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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
如今，很多企業(yè)投入了大量的人力、物力和財(cái)力開始購買和實(shí)施HRMS。但是，對于項(xiàng)目的發(fā)起人和項(xiàng)目經(jīng)理來講，除了要協(xié)調(diào)和解決由于運(yùn)行了新的系統(tǒng)后而造成的矛盾之外，還有一個(gè)非常突出的問題就是:
有投入就要有回報(bào)，購買和實(shí)施HRMS到底給企業(yè)帶來什么效益和回報(bào)？本文主要說明HRMS如何提高企業(yè)的人力資源管理水平、如何為企業(yè)管理助力？
讓人力資源管理脫胎換骨
從總體上來講，HRMS不只是一個(gè)人力資源管理的計(jì)算機(jī)工具，HRMS在開發(fā)的過程中一般都包括了人力資源管理專家、計(jì)算機(jī)技術(shù)專家和財(cái)務(wù)人員，因此，HRMS是在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上融入了先進(jìn)的人力資源管理理念和流程，從而為企業(yè)全面提高人力資源的管理水平提供了可能。
在HRMS的實(shí)施過程中，我們會發(fā)現(xiàn)管理水平相對較為完善和合理的企業(yè)，實(shí)施工作往往會比管理水平相對較差的企業(yè)容易，而管理水平較差的企業(yè)在實(shí)施過程中也會迅速地暴露出本企業(yè)在人力資源管理中的問題。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對HRMS項(xiàng)目的實(shí)施給予充分的重視，并且有勇于改革的決心和具體的行動，就有可能在企業(yè)人力資源管理水平上實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
HRMS不是一個(gè)拿來就用的軟件系統(tǒng)，它不僅是一種融合了先進(jìn)的人力資源管理理念和流程的工具，同時(shí)為了滿足不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同管理方法的客戶需求，它也是一種“放之四海而皆準(zhǔn)”的系統(tǒng)化管理框架。HRMS的實(shí)施過程就是將商品化軟件系統(tǒng)的客戶化過程，通過設(shè)定的目標(biāo)，對本企業(yè)將要采用功能和信息進(jìn)行取舍、整合、輸入和系統(tǒng)設(shè)定，從而形成適合本企業(yè)特點(diǎn)的HRMS。
目前，國內(nèi)有不少企業(yè)歷史長、規(guī)模大、員工多，管理政策相對陳舊，長期以來由于種種需要，人為地加上很多針對部分員工的、相對短期行為的“補(bǔ)丁”文件，又沒有及時(shí)更新，從而形成企業(yè)里的人力資源管理政策、規(guī)章、流程和信息混亂，甚至有不相容、相互矛盾的情況，這就是所謂的大企業(yè)病。繁瑣和不合情理的規(guī)章制度也加劇了信息管理的難度。人力資源管理人員則陷于繁雜的日常工作和數(shù)據(jù)處理工作中，對企業(yè)人力資源管理的現(xiàn)狀缺乏全面的了解和掌握。
實(shí)施HRMS并不只是簡單地將信息輸入到系統(tǒng)中, 用計(jì)算機(jī)代替手工或半手工的工作,而是一個(gè)系統(tǒng)地反思和更新本企業(yè)人力資源相關(guān)政策、規(guī)章、流程和數(shù)據(jù)的契機(jī)。由于實(shí)施HRMS需要全面分析現(xiàn)有的政策、規(guī)章、流程和信息，在標(biāo)準(zhǔn)的HRMS框架的束縛下重新設(shè)定和架構(gòu)人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)的分類，工資項(xiàng)的計(jì)算方法和信息項(xiàng)及其內(nèi)容的補(bǔ)充和整合等。通過這個(gè)過程，項(xiàng)目實(shí)施人員不僅可以從宏觀和微觀上清楚地了解到本企業(yè)人力資源的管理現(xiàn)狀和存在的問題，而且也為調(diào)整、理順和改進(jìn)工作提供了寶貴的機(jī)會。
使招聘和培訓(xùn)更加合理
通過HRMS將相關(guān)信息有效地組織起來，有可能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)人力資源的組織、配備和招聘更加科學(xué)化、系統(tǒng)化。它主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：
員工招聘 通過HRMS可以建立備用人才庫，將由于種種原因沒有錄用但有潛在可能的人才信息（包括面試的結(jié)果）統(tǒng)一管理起來，形成企業(yè)的備用人才庫，當(dāng)有招聘需求時(shí)，可以首先在企業(yè)的備用人才庫中搜尋相關(guān)信息，有效地利用以往的工作記錄，縮短招聘周期，提高工作效率。
通過基于HRMS建立的備用人才庫，使一線經(jīng)理可以直接到系統(tǒng)中去查閱相關(guān)人員的全面信息，直接了解到應(yīng)聘人員的工作經(jīng)歷、特長、技能和以往面試的結(jié)果，有利于企業(yè)和部門合理配置員工，在滿足職位需求的前提下，招聘到具有其他技能的“多面手”。
員工配備
通過HRMS中的教育、工作經(jīng)驗(yàn)和技能信息可以在企業(yè)里實(shí)現(xiàn)人力資源整體的合理配置，這種基于能力和技能的員工配備，可以將有如計(jì)算機(jī)、外語、財(cái)務(wù)等技能的員工在各部門調(diào)配，這不僅是對學(xué)習(xí)的鼓勵(lì)和肯定，有利于他們在企業(yè)里發(fā)揮各自的特長，將個(gè)人的愛好與工作有機(jī)地結(jié)合起來，在企業(yè)里形成愛學(xué)習(xí)、愛鉆研的良好風(fēng)氣，而且還可以充分利用他們的知識和技能來改進(jìn)各部門的工作，提高企業(yè)的整體形象，同時(shí)也有利于在企業(yè)里采用和普及新技術(shù)。
繼任人計(jì)劃
通過HRMS中經(jīng)過整合的信息，可以系統(tǒng)地建立繼任人計(jì)劃，通過對員工的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、技能、績效和已經(jīng)接受過培訓(xùn)的篩選，將部分相對合格的員工列為某個(gè)職位的繼任人，并針對他們有可能要繼任的崗位需求，進(jìn)行有系統(tǒng)的、有目的的鍛煉、培訓(xùn)和追蹤考查，在關(guān)鍵員工流失后可以及時(shí)地補(bǔ)充上去，有效地降低關(guān)鍵員工的流失給企業(yè)帶來的損失。
強(qiáng)化培訓(xùn)
通過HRMS的集成性有可能實(shí)現(xiàn)有效的培訓(xùn)管理，如根據(jù)個(gè)人的培訓(xùn)歷史紀(jì)錄、職位需求、繼任人計(jì)劃和個(gè)人發(fā)展計(jì)劃中的培訓(xùn)需求合理地安排培訓(xùn)計(jì)劃；對學(xué)員的學(xué)習(xí)成績，學(xué)員對培訓(xùn)師教學(xué)效果的評價(jià)以及培訓(xùn)的實(shí)際效果進(jìn)行匯總和分析等等，可以使得企業(yè)的培訓(xùn)課程安排更加注重實(shí)際效果，減少浪費(fèi)和對培訓(xùn)師是否稱職的評價(jià)更加科學(xué)和全面。
使信息管理落到實(shí)處
HRMS將企業(yè)中人力資源管理相關(guān)的信息集中管理起來，形成了經(jīng)過整合的、全面的信息源。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可通過在HRMS中瀏覽和查詢，既可以得到匯總的信息，也可以得到具體的、詳細(xì)的信息，這些未經(jīng)過濾的、第一手的信息，不僅可以活躍他們的思維和觸發(fā)靈感，而且也可以利用HRMS生成綜合的分析報(bào)表供決策時(shí)參考，從而有效地避免以往決策中拍腦袋的辦法，將決策過程從定性改進(jìn)為定量。
如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前，可以按部門、崗位、學(xué)歷、工作年限、年齡等生成員工的歷史薪資分析報(bào)告;
在考查本企業(yè)人力資源規(guī)劃時(shí)生成按部門的學(xué)歷、年齡、技能等綜合報(bào)告；在考慮產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)出現(xiàn)問題時(shí)，可以生成按崗位和員工類別的平均工資、最低工資和最高工資的分析報(bào)告等供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參考。有一個(gè)企業(yè)曾經(jīng)有一段時(shí)間的一個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了問題，由于采用了HRMS，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在考慮其原因時(shí)要求人力資源部門出一個(gè)各部門的人員分類平均薪資報(bào)告，從報(bào)告中發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)這個(gè)產(chǎn)品的車間某類員工的平均工資比其他車間類似人員要少很多，當(dāng)然產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題并不一定是由工資少所決定的，而各個(gè)車間的工作性質(zhì)也會對工資產(chǎn)生影響，但綜合的、定量的分析報(bào)告可以給領(lǐng)導(dǎo)層在分析問題和決策時(shí)提供參考和幫助。
強(qiáng)調(diào)公平、公正、合理
亞當(dāng)斯認(rèn)為，在企業(yè)里員工更為關(guān)注的不是報(bào)酬的多少，而在于報(bào)酬分配中作為員工個(gè)人認(rèn)為他在分配中是否受到了公平的對待。一個(gè)企業(yè)在規(guī)章制度的設(shè)定和執(zhí)行、薪資和福利的分配、提升和晉級以及培訓(xùn)的機(jī)會是否能公平、公正和合理，會直接影響到員工的工作態(tài)度和熱情。
員工一旦認(rèn)為他們受到了不公平的對待，可能會迫于就業(yè)和權(quán)力的壓力，不敢有所表示，其結(jié)果就會是減少付出和出工不出力。再想一下，在我們的企業(yè)里什么人比較容易得到晉升？真是那些績效比較好，有知識、有技能、有能力的員工得到晉升的機(jī)會比較大，還是那些夸夸其談、善于在領(lǐng)導(dǎo)面前充分展示自己的人？
基于原先分散的數(shù)據(jù)源，即使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視內(nèi)部公平性，也會心有余而力不足，只有基于集中的、易分享的信息源才有可能將公平、公正、合理的原則變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。因?yàn)橥ㄟ^HRMS，所有信息會得到有效的分享。
企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)只要通過HRMS為他設(shè)立的用戶和密碼登錄系統(tǒng)，就像是進(jìn)入了本企業(yè)人力資源的圖書館一樣，可以很方便地查閱到相關(guān)信息。在考慮提升和晉級時(shí)，決策者可以在HRMS中進(jìn)行綜合查詢，所有滿足條件的員工都會進(jìn)入決策者的視線。
薪資和福利是留住人才的一個(gè)重要因素，企業(yè)在考慮到內(nèi)部公平性的同時(shí)，也應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的市場調(diào)查和分析，在薪資和福利政策上體現(xiàn)競爭性和外部公平性。通過HRMS，建立規(guī)范的職位描述，可以與市場調(diào)查和分析的結(jié)果進(jìn)行匹配和比較，從而得到比較科學(xué)的結(jié)論，既可以避免不必要的支出，降低企業(yè)的負(fù)擔(dān)，也可以平衡員工的心態(tài)。如果企業(yè)的薪資和福利政策確實(shí)不合理，也應(yīng)以市場調(diào)查和分析的結(jié)果為準(zhǔn)，根據(jù)本企業(yè)薪資和福利在市場中的定位，逐步調(diào)整并最終與市場接軌。
個(gè)性化管理 個(gè)性化服務(wù)
應(yīng)該看到現(xiàn)在還有很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，甚至人力資源管理部門的管理人員對企業(yè)的現(xiàn)狀和國家的相關(guān)法律、法規(guī)還不是非常了解。通過使用HRMS，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可以從中直接學(xué)到不少相關(guān)的知識，首先，HRMS中不僅融入了現(xiàn)代人力資源管理的理念，而且通過系統(tǒng)所提供的模塊和功能，可以實(shí)現(xiàn)國家相關(guān)法律、法規(guī)的要求，如個(gè)人所得稅和社會福利的代扣代繳、加班工資的計(jì)算設(shè)置等等。目前，已有部分HRMS已經(jīng)將國家相應(yīng)的法律、法規(guī)集成進(jìn)HRMS，用戶可以方便地搜索、查詢和學(xué)習(xí)相關(guān)的法律和法規(guī)。因此在進(jìn)入HRMS中查詢和瀏覽相關(guān)信息的同時(shí)，如果能想一想，HRMS為什么提供如此的模塊和功能？從中可以得到不少有益的啟發(fā)和幫助。
HRMS不僅能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人直接進(jìn)入系統(tǒng)中瀏覽和查詢具體的薪資和人力資源信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，而且面對越來越多的勞動爭議，企業(yè)往往會因?yàn)樽陨砉芾淼牟煌晟贫幱诓焕牡匚?。通過HRMS的合同管理和試用期管理等功能可以提醒人力資源管理人員，及時(shí)地處理相關(guān)事宜，避免由于工作疏忽而造成被動局面。
HRMS與以往分散管理的獨(dú)立系統(tǒng)或文件相比，還有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，就是人力資源的管理從依賴于人的過程變?yōu)橐蕾囉谙到y(tǒng)的過程。
采用HRMS也是對人力資源管理工作的一種挑戰(zhàn)，原來人力資源部門的工作怎樣只有該部門的人自己知道，而采用了HRMS之后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其它能訪問系統(tǒng)的人都可以看到人力資源部門到底掌握多少信息，信息的準(zhǔn)確性如何，給人力資源部門帶來了壓力和改進(jìn)的動力。
HRMS不僅能為企業(yè)人力資源管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和企業(yè)決策的科學(xué)化出力，它還是企業(yè)實(shí)行人性化管理和個(gè)性化服務(wù)的有力工具。通過HRMS的提醒功能可以在員工個(gè)人重要的日子到來前，系統(tǒng)自動跳出提示，提醒人力資源部門的同事在諸如員工生日時(shí)，給過生日的員工發(fā)一個(gè)賀卡，道一聲“生日快樂”，在員工為本企業(yè)服務(wù)滿10年時(shí)，發(fā)一封感謝信等等，這樣的管理既嚴(yán)肅又充滿人情味，可以使員工感覺到企業(yè)作為一個(gè)大家庭的溫暖。
伴隨著個(gè)性化服務(wù)的實(shí)施，人力資源部門會有很大的工作量，有些公司就因?yàn)楣ぷ髁康膯栴}而擱淺。eHR的員工自助服務(wù)功能可以作為人力資源部為員工提供個(gè)性化服務(wù)的有力工具，員工可以直接進(jìn)入eHR系統(tǒng)中，根據(jù)個(gè)人的特點(diǎn)和愛好來申請和選擇自己的福利計(jì)劃以及休假、培訓(xùn)報(bào)名及個(gè)人信息的更新等等，從而有效地改進(jìn)人力資源部門提供服務(wù)的質(zhì)量。
