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——訪聯(lián)想集團(tuán)高級副總裁兼CIO 王曉巖
財務(wù)管理是企業(yè)管理的重中之重，也是企業(yè)信息化的核心內(nèi)容。聯(lián)想財務(wù)管理上做到信息化后，業(yè)務(wù)已經(jīng)實現(xiàn)每一科目的費用都能實時上報，部門負(fù)責(zé)人可以隨時獲得截至當(dāng)時的收入、毛利、凈利的粗報表。聯(lián)想到底是如何圍繞著財務(wù)管理這個核心進(jìn)行信息化管理的？財務(wù)管理的信息化給日益發(fā)展的聯(lián)想帶來了哪些好處？記者采訪了聯(lián)想集團(tuán)高級副總裁兼CIO王曉巖。
記者：在上ERP之前，聯(lián)想的財務(wù)是怎樣運作的？
王曉巖：在上ERP之前，我們基本是每一筆業(yè)務(wù)都要用計算機(jī)開出銷售小票，晚上把明細(xì)和金額倒到財務(wù)的計算機(jī)，財務(wù)以此記入當(dāng)天收入。由于采集數(shù)據(jù)的時點不同，財務(wù)、商務(wù)、庫房的數(shù)據(jù)往往對不上。這時，財務(wù)就不得不把原始憑證（銷售小票）翻出來核對。財務(wù)根本談不上對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的監(jiān)控和管理。
記者：ERP系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)的財務(wù)運作方式，它在功能上有哪些特點？
王曉巖：可以用6個字概括它的特點：唯一、實時、共享。唯一，即數(shù)據(jù)的來源唯一。整個公司經(jīng)營運作的數(shù)據(jù)來源只有：銷售訂單和采購訂單。訂單上的原始數(shù)據(jù)成了公司信息流、物流和資金流的源頭。實時，即數(shù)據(jù)生成和傳輸是基于每一個業(yè)務(wù)動作而不是批處理。過去庫存要定期盤點清理，應(yīng)收、應(yīng)付賬款要每月核算一次等?，F(xiàn)在，采購、生產(chǎn)、銷售、庫存等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以自動生成會計憑證，實時轉(zhuǎn)換成應(yīng)收款、應(yīng)付款等數(shù)據(jù)。共享，即通過在全公司對業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化，經(jīng)營管理的各項數(shù)據(jù)真正形成信息流，每個部門是信息流上的一個環(huán)節(jié)，依靠統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，按既定流程規(guī)則運作。基于ERP系統(tǒng)，我們形成了支持多業(yè)務(wù)、多地域的事前預(yù)算、事中控制、事后準(zhǔn)確核算的財務(wù)管理模式。
記者：聯(lián)想的財務(wù)信息化為企業(yè)帶來哪些影響？
王曉巖：概括起來有4點：一是集成，財務(wù)和企業(yè)的產(chǎn)、供、銷各環(huán)節(jié)完全集成，并能產(chǎn)生互動，整個集團(tuán)是一體的； 二是共享，所有的原始數(shù)據(jù)只有一次輸入，然后就能讓有權(quán)限的人“通透”地共享；三是實時，每個作業(yè)都會實時地反映，每項控制都會實時地得到結(jié)果，每份報表都會實時生成；四是精準(zhǔn)，它要求每次作業(yè)都是準(zhǔn)確的、可量化的，同樣的數(shù)據(jù)一定會產(chǎn)生一樣的報表。
準(zhǔn)確的成本核算是財務(wù)管理的基礎(chǔ)。聯(lián)想實施了ERP之后，財務(wù)不但能了解銷售、采購、庫房、生產(chǎn)的全部過程，而且伴隨著它們的每一個作業(yè)，財務(wù)都有相應(yīng)的反應(yīng)，同時都有監(jiān)控。
正是這種信息的通暢、透明，才保障了成本的準(zhǔn)確、實時核算成為可能，杜絕“客觀造假”的一個隱患。
財務(wù)信息化流程不僅大大簡化了原有的流程，極大地提高了效率，而且由于采購和財務(wù)之“墻”被推倒，建立起了采購和財務(wù)之間相互制約和監(jiān)督的機(jī)制。
信息化財務(wù)可以延伸到資金的管理，聯(lián)想把資金優(yōu)勢和信貸政策看作是支持銷售的一種手段，因此，公司應(yīng)收賬并不都是在每一筆銷售時才進(jìn)行審核的。但這需要一個復(fù)雜的計算模型。ERP上線后，聯(lián)想的財務(wù)能準(zhǔn)確、實時地知道每個客戶當(dāng)前的賬目情況、歷史信譽記錄，系統(tǒng)能自動執(zhí)行能否發(fā)貨的資金審核，減少了人為控制的難度和隨意性，而且用戶可以通過電子商務(wù)系統(tǒng)了解賬務(wù)情況，并根據(jù)聯(lián)想的信譽政策選擇最適合自己的還款方式，大大提高了客戶的滿意度。
記者：包括荷蘭的銷售中心在內(nèi)，聯(lián)想在全球有44個法人單位。企業(yè)做大之后，分支機(jī)構(gòu)管理失控是一個比較普遍的問題，聯(lián)想是怎樣通過財務(wù)信息化管理分公司的？
王曉巖：過去，分公司財務(wù)核算是一期期往上報，然后進(jìn)行財務(wù)報表匯總。比如說上海分公司、西安分公司，自己先核算，然后報告總部，總部把那報表加起來，把中間這個關(guān)聯(lián)交易剔除掉，最后形成統(tǒng)一報表，這可能會有主觀因素。
現(xiàn)在，聯(lián)想集團(tuán)整體實現(xiàn)了一體化財務(wù)管理。聯(lián)想在各地的結(jié)算平臺有9個，它的存貨、任何一筆資金、產(chǎn)品價格等，所有操作都是通過互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)中心打交道。不僅各平臺運作方便，總部統(tǒng)籌也方便。我每天接到全公司的資金往來、資金表，每家分公司有多少資金、每天收入多少、支出多少、余額多少，都一目了然。地方平臺每一筆報銷的數(shù)據(jù)都通過聯(lián)想的廣域網(wǎng)進(jìn)入四樓機(jī)房，他們查詢的內(nèi)容與總部看的是同樣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
比如上海分公司，一個人報銷了多少的招待費，只要一錄入系統(tǒng)，北京實時就得到了這筆數(shù)據(jù)，然后馬上就會跟他的預(yù)算值、計劃值進(jìn)行比較，如果有超過的就可以不給他報銷。就是10塊錢的辦公用品支出，在網(wǎng)絡(luò)上也看得見。不進(jìn)入系統(tǒng)就報不了賬，而一旦進(jìn)入了系統(tǒng)，立即受總部的監(jiān)控，而且任何的修改都會被記錄。每一筆報銷的數(shù)據(jù)是通過我們的廣域網(wǎng)進(jìn)入四樓機(jī)房，所以他所有的查詢和我們看的是同樣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
今天，不管在上海，還是在歐洲，任何一個地方你發(fā)生了一筆費用，總部都能夠?qū)崟r了解到這筆費用，而且計入到相應(yīng)的科目中。
記者：企業(yè)在賬目上弄虛作假的問題，財務(wù)信息化是否能夠解決？
王曉巖：會有人企圖弄虛作假。比如月底時，一些業(yè)務(wù)部門想靠虛開銷售小票來沖任務(wù)。沒上信息系統(tǒng)前，開出小票就算收入，財務(wù)上很容易被蒙騙。全面使用ERP系統(tǒng)后，貨不出庫就不算收入，業(yè)務(wù)部門沒有權(quán)利提貨出庫，要由運輸配送部門根據(jù)客戶的名單來出貨，堵住了弄虛作假的漏洞。
過去采購人員計款報銷很隨意，信息化系統(tǒng)建立起來以后，采購人員任一筆采購都要在系統(tǒng)里面形成采購訂單，采購訂單要經(jīng)過審批，庫房也要驗貨，整個過程由財務(wù)進(jìn)行監(jiān)控。
過去，查總部的信息很麻煩。采用ERP后，各分部查找信息方便多了?，F(xiàn)在，所有地方平臺的每一筆報銷數(shù)據(jù)都通過廣域網(wǎng)連接到聯(lián)想大廈四樓機(jī)房。在集團(tuán)總部，我每天能接到全公司的各種資金往來信息 和表格，每家分公司平臺上面有多少資金、每天收入多少、支出多少、余額多少，一目了然。
記者：信息化建設(shè)起來后，對人員的要求有什么變化？在實施財務(wù)信息系統(tǒng)的過程中，用什么方法使人的素質(zhì)隨著系統(tǒng)的提升而提升？
王曉巖：信息化后，財務(wù)從簡單的記賬，變成了財務(wù)分析的力量；商務(wù)過去是代理訂單來了以后就開票，然后就開始跑腿，到財務(wù)去交賬，然后代理到款和認(rèn)款，認(rèn)完款以后再核銷，拿著財務(wù)票蓋章以后去庫房提貨，再給代理發(fā)貨，整個過程要經(jīng)過許多步驟?，F(xiàn)在的商務(wù)主要是制定信譽政策，對代理進(jìn)行考核，沒有任何地方需要跑腿，票都是代理端、用戶端直接進(jìn)來的，商務(wù)甚至看不到票。票同時到財務(wù)，財務(wù)根據(jù)該用戶的信譽狀況審核，審核通過后庫房接到信息發(fā)貨。貨一發(fā)完，應(yīng)收賬就形成了，然后代理商直接把款匯到財務(wù)部門，財務(wù)部門核銷、開發(fā)票。
對員工的素質(zhì)一方面通過數(shù)據(jù)規(guī)范來要求，一方面通過培訓(xùn)來培養(yǎng)人才。比如財務(wù)部門人員用早上六點到九點的時間接受系統(tǒng)培訓(xùn)，白天正常工作，信息系統(tǒng)白天實施，晚上測試。培訓(xùn)之后進(jìn)行考核，不通過就下崗。實際上，上信息化系統(tǒng)之后，財務(wù)部的員工全部都通過了考核。
實施信息化之后，基層操作人員減少了一半以上，但是財務(wù)分析人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。企業(yè)發(fā)展需要大量高素質(zhì)的人才，低素質(zhì)的人才將被淘汰。
