f。當她回來后，她不得不通過從在其他地方存儲的備份報告中剪切和粘貼數(shù)據(jù)來重建報告。
“不經(jīng)常維護，就沒有系統(tǒng)的存在，”她說。盡管她對自己監(jiān)視系統(tǒng)的角色很滿意，她同意管理任何規(guī)模的HRMS最佳人選是任何能夠了解HR的系統(tǒng)專家?！叭魏稳硕寄茌斎際R數(shù)據(jù)，但要輸出數(shù)據(jù)，你需要了解系統(tǒng)的人。”
為長期維護做計劃
除了日常維護，長期問題應該牢記在心，這是HR、IT以及HRMS銷售商的共同職責。
一旦系統(tǒng)安裝開始運行時，就要清理舊數(shù)據(jù)的計劃也應該恰當做出。你還應該有定期把某些數(shù)據(jù)存檔和定期合并報告評論的計劃?！皶r常地，看看你所生成的報告，想想你是否真的需要這些報告或者它們只是對空間的浪費？通常會有兩三份報告?zhèn)鬟_幾乎相同的信息?！彼f。
許多長期維護沒有得到執(zhí)行，結(jié)果就是數(shù)據(jù)庫充斥著大量無用的信息。她建議請一位外部的專家對HR系統(tǒng)程序做一次審查以找出問題并提出改進意見。多數(shù)情況下，審查的結(jié)果足以使HRMS小組明白他們沒有程序文件并迫使他們?nèi)w檔并執(zhí)行計劃。
編寫程序文件以及系統(tǒng)和工作流程程序的培訓指南是至關(guān)重要的。通常是公司有一個專家自己掌握所有的此類知識，一旦當他離開，知識也隨之而去。
最后，不要忘了銷售商在保持你的系統(tǒng)運行中的作用，即使是在安裝完成后。銷售商對諸如安裝補丁或升級等維護中的一些問題負責。這是保持系統(tǒng)順暢運行的重要部分?！安灰怪浜螅駝t將會招致一場噩夢?！崩纾斾N售商有一個你需要的新產(chǎn)品，但你沒有保持定期的維護，你將無法使用它。同時不可避免的，你將需要對系統(tǒng)增加產(chǎn)品或進行投資完成一次完全的升級，因為沒有系統(tǒng)可以永遠有效。
預期3～5年后升級
你無法計劃超期使用一個系統(tǒng)，每個系統(tǒng)都有限定的生命范圍。
根據(jù)公司的穩(wěn)定性和發(fā)展預期，HR管理者至少應每半年對公司的HRMS效用做出評估?！皼]有HRMS效用期超過3～5年。”Yvonne從很早就進入了總部設在北京的這家外企，她伴隨公司現(xiàn)今的系統(tǒng)已經(jīng)2年了。
Yvonne的小組在必要時集合討論現(xiàn)有的HRMS效用以及制定新系統(tǒng)的規(guī)劃?！爱斠粋€系統(tǒng)無法滿足你的需求時，是很明顯的?！?br/> 例如，在2000年以前，Yvonne的小組決定是對DOS系統(tǒng)升級的時候了，該系統(tǒng)公司已經(jīng)使用了5年了，應該換成基于Windows的解決方案。“應該是個更高水平的HRMS，有更強的報告功能，要更易于摘錄數(shù)據(jù)。”這是她對新系統(tǒng)的要求。
但升級解決方案不光由她來決定。她只是包括HR、IT、財務以及高級管理層在內(nèi)組成的團體的一員。他們制定了一個有關(guān)他們希望具備功能的清單，包括對員工數(shù)據(jù)更廣泛的選項，以及拓展的字段功能。
“最后選擇歸結(jié)于費用?！盰vonne選擇了中等水平的系統(tǒng)，該系統(tǒng)為將來隨著他們需求的變化進行升級留出了空間。這個選擇也被專家認為是明智之舉。對于所有軟件系統(tǒng)而言，華而不實的產(chǎn)品很吸引人但常常沒有必要。
對于一些公司，它們HRMS的下一步計劃就是自動化和免于維護，這就引出了基于網(wǎng)絡的主機解決方案模式?！熬W(wǎng)絡激活的系統(tǒng)不可避免地完成HR的事務部分。”
對于不具備維護內(nèi)部HRMS的員工或知識的小公司而言，基于網(wǎng)絡的解決方案是個簡單的替代方案。公司從維持所有數(shù)據(jù)庫的連通性和“離線”支持的基于網(wǎng)絡的解決方案的銷售商處租借一個系統(tǒng)。這便是選擇ASP服務?！盁o須監(jiān)視服務器，無須進行備份，無須客戶的IT部門加入?！笔茿SP的美好圖景。也許，ASP會在明年漸漸流行。那時，HRMS的維護工作會大大減少。
