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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
中國企業(yè)經(jīng)過幾十年的發(fā)展，生產經(jīng)營成本已經(jīng)發(fā)生了變化和改善，已經(jīng)沒有優(yōu)化的空間。隨著新《勞動合同法》、企業(yè)年假等制度的頒布實施，企業(yè)的人工成本和法律風險都不同程度地增加。如何有效優(yōu)化人工成本結構，加強人工成本的有效柔性管理，將成為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)營利潤的又一有效途徑。許多企業(yè)都想出了共同的辦法，加大利用信息技術來規(guī)范和提高人力資源管理水平，降低人工成本，降低人工風險。因此，eHR系統(tǒng)的選擇和使用已經(jīng)成為人力資源管理領域的一個非常熱門的話題。用戶要選擇合適的eHR系統(tǒng)，需要制定正確的選擇策略，遵循規(guī)范的選擇流程，設計完善的供應商評價體系。這樣不僅可以幫助用戶規(guī)避選擇陷阱，有效規(guī)避投資風險，還可以大大縮短用戶的選擇周期，降低選擇成本。為此，我們總結了以下三種策略和七個步驟，供用戶選擇參考。
策略1：適合的才是最好的
選擇eHR系統(tǒng)時，客戶必須要對企業(yè)自身人力資源管理所處的階段有清晰的認識，并能對未來發(fā)展的需要有所判斷。“適合的解決方案”必須立足于客戶所處管理階段的現(xiàn)實，但又能在一定程度上引導與促進客戶人力資源管理水平的提升。不立足于企業(yè)自身的實際情況，盲目追求“最完美的解決方案”，很可能會導致企業(yè)為適應該解決方案中蘊含的先進管理模式與業(yè)務流程，不得不對企業(yè)現(xiàn)有管理模式與業(yè)務流程進行大規(guī)模再造，甚至會直接沖擊企業(yè)業(yè)已形成的核心價值?！斑m合的解決方案”倡導的是一種漸進式的“管理改進”，而“完美的解決方案”往往迫使企業(yè)進行“管理革命”。就現(xiàn)階段而言，國內大多數(shù)企業(yè)是負擔不起“管理革命”的代價的，這也意味著與企業(yè)實際情況差別較大的過于先進的解決方案是很難順利推行的，或者花了很大代價推行，最終運行起來的可能只是很基礎的部分。
事實上，沒有所謂能夠解決所有問題的“完美解決方案”。對一個企業(yè)而言是最好的解決方案，換到其他企業(yè)就未必適合。適合自己的才是最好的解決方案。
策略2：不只是選擇產品，更是選擇合作伙伴
eHR系統(tǒng)不是一個簡單的買來就用的軟件產品，其部署過程是一個包含了系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)實施、培訓、系統(tǒng)維護與升級、系統(tǒng)應用管理等眾多環(huán)節(jié)的復雜過程，其中任何一個環(huán)節(jié)出問題，都可能導致eHR系統(tǒng)在企業(yè)中實施或應用的失敗。這也決定了客戶在選擇eHR解決方案時不能只關注產品本身的特性與價格等因素，還應該深入了解產品技術框架、產品的成熟度、產品的客戶數(shù)量、供應商的服務能力、供應商eHR業(yè)務發(fā)展趨勢以及公司的發(fā)展前景等關于供應商綜合實力方面的因素。很多時候，客戶在支付了可觀的費用后卻得不到相應的服務；甚至有些供應商因為各種原因退出eHR業(yè)務領域，導致其過去的客戶無法得到后續(xù)的服務。
因此，從某種意義上來看，客戶不只是在選擇eHR產品，更應該是選擇一家值得信賴的eHR供應商作為自己的合作伙伴。
策略3：避免過度招標
企業(yè)在進行HR軟件選型時,會遇到大量的廠商參與競爭。一般的用戶都希望引入競爭，“花最少的錢，辦最好的事”。因此，招標成了企業(yè)達到這一目標的途徑之一。
eHR軟件雖經(jīng)幾年的發(fā)展，仍處在“群雄逐鹿”的早期時代，不同廠商的產品適用的客戶群是不一樣的，很少有廠商提供的產品能夠適應不同性質、不同規(guī)模企業(yè)的所有需求。針對某一個客戶，有些廠商的產品比較貼近，有些則相去甚遠。總有一些弱勢的廠商為了獲得項目機會而將價格報的很低，多數(shù)情況下，客戶也會順勢以此來引發(fā)廠商之間的價格戰(zhàn)。最后的結果是：客戶集市場上所有軟件的優(yōu)點和長處寫成的“完美需求”，以一個最低價中標，這就是所謂的“過度招標”現(xiàn)象。這種情況下，看上去客戶是最大的贏家，實際上它早已違背了“優(yōu)質優(yōu)價”最基本的市場規(guī)律，一些廠商在客戶“過度招標”狀態(tài)下作出的種種承諾，往往會在獲得項目機會后大打折扣，這將為項目的后期實施與應用留下大量隱患。
eHR項目的成功，需要客戶與供應商共同努力才能達成。任何一方如果僅考慮自身的利益而忽視對方的利益，就很難在客戶與供應商之間建立起信任關系，受到損害的將會是項目的利益，最終會導致客戶與供應商的兩敗俱傷。
步驟一：確定項目組及目標
eHR系統(tǒng)是人力資源管理業(yè)務與IT技術的融合，在進行選型時需要考慮的因素很多。一般來說，我們建議用戶成立一個3-7人組成的選型項目組。
項目組成立后的首要任務，是要立足企業(yè)實際，設定eHR項目的建設目標。在選型開始前沒有明確的目標，將會導致項目組浪費大量時間對一些并不適合的產品與供應商進行評估，甚至導致選擇不合適的合作伙伴。
確定項目目標，需要項目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、部門經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶等企業(yè)內外部與業(yè)務相關的不同角色進行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標。
步驟二：確定項目預算
確定項目預算是比較困難的。用戶擬定預算一般會參考兩種方法：一是通過了解供應商的一般報價標準來擬定；二是通過向其他已經(jīng)實施過eHR系統(tǒng)的同行了解項目成本情況。
比較規(guī)范的做法是，在與供應商溝通前，用戶先要了解企業(yè)過去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設不同環(huán)節(jié)上的投資意愿。與此相對應，在擬定預算時，要特別注意將費用至少劃分成兩部分，即軟件系統(tǒng)費用、實施費用費用。軟件費用一般指軟件許可費用及每年的升級維護費用；實施費用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉換、培訓以及定制開發(fā)等方面的費用。
步驟三：確定項目建設模式
對于IT部門力量比較強大的用戶而言，隨著eHR系統(tǒng)選型工作的不斷推進，項目組成員經(jīng)常會在自行開發(fā)還是外包給專業(yè)eHR供應商之間艱難選擇。這是一場非常耗費精力的爭論，選型流程走到這一步，用戶不應讓這種爭論繼續(xù)下去，否則因為這個因素的不確定將使得后續(xù)選型工作遠離制定的目標。
是自行開發(fā)還是外包?可以通過回答以下幾個問題來確定答案：內部是否能為eHR項目提供所有必需的IT資源；HR部門是否有足夠的精力與專業(yè)知識來完成系統(tǒng)分析與設計工作，并自始至終能指導IT部門的開發(fā)工作；與企業(yè)其他業(yè)務系統(tǒng)相比，IT部門將賦予eHR項目怎樣的優(yōu)先權；HR部門能否得到IT部門及時、高質量的服務；是否有很多特殊要求以致外部供應商提供的eHR系統(tǒng)不能通過實施配置來滿足企業(yè)70%以上的需求。雖然有些用戶已經(jīng)自行開發(fā)了一些簡單的人事管理系統(tǒng)，但外包給專業(yè)廠商是目前以及未來的主流趨勢。
步驟四：選供應商編發(fā)RFP
在對供應商進行初選時，項目組應該著手準備RFP(需求建議書)。RFP是用戶為確保供應商理解項目的需求，并在此基礎上提供項目建議書，編制而成的需求規(guī)范。RFP不能確保用戶據(jù)此就能獲得理想的eHR解決方案，但卻可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)那些接近自身需求的系統(tǒng)。編制RFP的過程實際上也是用戶進一步明確自己的目標與需求的過程，并以此建立起用戶與供應商深入溝通的橋梁。RFP可節(jié)省選型時間，并使得各供應商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。因此，編寫RFP十分必要。
一旦完成了RFP編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認定的具備競標資格的供應商，并給這些供應商預留2—4周時間回應RFP。在此期間，供應商會不斷對RFP提出一些疑問，必要情況下，項目組需要就此對RFP進行修改，并以正式的形式統(tǒng)一通知所有參與競標的供應商。
步驟五：評估方案建議書
供應商在正式提交方案建議書之前，用戶需要制定評估建議書的標準。通常的做法是，可以創(chuàng)建一個電子表格，將RFP中涉及的所有關鍵條目提取出來分類排列，根據(jù)其對用戶的重要程度而指定不同的分值權重。需要指出的是，價格的靈活性往往比較大，在后期的商務談判過程中一般都會有所變動。但報價必須在建議書里予以明示，因為這個報價將會成為未來進行價格談判的參考依據(jù)，不至于使供應商毫無根據(jù)、漫無邊際地進行價格調整。
接下來是系統(tǒng)演示，這為用戶與供應商創(chuàng)造了面對面溝通的機會。在這個階段，用戶應該掌握系統(tǒng)演示的主動權，準備好在適當?shù)臅r候就一些關鍵問題進行提問。對供應商系統(tǒng)演示效果的評估主要基于RFP階段的評估標準。全部系統(tǒng)演示過程結束后，用戶對每一家供應商及其提供的eHR解決方案就有了直觀認識。
步驟六：拜訪用戶或軟件測試
在與勝出的供應商進一步接觸之前，項目組應該從這些供應商提供的用戶名單中挑選并聯(lián)系2~3家典型用戶。與典型用戶聯(lián)系之前，項目組需要準備一系列有針對性的問題，問題可以圍繞該典型用戶的eHR系統(tǒng)應用背景、系統(tǒng)功能、實施效果、系統(tǒng)維護與應用情況、系統(tǒng)對需求變化的適應性、后續(xù)服務水平以及對該供應商的綜合評價等方面展開。
拜訪用戶這一環(huán)節(jié)對于有些項目來說難度較大，費用開銷也較大。那么，搞一次關鍵需求測試應該是一個比較理想的替代方案。供應商按照用戶預先提供的測試用例進行測試，進一步確認產品的各項性能指標，如易用性、開放性、穩(wěn)定性、安全性等。這一環(huán)節(jié)的關鍵點是讓使用該模塊的工作人員參與進來，共同參與評判，防止軟件選型后，他們以各種理由拒絕使用軟件。尤其是企業(yè)的薪酬、績效等關鍵業(yè)務部門，他們往往在系統(tǒng)選型前已經(jīng)在應用一些的小軟件，至少也在用EXCEL處理一些業(yè)務，一旦所選軟件不符合他們的意愿，他們可能會找出種種理由排斥使用新軟件，而堅持繼續(xù)使用自己的小軟件，這往往是eHR系統(tǒng)應用走向失敗的一個很關鍵的原因。
步驟七：調整方案最后決策
通過溝通與供應商和用戶的網(wǎng)站,項目團隊將在EHR再次補充和調整,確保每個鏈接的前面的技術環(huán)境,系統(tǒng)功能,系統(tǒng)性能,實現(xiàn)計劃和報價及售后服務等各種問題充分考慮,并要求供應商回復或確認計劃調整;對于供應商來說，除了報價以外的所有事情都做出最大的承諾相對來說比較容易。
在對供應商及其用戶的訪問結束時，項目團隊實際上已經(jīng)對人力資源管理系統(tǒng)供應商做出了一個粗略的排名。如果這些供應商在上次的方案調整中沒有出現(xiàn)重大錯誤，在重新評估方案后，上述排名的印象將保持不變。如果排名第一的供應商明顯優(yōu)于其他供應商，請邀請該供應商進行合同談判。但是，這并不意味著其他幾家供應商已經(jīng)完全失去了機會，在之前的合同談判不順利的情況下，其他幾家人力資源管理系統(tǒng)供應商又有了新的機會，所以不要在正式簽訂合同之前就對其他人力資源管理系統(tǒng)供應商關上大門。
