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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
長期以來，由于人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，雖然基本上hr軟件中都涵蓋了人事檔案管理軟件的功能，但是并沒有被充分利用起來，多半只是簡單的對人事檔案的簡單錄入，以及按照職能設(shè)置查看權(quán)限。因此，有些企業(yè)公司的管理者對人事檔案工作不夠重視，存在著一些認(rèn)識誤區(qū)。認(rèn)為現(xiàn)在使用人才重在現(xiàn)實表現(xiàn)，個人檔案沒有多大作用，雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但在實際工作中并不夠重視，認(rèn)為人事檔案管理沒有火燒眉毛的事，只要“守好攤”，人事檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。
但人事檔案管理管理真的就這么簡單嗎？
其實在實際工作中，特別是用人單位發(fā)生重大內(nèi)部調(diào)整、人員重組等過程中，人事檔案的管理就顯得至關(guān)重要。我們知道，hr軟件是將人力資源信息化、數(shù)據(jù)化，提供多角度、全方位對比分析的便捷工具。比如在不同部門間的整合或分劃過程中，如果能夠充分利用hr軟件的人事檔案數(shù)據(jù)，同時輔助組織管理、培訓(xùn)管理等功能，就可以做到如何選好人，用對人，讓真正適合的人走到適合的崗位上去。如因資料收集不全，個人成長經(jīng)歷記載不完整，也許在此次人員配置時就會失去機會，對個人或集體來說也許是個損失。
因此，充分的利用hr軟件的人事檔案管理功能，建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性，并實行開放式的管理。一方面建立員工工作業(yè)績檔案，及時將員工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點事件中的表現(xiàn)記錄在案。另一方面建立員工能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實、準(zhǔn)確、完整、立體地反映員工的情況。
Hr軟件的各項功能既是互相獨立的，也是相輔相成的，在充分利用其人事檔案信息管理軟件功能的同時，參考并加入其他功能數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，才能全面準(zhǔn)確地決策，最大限度地發(fā)揮人力資源優(yōu)勢。
