-
行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
目前，無(wú)論是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是企業(yè)，對(duì)人力資源管理對(duì)于一個(gè)組織生存和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性已經(jīng)有了清晰的認(rèn)識(shí)。人力資源管理水平的提高不僅需要高素質(zhì)的管理人員，更需要信息化工具。因此，近幾年來(lái)，很多單位的人力資源部門(mén)都開(kāi)始了人力資源信息化建設(shè)。人力資源信息系統(tǒng)(Human resource information system，簡(jiǎn)稱(chēng)HR information system)是通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高人力資源管理效率，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享和有效整合的一套解決方案。HR信息系統(tǒng)滲透著許多先進(jìn)的管理理念，如何正確實(shí)施并有效應(yīng)用該系統(tǒng)，對(duì)于各實(shí)施主體來(lái)講非常關(guān)鍵，成功實(shí)施并應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)軟件有八個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
第一、全面分析實(shí)施HR信息系統(tǒng)的必要性
首先，企業(yè)人員規(guī)模的擴(kuò)充，使得傳統(tǒng)意義上的手工處理人力資源事務(wù)已經(jīng)不能充分滿(mǎn)足企業(yè)快速發(fā)展的需要，這時(shí)候可以考慮引進(jìn)HR信息系統(tǒng)；其次，要充分考慮作為企業(yè)變革引領(lǐng)者的人力資源部門(mén)，其自身內(nèi)部的各項(xiàng)職責(zé)分工是否明確、責(zé)任落實(shí)到個(gè)人、人力資源工作流程是否清晰等，只有把這些問(wèn)題弄得非常清楚了，后續(xù)的HR信息系統(tǒng)的實(shí)施工作才有可能順利向前推進(jìn)；再次，無(wú)論是自行開(kāi)發(fā)HR信息系統(tǒng)，還是引進(jìn)外部廠商成熟的HR信息系統(tǒng)，都需要根據(jù)企業(yè)當(dāng)前需要以及企業(yè)今后發(fā)展的需要，有選擇性的挑選符合本企業(yè)特點(diǎn)的HR信息系統(tǒng)中的某幾個(gè)模塊或其全部，如果脫離實(shí)際需要而求全求大，在后續(xù)的實(shí)施和應(yīng)用階段中將不可避免的出現(xiàn)難以繼續(xù)執(zhí)行和有效應(yīng)用的現(xiàn)象。
第二、自始至終都需要來(lái)自管理層的堅(jiān)定支持
HR信息系統(tǒng)作為信息化總體戰(zhàn)略的一個(gè)重要的組成部分，能得到管理者最大限度內(nèi)的認(rèn)可與支持，對(duì)此項(xiàng)目的順利實(shí)施和成功應(yīng)用來(lái)說(shuō)非常必要。高層管理者的認(rèn)同和參與，可以為整個(gè)企業(yè)提供一個(gè)典范；特別是在該項(xiàng)目的初期導(dǎo)入階段，中層管理者的參與可以為項(xiàng)目的執(zhí)行提供基本的支持和協(xié)助。人力資源已經(jīng)逐步演變?yōu)槠髽I(yè)的第一資源，而HR信息系統(tǒng)本身所具有的鋼性，使得該系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用就必將牽涉到各方的利益，這就更需要來(lái)自高層領(lǐng)導(dǎo)的堅(jiān)定支持，積極協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各利益主體，最終達(dá)成目標(biāo)一致，共同推動(dòng)HR信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功實(shí)施和有效應(yīng)用。
第三、以HR部門(mén)為主導(dǎo)及時(shí)組建項(xiàng)目小組
經(jīng)過(guò)項(xiàng)目前期可行性分析之后，一旦決定要啟動(dòng)HR信息系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施，就需要及時(shí)組建負(fù)責(zé)該項(xiàng)目實(shí)施的項(xiàng)目小組，將有關(guān)具體工作落實(shí)到項(xiàng)目小組中的每個(gè)成員。項(xiàng)目小組的組長(zhǎng)一定要由公司高層領(lǐng)導(dǎo)來(lái)?yè)?dān)任，以正確引導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施的方向并協(xié)調(diào)有關(guān)各方的利益；常務(wù)副組長(zhǎng)由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，以有效監(jiān)督、激勵(lì)、協(xié)調(diào)項(xiàng)目的實(shí)施工作；副組長(zhǎng)分別由一名熟悉公司HR工作流程及企業(yè)內(nèi)部工作流程的人力資源工作者和一名公司信息化部門(mén)的信息技術(shù)骨干擔(dān)任，人力資源管理系統(tǒng)是人力資源工作和信息技術(shù)的有效結(jié)合，需要熟悉基礎(chǔ)工作的人作為日常工作的協(xié)調(diào)人；組員由一名或多名對(duì)工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)的人力資源基層工作者擔(dān)任，作為系統(tǒng)管理員的身份具體負(fù)責(zé)該系統(tǒng)的實(shí)施工作。同時(shí)，作為直線(xiàn)部門(mén)戰(zhàn)略合作伙伴的人力資源工作，組員中還需要由各直線(xiàn)部門(mén)中的HR專(zhuān)員或主管來(lái)協(xié)調(diào)有關(guān)具體工作并參與部分的實(shí)施工作，以取得直線(xiàn)部門(mén)的大力支持。
第四、擇優(yōu)選擇符合本企業(yè)實(shí)際的HR廠商
各人力資源管理系統(tǒng)廠商經(jīng)過(guò)了多年的經(jīng)驗(yàn)積累，在HR不同的功能模塊上具有各自不同的優(yōu)勢(shì)，因此，功能最全的系統(tǒng)不一定是最合適的系統(tǒng)。首先，拋開(kāi)自行開(kāi)發(fā)HR信息系統(tǒng)不談，我們需要明確的是直接引進(jìn)外部廠商的軟件還是在引進(jìn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。目前的HR信息系統(tǒng)軟件都有一定的擴(kuò)展性，因此對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以采取直接引進(jìn)的方式，而對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，則需要在引進(jìn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)；其次，至于選擇國(guó)內(nèi)廠商還是國(guó)外廠商的產(chǎn)品，需要看企業(yè)的綜合實(shí)力；另外，選擇B/S結(jié)構(gòu)還是C/S結(jié)構(gòu)，一般來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)和充分應(yīng)用，可以考慮選擇B/S結(jié)構(gòu)。具體到各廠商不同軟件的選擇工作，我們需要向有關(guān)廠商發(fā)出邀請(qǐng)，明確基本需求的基礎(chǔ)上請(qǐng)有關(guān)廠商做產(chǎn)品的演示，并請(qǐng)公司內(nèi)部HR部門(mén)的全體工作者來(lái)進(jìn)行評(píng)判；在此基礎(chǔ)上，對(duì)合意的廠商要選擇其重點(diǎn)客戶(hù)進(jìn)行走訪(fǎng)，以進(jìn)一步了解該廠商軟件的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值；基本的前期考察工作結(jié)束后，要進(jìn)行項(xiàng)目的招投標(biāo)工作，最后應(yīng)由公司的項(xiàng)目小組確定最終的廠商，有必要的話(huà)，需要由公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體決定。
第五、企業(yè)和廠商雙方項(xiàng)目小組的積極協(xié)調(diào)和有效溝通
人力資源管理系統(tǒng)廠商方的項(xiàng)目小組對(duì)自己的軟件非常熟悉，同時(shí)又具有成熟而豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，而企業(yè)方的項(xiàng)目小組對(duì)自己的需求、流程定義等都很明確，尋求到雙方的結(jié)合點(diǎn)就可以順利推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施工作。比如，項(xiàng)目實(shí)施期內(nèi)的每周工作進(jìn)展例會(huì)是必不可少的，重大問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)要及時(shí)協(xié)調(diào)，以提出有效的解決方案；項(xiàng)目實(shí)施前期的數(shù)據(jù)導(dǎo)入過(guò)程中的相互緊密配合，以減少后續(xù)數(shù)據(jù)信息的校對(duì)工作；實(shí)施方對(duì)企業(yè)方的項(xiàng)目小組的不斷培訓(xùn)是項(xiàng)目獲得成功的關(guān)鍵之一；雙方的尊重和彼此的理解也是項(xiàng)目得以向前推進(jìn)的重要影響因素。
第六、爭(zhēng)取企業(yè)全員的參與和支持，并在HR內(nèi)部進(jìn)行試運(yùn)行
利用公司內(nèi)部刊物、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議等宣傳渠道，將人力資源管理系統(tǒng)的概念、應(yīng)用前景等全面?zhèn)鬟_(dá)給公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工，使之產(chǎn)生應(yīng)用該系統(tǒng)的充足信心；畢竟，系統(tǒng)實(shí)施后的應(yīng)用才是我們實(shí)施該系統(tǒng)的目的所在。同時(shí)，要利用HR信息系統(tǒng)本身的靈活性，在HR部門(mén)內(nèi)部，用測(cè)試帳套對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行全面測(cè)試，以減少全面推廣應(yīng)用時(shí)的錯(cuò)誤和不足之處，并及時(shí)改進(jìn)。
第七、項(xiàng)目實(shí)施后期，應(yīng)召開(kāi)全員動(dòng)員大會(huì)
由公司高層領(lǐng)導(dǎo)參加的動(dòng)員大會(huì)必將顯示公司對(duì)此項(xiàng)目的高度重視，由廠商方進(jìn)行的全員培訓(xùn)將會(huì)正確引導(dǎo)廣大員工充分地應(yīng)用此系統(tǒng)。
第八、不斷地修正并完善HR信息系統(tǒng)
人力資源管理軟件正式運(yùn)行后，傳統(tǒng)人力資源事務(wù)的手工處理和人力資源事務(wù)的信息化處理需要在一段時(shí)間內(nèi)并存，才能有效地轉(zhuǎn)變工作方式和方法。系統(tǒng)還將經(jīng)歷一個(gè)相對(duì)長(zhǎng)期的維護(hù)過(guò)程，逐步發(fā)揮系統(tǒng)的規(guī)范化、流程化和個(gè)性化特點(diǎn)。經(jīng)過(guò)不斷的修正和改進(jìn)，系統(tǒng)才會(huì)步入正軌。前系統(tǒng)管理員身份在這個(gè)時(shí)候更清晰、更明確的責(zé)任,和開(kāi)放的系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)熱線(xiàn)即員工客戶(hù)服務(wù)中心,和系統(tǒng)管理員擔(dān)任負(fù)責(zé)人,詳細(xì)回答系統(tǒng)應(yīng)用在各種各樣的問(wèn)題。值得指出的是,由于人力資源管理系統(tǒng)是基于標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程,它要求員工的個(gè)人習(xí)慣服從統(tǒng)一管理規(guī)范的企業(yè),和管理可以發(fā)揮最好的效果只有成為一個(gè)共同的習(xí)慣都緊隨其后。
