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eHR系統(tǒng)選擇建議與實施建議有哪些？用戶在選擇自己的eHR系統(tǒng)時,往往會綜合考慮以下因素:系統(tǒng)功能、方案可行性、供應商實力、服務水平、產(chǎn)品價格。然而，在上述各因素中,后三項都是比較容易根據(jù)經(jīng)驗判斷而得出結(jié)論的(當然,要充分評估結(jié)論的準確性也絕非易事),而對于前兩項因素,如果沒有適當?shù)臉藴首髦笇?相對來講就不太好把握了。因此，用戶在選擇eHR系統(tǒng)時不妨從以下一些特征來評判其功能。
一、如何選擇eHR系統(tǒng)
1.完整性與集成性
系統(tǒng)全面涵蓋了人力資源管理的所有業(yè)務功能,并且對每個業(yè)務功能都是基于完整而標準的業(yè)務流程設計,是用戶日常工作的信息化管理平臺；對員工數(shù)據(jù)的輸入工作只需進行一次,其它模塊即可共享,減少大量的重復錄入工作；既可作為一個完整的系統(tǒng)使用,也可以將模塊拆分單獨使用,在必要時還能擴展集成為一個完整系統(tǒng)
2.易用性
界面友好簡潔,直觀地體現(xiàn)了HR管理的主要工作內(nèi)容；采用導航器界面,引導用戶按照優(yōu)化的HR管理流程進行每一步操作；基本沒有彈出式對話框,在一個界面就能顯示所有相關信息,并操作所有功能,一方面信息集成度高,另一方面減少了大量對彈出式對話框的繁瑣操作
3.網(wǎng)絡功能與自助服務
對集團型企業(yè)用戶而言,能提供異地、多級、分層的數(shù)據(jù)管理功能；日常管理不受物理位置限制,可在任何聯(lián)網(wǎng)計算機上經(jīng)身份驗證后進行操作；為非人力資源部門的員工于經(jīng)理提供的基于Web的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡應用；
允許員工在線查看企業(yè)規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)、重要人員信息、內(nèi)部招聘管理信息、個人當月薪資及薪資歷史情況、個人福利累計情況、個人考勤休假情況,注冊內(nèi)部培訓課程、提交請假/休假申請,更改個人數(shù)據(jù),與HR部門進行電子方式的溝通；允許直線經(jīng)理在授權范圍內(nèi)可在線查看所有下屬員工的人事信息,更改員工考勤信息,審批員工的培訓、請假、休假等申請,并能在線對員工進行績效管理；總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置情況、人力資源成本變動情況、組織績效/員工績效等各種與人力資源相關的重要信息
4.開放性
·提供功能強大的數(shù)據(jù)接口，輕松實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導人導出以及與外部系統(tǒng)的無縫連接
·可方便引人各類Office文檔,并存儲到數(shù)據(jù)庫中,規(guī)范了人力資源文檔的管理,并增加了文檔的安全性
·同時支持所有主流關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及各種類型的文檔處理系統(tǒng)
5.靈活性
可方便地根據(jù)用戶需求進行客戶化功能改造，以客戶需求更改界面數(shù)據(jù)項的顯示；強大的查詢功能,可靈活設置任意多條件進行組合查詢
；同時系統(tǒng)支持中英文(或其他語種)實時動態(tài)切換
6.智能化
系統(tǒng)的自動郵件功能可直接批量通過Email發(fā)送信息給相關人員(如通知被錄用人員、給員工的加密工資單等),極大地降低管理人員的行政事務工作強度；系統(tǒng)設置了大量的提醒功能,以便用戶定時操作(如員工合同到期、員工生日等),使得HR管理變被動為主動,能有效地提高員工對HR工作的滿意度
7.強大的報表/圖形輸出功能
提供強大的報表制作與管理工具,用戶可直接設計各種所需報表，并能隨時進行更改；報表可輸出到打印機、Excel文件或TXT文本文件(如提交給銀行的文件)；提供完善的圖形統(tǒng)計分析功能(如柱狀圖、餅圖、折線圖等),輸出的統(tǒng)計圖形可直接導人MS Office文檔中,快速形成HR工作報告
8.系統(tǒng)安全
對數(shù)據(jù)庫進行加密；嚴格的權限管理，設定用戶對系統(tǒng)不同模塊、子模塊乃至數(shù)據(jù)項的不同級別操作權限；建立日志文件,跟蹤記錄用戶對系統(tǒng)每一次操作的詳細情況；建立數(shù)據(jù)定期備份機制并提供數(shù)據(jù)災難恢復功能
二、如何實施eHR系統(tǒng)
1.充分評估企業(yè)管理狀況
企業(yè)在實施eHR系統(tǒng)之前,首先要對自身作一個客觀而充分的評估,要了解企業(yè)HR管理當前所處的階段、實施eHR系統(tǒng)的預算以及是否需要引入管理咨詢等等,然后才能確定將要實施的eHR系統(tǒng)的范圍與邊界。一方面,不能只是要求eHR系統(tǒng)簡單地滿足企業(yè)當前的HR管理需求,而要充分考慮eHR系統(tǒng)是否能為HR管理層次的提升帶來幫助,另一方面,要從企業(yè)的實際情況出發(fā),不能盲目地貪大求全,追求時髦,要盡可能做到量體裁衣。只有將自己準確定位,才能尋找到合適的解決方案。
2.選擇合適的eHR系統(tǒng)廠商
在了解自己的需求之后,就要選擇一家合適的eHR系統(tǒng)解決方案供應商。如何選擇合適的供應商,在前面已經(jīng)做過說明,這里不再重復。需要特別指出的是,eHR解決方案的實施過程絕對不是簡單的產(chǎn)品買賣,而應該視為一個完整的項目。項目的實施過程將分為三個階段:實施前與供應商配合進行的需求分析與系統(tǒng)設計階段、系統(tǒng)實施與客戶化改造階段以及系統(tǒng)應用培訓階段。項目實施完成后,用戶還應該與供應商進行售后技術支持的合作,以確保系統(tǒng)能適應企業(yè)HR管理不斷變化的需求。
3.整理完善HR管理運作體系
實施前與供應商配合進行的需求分析與流程設計階段往往會占據(jù)整個項目實施周期一半以上的時間,這個階段,對HR管理者來講,是一個難得的整理與完善HR管理運作體系的過程,有利于將以往離散的工作業(yè)務流程規(guī)范化、系統(tǒng)化,對供應商來講,事先將客戶的需求理順,對整個項目的順利實施也起著決定性作用。因此,用戶與供應商都應認真對待這一階段的工作,而不應急于馬上就要看到系統(tǒng)運行的效果。
4.與eHR系統(tǒng)廠商保持密切聯(lián)系
對系統(tǒng)進行定制化改造期間,用戶應與供應商之間保持頻繁的溝通,及時對需求進行確認，盡量避免不停地提出零散需求，否則容易導致項目管理地失控。
5.完成eHR系統(tǒng)初始化工作
供應商在完成所有功能的開發(fā)之后,提交給用戶的,還只是一個系統(tǒng)框架,并不能馬上就運行,用戶還需要在供應商的幫助下進行系統(tǒng)初始化與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作,使企業(yè)基礎數(shù)據(jù)與員工基礎數(shù)據(jù)在盡可能短的時間內(nèi)遷移到系統(tǒng)中來。
系統(tǒng)框架加上企業(yè)/員工基礎數(shù)據(jù),就構(gòu)成了完整的eHR系統(tǒng)的基礎設施平臺,相關的HR業(yè)務管理職能與流程就可以在這個平臺上執(zhí)行了。
6.進行eHR系統(tǒng)相關培訓
此外,由于一套完整的人力資源管理系統(tǒng)覆蓋的內(nèi)容十分豐富,為盡快使用戶熟悉系統(tǒng)的操作,用戶在正式運行系統(tǒng)前應接受供應商關于系統(tǒng)使用的培訓以及相關技能的培訓。
總而言之，eHR系統(tǒng)實施上線的成敗關鍵在于管理者是否真正用它，并且只有在供應商與用戶的共同努力下,才能為企業(yè)打造出適用、完善、專業(yè)的解決方案,才能為HR管理者所用。
