HR系統(tǒng)哪家好呢？面對(duì)如火如荼的HR系統(tǒng)市場(chǎng)，HR軟件產(chǎn)品良莠不齊，企業(yè)用戶如何能在HR系統(tǒng)選型的過程中保持冷靜的頭腦，選出符合自身企業(yè)需求的系統(tǒng)，為整個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)呢？

　　本文試圖針對(duì)HR系統(tǒng)的特點(diǎn)和目前在選型過程中存在的一些問題，介紹一種有效的選型工具：征求信息文件和需求建議書，希望與各位正在進(jìn)行HR系統(tǒng)選型的用戶分享。

　　e-HR軟件的特點(diǎn)

　　ERP、MRP II而言，為什么專家對(duì)e-HR的選型更加關(guān)心和強(qiáng)調(diào)呢？首先，我們應(yīng)該來分析一下e-HR軟件的特點(diǎn)：

　　1.HR系統(tǒng)：迅速發(fā)展的新領(lǐng)域

　　幾年前，大多數(shù)人對(duì)HR系統(tǒng)還很陌生；而今，由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到利用有效的工具來提高企業(yè)HR管理水平的重要性，面對(duì)越來越多的市場(chǎng)需求和潛在的商機(jī)，很多公司都來掏金，在短短幾年的時(shí)間里，已有數(shù)百家供應(yīng)商的人力資源管理系統(tǒng)產(chǎn)品問世，成為發(fā)展最為迅速的應(yīng)用領(lǐng)域之一。然而，迅速發(fā)展的同時(shí)，也造成了市場(chǎng)的不規(guī)范，甚至是混亂的局面。

　　2.功能“相似”，價(jià)格跨度大

　　為了競(jìng)爭(zhēng)的需要，很多供應(yīng)商提供的軟件都在不斷地?cái)U(kuò)展其功能，很多HR管理新的理念和工具，如員工自助服務(wù)、經(jīng)理自助服務(wù)、平衡積分卡、3600評(píng)估、繼任人計(jì)劃、股票＼期權(quán)計(jì)劃和工作流管理等等也能為他們的產(chǎn)品所支持，因此，從表面上來看，系統(tǒng)的功能非常相似，但價(jià)格跨度卻非常大，使得在系統(tǒng)選型時(shí)，客戶更加無所適從。

　　3.無標(biāo)準(zhǔn)模式，內(nèi)聯(lián)關(guān)系復(fù)雜

　　HR系統(tǒng)不像CAD和MRP等軟件：HR系統(tǒng)幾乎沒有什么標(biāo)準(zhǔn)的公式、定理和模式。不同的企業(yè)會(huì)有不同的需求，而作為商品化的軟件既必須符合大多數(shù)企業(yè)的需求，又要能盡量個(gè)性化。例如績(jī)效管理，不僅各企業(yè)績(jī)效管理模式可能會(huì)不同，其結(jié)果可能會(huì)和薪資、培訓(xùn)、繼任人計(jì)劃等等發(fā)生聯(lián)系，也可能沒有聯(lián)系，因此造成了HR系統(tǒng)的內(nèi)聯(lián)關(guān)系非常復(fù)雜。

　　4.系統(tǒng)穩(wěn)定性、成熟性非常重要

　　據(jù)“2002年中國(guó)。HR現(xiàn)狀調(diào)查”，在中國(guó)大陸，尚沒有出現(xiàn)突出的e-HR供應(yīng)商品牌，就市場(chǎng)占有率而言，占有率最大的不超過10%。而大部分比較知名的軟件產(chǎn)品多在0.2%~2.1%之間，其他軟件的市場(chǎng)占有率則更低。沒有足夠的用戶來測(cè)試和驗(yàn)證系統(tǒng)，如何能保證系統(tǒng)的成熟性和穩(wěn)定性？何況這些軟件本身還要不斷地推出新功能。正如有些人士指出的那樣有些HR系統(tǒng)目前還不是實(shí)用的系統(tǒng)，只適合做演示。

　　HR系統(tǒng)選型的問題

　　由于HR系統(tǒng)的特點(diǎn)和目前國(guó)內(nèi)軟件存在的問題，使得HR系統(tǒng)的選型變得更加復(fù)雜。目前國(guó)內(nèi)在HR系統(tǒng)選型過程中存在著不少問題，除了大家討論得比較多的，如需求不明、目標(biāo)不清，項(xiàng)目組建立較晚等問題以外，還有：

　　5.缺乏經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)人才

　　首先，HR系統(tǒng)專業(yè)人才的培養(yǎng)明顯滯后于市場(chǎng)的需求。不僅在企業(yè)里可能一時(shí)還很難找到既懂現(xiàn)代HR管理理念和方法，熟悉本企業(yè)HR管理體系和特點(diǎn)，又有豐富的IT背景，同時(shí)還熟悉。HR產(chǎn)品的復(fù)合人才，就是在市場(chǎng)上這樣的人才目前也奇缺。在我們自己還不太了解。HR系統(tǒng)，對(duì)HR系統(tǒng)的功能、實(shí)施和應(yīng)用中可能存在的問題還存在一知半解的情況下，進(jìn)行HR系統(tǒng)的選型往往會(huì)被軟件花花綠綠的外表和各種新穎的理念和工具所打動(dòng)，缺乏認(rèn)真仔細(xì)的分析，使人不禁有一種“外行”看熱鬧的感覺。

　　6.重視局部、忽視整體

　　由于主要選型人員知識(shí)領(lǐng)域的局限性，有些企業(yè)在系統(tǒng)選型過程中往往過分重視某些局部，忽視了整體的評(píng)估和考察。即使選型小組由多方面人士組成，在選型過程中也會(huì)僅考察他們所想到、看到和聽到的部分，而對(duì)于整體部分卻沒有能夠評(píng)估和考察。

　　7.“跟著感覺走”，缺乏科學(xué)的選型方法

　　有些企業(yè)的選型人員在沒有參加過HR系統(tǒng)的培訓(xùn)、對(duì)HR系統(tǒng)一知半解的情況下邊學(xué)邊干，而主要的學(xué)習(xí)方詮則是通過。HR相關(guān)的演示會(huì)和與供應(yīng)商的直接溝通，然而，面對(duì)“王婆賣瓜，自賣自夸“的供應(yīng)商，缺乏采用科學(xué)的手段來有效地規(guī)避選型風(fēng)險(xiǎn)，反而被供應(yīng)商牽著鼻子走。

　　8.選型和實(shí)施相脫離

　　如果選型負(fù)責(zé)人與將來系統(tǒng)實(shí)施的負(fù)責(zé)人不是同一個(gè)人，不僅會(huì)造成不懂系統(tǒng)而且將來也不用系統(tǒng)的人在定標(biāo)準(zhǔn)、選系統(tǒng)，而且會(huì)為將來項(xiàng)目沒有達(dá)到預(yù)期效果而互相指責(zé)埋下了禍根。

　　9.供應(yīng)商的誤導(dǎo)

　　面對(duì)供應(yīng)商天花亂墜的演示，信口開河的承諾和悉心安排的“成功案例”，缺乏經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的用戶可能會(huì)掉進(jìn)供應(yīng)商的陷阱。雖然很多管理咨詢公司也已涉足于。HR領(lǐng)域，但如果管理咨詢公司與某一家軟件供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略同盟，在協(xié)助用戶選型時(shí)就有可能會(huì)考慮到自身的利益，從協(xié)助選型的角色變成了變相推銷產(chǎn)品和服務(wù)。

　　那么，是不是我們用戶就只有任人宰割，聽天由命呢？當(dāng)然不是。RFI/RFP作為一種有效的選型工具，已經(jīng)在國(guó)外比較普遍的使用在HR系統(tǒng)的選型過程中。

　　RFI/RFP——HR成功選型的加速器

　　所謂RFI是一種工具，它通知可能的供應(yīng)商并給他們簡(jiǎn)單介紹你計(jì)劃中的項(xiàng)目，詢問他們是否對(duì)本項(xiàng)目有興趣，并希望得到他們公司及產(chǎn)品的簡(jiǎn)單情況介紹。作為一種在HR系統(tǒng)選型過程中可選的步驟，它還可以幫助您從眾多的供應(yīng)商中確定部分比較符合貴公司需求的供應(yīng)商，給他們發(fā)送RFP，進(jìn)行進(jìn)一步的考察和分析。應(yīng)該記住的是，一方面一份冗長(zhǎng)的RH列表，可能既不是你，也不是潛在的供應(yīng)商所想要的東西，而且每增加一個(gè)問題，就會(huì)增加你在回答之間做比較的復(fù)雜性。另一方面，過分簡(jiǎn)單的RFI，可能不能幫助你確定進(jìn)一步考察的對(duì)象。因此，在RFI中應(yīng)盡量準(zhǔn)備一些關(guān)鍵的問題。如中英文雙語環(huán)境可能對(duì)一家合資企業(yè)非常重要。

　　所謂RFP是根據(jù)需求分析和項(xiàng)目的目標(biāo)，形成的客戶期望的。HR系統(tǒng)的詳細(xì)要求說明。它不僅描述了客戶計(jì)劃的HR系統(tǒng)項(xiàng)目，而且建立了基于競(jìng)爭(zhēng)的評(píng)估指南，并要求所有合格的軟件供應(yīng)商通過提交RFP來競(jìng)標(biāo)。

　　一般來講，RFP是用于供應(yīng)商和客戶之間建立有效溝通的工具。但不同的角色，對(duì)目標(biāo)和需求的理解就會(huì)不同，它實(shí)際上也是在管理層、項(xiàng)目組、用戶和供應(yīng)商之間建立的橋梁，以書面的形式較為準(zhǔn)確地描述了整個(gè)項(xiàng)目，在相關(guān)利益集團(tuán)之間形成的一種共識(shí)。同時(shí)，通過參考其他公司準(zhǔn)備的RFP，我們可以初步了解在e-HR系統(tǒng)選型時(shí)需要考慮的方方面面的因素，在汲取其他人的經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自己的需要進(jìn)行合理取舍，以彌補(bǔ)本企業(yè)在知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)方面的不足。RFP系統(tǒng)全面地分析企業(yè)的詳細(xì)需求，從而有效地降低了潛在的選型風(fēng)險(xiǎn)。通常，客戶會(huì)要求將供應(yīng)商回復(fù)的RFP作為合同的附件，可以限制供應(yīng)商信口開河的承諾，發(fā)現(xiàn)在華麗外衣下的系統(tǒng)的真正內(nèi)涵，同時(shí)也減少了企業(yè)在e-HR選型過程中可能會(huì)存在的不同意見和爭(zhēng)執(zhí)。RFP的另一個(gè)作用是軟件供應(yīng)商能夠根據(jù)你的RFP發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)設(shè)置、時(shí)間進(jìn)度等方面的問題，并提供有益的建議。

　　RFP的內(nèi)容

　　準(zhǔn)備RFP是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的任務(wù)，其內(nèi)容也幾乎包羅萬象，如美國(guó)華盛頓州政府在進(jìn)行HR系統(tǒng)選型時(shí)的RFP長(zhǎng)達(dá)117頁，其中員工信息管理就有多達(dá)40項(xiàng)需要考察，培訓(xùn)也有近40項(xiàng)需要考察，而這些需要考察的方面也有幾十個(gè)之多：

　　通常RFP主要包括的內(nèi)容有：

　　公司的總體介紹，如公司的規(guī)模和產(chǎn)品、在崗和薪資計(jì)算員工總數(shù)，公司（及其分部）的地理位置、目前HR管理流程、薪資計(jì)算和發(fā)放的特點(diǎn)等，還應(yīng)該包括HR系統(tǒng)項(xiàng)目的簡(jiǎn)介，如項(xiàng)目預(yù)計(jì)的啟動(dòng)時(shí)間、預(yù)算、可能項(xiàng)目組參加人員的背景簡(jiǎn)介和項(xiàng)目預(yù)期的進(jìn)度和效果以及預(yù)期的。HR系統(tǒng)運(yùn)行模式和可能的系統(tǒng)用戶；同時(shí)還應(yīng)簡(jiǎn)單介紹目前公司的計(jì)算機(jī)的硬、軟件環(huán)境，其他有可能與e-HR系統(tǒng)發(fā)生接口的軟件等，

　　RFP填寫租管理說明：

　　該部分一般包括系統(tǒng)選型的過程和時(shí)間表、提交RFP和競(jìng)標(biāo)的截止時(shí)間、關(guān)于RFP詢問的政策、RFP的聯(lián)系人、期望RFP的形式及提交要求、評(píng)估RFP和挑選供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)和雙方的承諾及保密條款；

　　功能需求說明：該部分應(yīng)是整個(gè)RFP的重心，一般會(huì)從三個(gè)方面來了解：

　　a）功能需求

　　功能需求應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求來確定，一般包括

　　·普通功能

　　·組織/職位管理

　　·培訓(xùn)和發(fā)展

　　·員工配備

　　·績(jī)效管理

　　·考勤

　　·員工和勞動(dòng)關(guān)系

　　·薪資和福利

　　·公司資產(chǎn)管理

　　·預(yù)算

　　·員工數(shù)據(jù)

　　·ESS&MSS

　　·報(bào)表

　　b）技術(shù)需求

　　·運(yùn)行平臺(tái)

　　·數(shù)據(jù)庫(kù)管理

　　·安全和系統(tǒng)管理

　　·用戶界面

　　·數(shù)據(jù)輸入

　　·應(yīng)用程序接口

　　·批處理

　　·數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)

　　c）服務(wù)需求

　　供應(yīng)商可能給客戶提供的服務(wù)，如

　　·項(xiàng)目管理

　　·風(fēng)險(xiǎn)管理和控制

　　·培訓(xùn)

　　·測(cè)試

　　·實(shí)施

　　·技術(shù)支持

　　·相關(guān)費(fèi)用及其說明：要求供應(yīng)商提供有關(guān)軟件許可費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、年度維護(hù)費(fèi)、客戶化模塊費(fèi)用以及第三方軟件費(fèi)用的詳細(xì)清單；

　　·供應(yīng)商信息：應(yīng)包括HR系統(tǒng)產(chǎn)品名稱、版本歷史、當(dāng)前版本已有的用戶數(shù)、當(dāng)前版本的支持和服務(wù)期限、目前還提供服務(wù)和支持的最早版本、與本RW需求相似的客戶名單列表、產(chǎn)品的發(fā)展計(jì)劃、產(chǎn)品測(cè)試過程、錯(cuò)誤報(bào)告和修正過程等；

　　·供應(yīng)商的建議：

　　關(guān)于RFP的注意事項(xiàng)

　　1.公平性原則

　　對(duì)于采購(gòu)方而言，必須要保證所有回復(fù)RFP的供應(yīng)商得到公平的對(duì)待，必須一視同仁，杜絕可能存在的偏愛、聽信誤傳和腐敗現(xiàn)象：

　　2.提供一個(gè)聯(lián)系人

　　在RFP時(shí)，有些問題應(yīng)該予以澄清，首先應(yīng)該給所有供應(yīng)商提供一個(gè)聯(lián)系人，他應(yīng)就所有供應(yīng)商在準(zhǔn)備RFP時(shí)提出的合適的問題迅速給予一致的答復(fù)，從而保證投標(biāo)過程的順利進(jìn)行。還需說明的是，應(yīng)該明確規(guī)定如供應(yīng)商在這個(gè)過程中會(huì)試圖通過接觸公司里的某個(gè)人來打探一些內(nèi)部的消息或討好某些人，這樣的供應(yīng)商應(yīng)該立即從可以考慮的名單中刪除。

　　3.引人第三萬咨詢顧問

　　對(duì)于企業(yè)的一些個(gè)性化需求，某些通用系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)時(shí)可能會(huì)有一些問題，而企業(yè)本身又缺乏鑒別的能力。因此，引人具有選型、實(shí)施和使用。HR軟件經(jīng)驗(yàn)的第三方咨詢顧問將是一個(gè)有益的補(bǔ)充，他們會(huì)根據(jù)其經(jīng)驗(yàn)幫助企業(yè)鑒別其個(gè)性化需求，并體現(xiàn)在RFP中。同時(shí)，他們還可以就企業(yè)RFP的準(zhǔn)備、形式、內(nèi)容、將RFP發(fā)送到合適的供應(yīng)商、控制回復(fù)、解決所有與此過程相關(guān)聯(lián)的問題以及比較和審核回復(fù)的建議書時(shí)提供幫助。需要注意的是可能有些咨詢顧問已經(jīng)與某些供應(yīng)商建立了協(xié)作關(guān)系，因此選型還應(yīng)該立足于自身，參考咨詢顧問的建議。

　　4.避免過于復(fù)雜和籠統(tǒng)

　　RFP應(yīng)該是基于企業(yè)的需求，過于復(fù)雜的RFP不是一個(gè)好的RFP，不僅會(huì)加大供應(yīng)商準(zhǔn)備的時(shí)間，使得有些供應(yīng)商望而卻步，也會(huì)加大企業(yè)在審核和評(píng)估時(shí)的難度，同時(shí)也容易造成企業(yè)的目標(biāo)發(fā)生偏離。另一方面，如果RFP寫得過于籠統(tǒng)，那么你就不會(huì)從RFP中得到你所期望得內(nèi)容。

　　5.RFP不是選型的唯-標(biāo)準(zhǔn)

　　RFP是選型時(shí)的一個(gè)非常重要的標(biāo)準(zhǔn)，但不是惟一的標(biāo)準(zhǔn)，在公平的評(píng)估所有回復(fù)的RFP后，采購(gòu)方還應(yīng)該要求人選的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的演示和說明，并明確地說明他們希望看見的和聽見的內(nèi)容?？赡艿脑掃€應(yīng)該走訪與本RFP需求類似的該供應(yīng)商的其他客戶，進(jìn)行客戶調(diào)查，還應(yīng)該仔細(xì)評(píng)估相關(guān)技術(shù)文擋、技術(shù)資料和用戶手冊(cè)。

　　HR系統(tǒng)選型過程是比較復(fù)雜的，需要從企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和人力資源管理的遠(yuǎn)景出發(fā)，綜合評(píng)估并且平衡當(dāng)下和未來的需求。HR系統(tǒng)作為企業(yè)人力資源管理的主要手段和輔助工具，HR系統(tǒng)將會(huì)對(duì)企業(yè)人力資源相關(guān)政策產(chǎn)生廣泛而深遠(yuǎn)的影響。RFI/RFP作為一種有效的選型工具在e-HR的選型過程中扮演越來越重要的角色。同時(shí)，RFI/RFP也會(huì)對(duì)一些其他新興的計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域，如客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理和知識(shí)管理軟件的選型起到借鑒的作用。