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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
人力資源管理系統(tǒng)如何維護(hù)？現(xiàn)在越來越多的企業(yè)通過上線人力資源管理系統(tǒng)來規(guī)范企業(yè)人力資源管理，節(jié)約人力資源管理的成本以及提高人力資源管理的效率。經(jīng)過漫長的人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施，人力資源管理系統(tǒng)在企業(yè)成功上線并投入運(yùn)營。很多企業(yè)認(rèn)為人力資源管理系統(tǒng)成功上線之后HR項(xiàng)目也就完結(jié)了，而忽視了人力資源管理系統(tǒng)后續(xù)的維護(hù)與支持。這就為系統(tǒng)日后的正常運(yùn)行埋下了隱患。
人力資源管理系統(tǒng)缺乏后期的維護(hù)，其后果不僅可能會造成系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完全，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)雜亂無章，要用的數(shù)據(jù)不全，無用的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)里到處都有，整個系統(tǒng)缺乏可用性，同時還可能造成重要數(shù)據(jù)的丟失。
那么，企業(yè)在人力資源管理系統(tǒng)成功上線之后該怎么去維護(hù)系統(tǒng)呢？可以從以下幾個方面進(jìn)行：
1.專人負(fù)責(zé)，定期維護(hù)
系統(tǒng)維護(hù)必須有專人負(fù)責(zé)，建立系統(tǒng)維護(hù)計(jì)劃，定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。企業(yè)通常的毛病是在系統(tǒng)出了問題或者是有了要求時才考慮進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，即使目前是大錯不犯，也會小錯不斷。同時，系統(tǒng)維護(hù)人員不僅要有較強(qiáng)的IT基礎(chǔ)，而且還需要對HR方面有一定的了解，熟悉企業(yè)里人力資源管理部門的具體業(yè)務(wù)，在時間和精力上也要有一定的保證。
2.系統(tǒng)維護(hù)從建立原型系統(tǒng)后開始
人力資源管理系統(tǒng)維護(hù)不是在系統(tǒng)上線后才開始考慮，而應(yīng)該在建立了系統(tǒng)原型后就應(yīng)該著手考慮和進(jìn)行。一般來講，系統(tǒng)原型建立到系統(tǒng)正式上線會有一段時間，其間很多原有的和采集的數(shù)據(jù)會源源不斷地轉(zhuǎn)入系統(tǒng)中，而系統(tǒng)管理的信息又是動態(tài)的，每天都可能有變化發(fā)生。完善的系統(tǒng)維護(hù)會幫助系統(tǒng)在實(shí)施完成后系統(tǒng)切換的正常進(jìn)行，減少切換過程的忙亂和可能的重復(fù)勞動。
3.有效的檢查、溝通和培訓(xùn)
人力資源管理系統(tǒng)中的員工管理保留著很多員工的檔案信息，在將員工管理信息更新的工作交給相關(guān)人員的同時，也給如何檢查和保證相關(guān)信息的及時更新帶來了挑戰(zhàn)。
人力資源管理系統(tǒng)的特點(diǎn)之一是數(shù)據(jù)的“不規(guī)范性”，如在工作經(jīng)歷中，不同的用戶可能會對系統(tǒng)要求的理解不一致，有些員工的工作經(jīng)歷過于瑣碎，而另一些員工的則可能會過于籠統(tǒng)。如何保證人力資源管理系統(tǒng)管理信息的一致性，也會隨著系統(tǒng)使用的深入而暴露出來。同時，系統(tǒng)的設(shè)置也會隨著公司相關(guān)政策的變化和不同用戶的要求，而不斷做調(diào)整和修改。因此，必須建立有效的溝通和培訓(xùn)渠道，確保系統(tǒng)的要求和變化能及時通知到每一個系統(tǒng)用戶。
4.定期系統(tǒng)清理和備份
在人力資源管理系統(tǒng)運(yùn)行一段時間以后，我們會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)里逐漸會積累很多結(jié)果不正確、目的不明確、甚至是無用的查詢、報(bào)表，它們的存在會大大地降低系統(tǒng)的可使用性。試想一下，面對系統(tǒng)中數(shù)十個甚至上百個查詢，用戶不僅難于找到他想要的結(jié)果，而同一種查詢往往會有很多個類似的查詢在系統(tǒng)中存在。由于建立查詢的方法不一樣，有些相對通用，有些是臨時用的，條件設(shè)置不同，運(yùn)行結(jié)果也會有差異。這些查詢逐漸就成為了系統(tǒng)的垃圾。同時，大量的、很少使用的歷史數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中也會大大降低系統(tǒng)的運(yùn)行效率。
5.建立系統(tǒng)運(yùn)行日志檔案
很多用戶不愿花時間來編寫和更新系統(tǒng)有關(guān)文檔，即使在系統(tǒng)實(shí)施階段編寫了文檔，也不能在以后的工作中根據(jù)變化保證文檔的更新。在人力資源管理系統(tǒng)投入運(yùn)行后，一般來講，系統(tǒng)維護(hù)工作應(yīng)包括系統(tǒng)設(shè)置文檔和用戶使用文檔的編寫和更新及系統(tǒng)運(yùn)行日志的建立。建立系統(tǒng)運(yùn)行日志檔案可以有效地記載系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，在未來的使用中避免犯類似的錯誤。
事實(shí)上，當(dāng)企業(yè)對人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范的系統(tǒng)維護(hù)后，其作用會隨著使用的深入和時間的推移越來越明顯。
