選擇eHR系統(tǒng)應(yīng)該做些什么？主要有兩個(gè)方面，一是積極建設(shè)項(xiàng)目；二是保障系統(tǒng)生效。
　　有一個(gè)一致的看法：企業(yè)面臨的生存環(huán)境越來越復(fù)雜，在競(jìng)爭中脫穎而出也變得更加不容易。然而壓力從外來，辦法卻要從內(nèi)出，可辦法怎么出呢？人們寄希望于更清晰地了解自身的力量與外界環(huán)境的對(duì)比，更進(jìn)一步希望由此可以得出“高明”的決策。
　　于是，企業(yè)對(duì)自身IQ——面對(duì)復(fù)雜問題、解決復(fù)雜性的組織能力(獲取、共享以及提取有意義的信息的能力)的要求也越來越高。于是，HR們的任務(wù)也就越來越艱巨了,只有借助于信息技術(shù)才能幫助HR們從紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作中解脫出來。然而需求是沒有止境的，如果系統(tǒng)選擇不好，就像推巨石上山的西緒福斯，推上去又下來，剛剛建成一個(gè)項(xiàng)目就又要重新開始，這種情況確實(shí)有些令人失望。
　　因此，我們希望在這里討論一下這樣一個(gè)問題，為了讓自己的工作對(duì)企業(yè)更有價(jià)值，為了人力資源管理信息化的先進(jìn)性和連貫性，HR們應(yīng)該做些什么？總體來說，是這樣兩方面的內(nèi)容：
　　積極建設(shè)項(xiàng)目；
　　保障系統(tǒng)生效。
　　具體的工作則包括這樣六類：選型、采購、建設(shè)、支持、維護(hù)、升級(jí)。其中前三項(xiàng)是項(xiàng)目建設(shè)工作，后三項(xiàng)則是為了保障建設(shè)好的系統(tǒng)生效而作的。我們具體分析一下這些工作。
　　1、選型
　　選型是后續(xù)所有工作的基礎(chǔ)，它決定了我們努力的方向。選型工作包括如下的工作內(nèi)容：
　　落實(shí)需求。常見的落實(shí)需求方法是給各部門發(fā)出一紙通知，要求在約定時(shí)間內(nèi)提交本人、本崗位、本部門對(duì)信息化的“需求”是什么。個(gè)人認(rèn)為這種方法其實(shí)是原始且無效率的，取得良好效果的概率并不大。其實(shí)落實(shí)需求的辦法有很多種，例如讓主要領(lǐng)導(dǎo)參加相關(guān)培訓(xùn)并做出分析；或者考察規(guī)模、行業(yè)相似，應(yīng)用效果比較好的單位，發(fā)現(xiàn)別人的長處；HR自己率隊(duì)到一線去實(shí)地調(diào)研；聘請(qǐng)咨詢公司、咨詢顧問來制定信息化規(guī)劃等等。
　　制定預(yù)算。所謂“凡事預(yù)則立不預(yù)則廢”，大部分情況下，HR是作為“花錢人”的形象出現(xiàn)的，因此，花多少錢準(zhǔn)備辦多少事一定要早作打算。預(yù)算定了，才能有目標(biāo)有針對(duì)性地去開展工作。摸著石頭過河在預(yù)算方面不是件好事，它只能說明HR的無能。
　　考慮風(fēng)險(xiǎn)。迄今為止，信息化項(xiàng)目仍然是高風(fēng)險(xiǎn)的投資。羅德尼-特納在《項(xiàng)目管理手冊(cè)——改進(jìn)過程、實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)》一書中說，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的“目標(biāo)不能明確定義”，而且“在信息系統(tǒng)的項(xiàng)目中，讓客戶講清楚他們的需求是相當(dāng)困難的，在項(xiàng)目中保持他們的想法不變也是不可能的”。面對(duì)這樣“沒準(zhǔn)譜”的事情，風(fēng)險(xiǎn)因素要充分考慮在內(nèi)，例如：時(shí)間、預(yù)算、目標(biāo)的變化；組織和人員對(duì)變革的接受能力；企業(yè)內(nèi)部政治的影響；供應(yīng)商的穩(wěn)定性；人員(包括我方項(xiàng)目組人員和實(shí)施方顧問)的穩(wěn)定性等。
　　價(jià)值觀與選型次序。綜合考慮了需求、資金和風(fēng)險(xiǎn)的因素之后，需要在企業(yè)內(nèi)部給項(xiàng)目確定一個(gè)統(tǒng)一的價(jià)值觀，以便大家在判斷什么當(dāng)作什么不當(dāng)作，什么應(yīng)該先做什么應(yīng)該緩作，什么內(nèi)容是基本要求(不滿足則一票否決)什么則是錦上添花(同樣條件下滿足者優(yōu)先)……
　　2、采購
　　選型是以我為主的內(nèi)部學(xué)習(xí)過程，而采購則是與供應(yīng)商進(jìn)行的雙邊甚至多邊博弈。事實(shí)上，如果選型階段的工作做到位，采購階段就會(huì)輕松很多。然而因?yàn)檫x型工作的復(fù)雜性，大部分企業(yè)是把這兩件事混在了一起。采購階段的工作主要有：
　　考察供應(yīng)商。不是一定要飛到供應(yīng)商的總部去逛逛，供應(yīng)商的考察有很多方面：供應(yīng)商的整體實(shí)力是保證長期合作的基礎(chǔ)；供應(yīng)商在當(dāng)?shù)氐膶?shí)力是你既經(jīng)濟(jì)又及時(shí)的保證；供應(yīng)商的產(chǎn)品發(fā)展方向；供應(yīng)商對(duì)當(dāng)?shù)睾瓦@個(gè)行業(yè)的重視程度；供應(yīng)商的實(shí)施服務(wù)體系等等。你完全可以從供應(yīng)商的客戶、報(bào)紙網(wǎng)站等公眾信息上獲得這類消息，如果很難獲得的話，你就要對(duì)這家公司小心些了。
　　控制成本。采購過程就是談判的過程。也許公司的傳統(tǒng)是通過招標(biāo)來完成采購，但其實(shí)信息化項(xiàng)目的招標(biāo)效果很難評(píng)價(jià)。我認(rèn)為控制成本最好的辦法是弄清楚自己的需要，弄清楚供應(yīng)商計(jì)費(fèi)的辦法，從長遠(yuǎn)的角度、以雙贏的態(tài)度來控制成本。找?guī)讉€(gè)以價(jià)格低廉著稱的供應(yīng)商作砝碼不是不可以，但千萬別把你中意的供應(yīng)商嚇走或拖垮。另外一味的壓價(jià)，供應(yīng)商利潤有限后，會(huì)想方法壓底成本，最終損失的還是自己，另外一些價(jià)格上和其它供應(yīng)商有較大差距的，最好也要小心，因?yàn)槔麧欇^低的情況下，是否有能力做后續(xù)的服務(wù)是個(gè)未知數(shù)。
　　漏購失誤。不要因價(jià)格而產(chǎn)生漏購，那些必要的產(chǎn)品、必須的服務(wù)，在選型階段本已定為基本要求的內(nèi)容，千萬不要在這個(gè)階段因價(jià)格問題或供應(yīng)商的口頭承諾而放棄。
　　務(wù)實(shí)取向。把所有可能的供應(yīng)商列個(gè)單子，詳細(xì)評(píng)價(jià)，從產(chǎn)品、服務(wù)、價(jià)格、公司實(shí)力等各方面做一個(gè)精確的評(píng)價(jià)，然后則最優(yōu)者簽之。好吧？做夢(mèng)。要是這樣的事能做到，能評(píng)價(jià)的準(zhǔn)確，那就不會(huì)有這么多可選擇的供應(yīng)商了。再說一次，“最好的供應(yīng)商”“最好的服務(wù)”“最優(yōu)的價(jià)格”一定是在合理范圍內(nèi)的。動(dòng)輒選上幾十家供應(yīng)商，考察評(píng)價(jià)它個(gè)幾年既不經(jīng)濟(jì)也不實(shí)惠，最大的可能是把選型期定好的原則打亂重來。
　　簽訂合同。所有的要求與承諾，最終總要落在紙上，千萬不要相信口頭承諾。不要怕啰嗦，把雙方的權(quán)力和義務(wù)寫的清清楚楚才叫合同。只填個(gè)產(chǎn)品名稱和價(jià)格的合同最好還是改名叫“糊涂賬”為好。
　　3、建設(shè)新的系統(tǒng)
　　其實(shí)，按照項(xiàng)目管理的說法，在這個(gè)階段只是工作量最大，而項(xiàng)目能否成功的絕大部分內(nèi)容已經(jīng)完成了。不過，作為一個(gè)周期比較長的變革項(xiàng)目，這個(gè)階段的工作同樣至關(guān)重要。
　　項(xiàng)目目標(biāo)。還記得選型階段制定的“價(jià)值觀與選型次序”嗎？制定工作計(jì)劃也好、安排工作任務(wù)也好、分配工作資源也好、評(píng)價(jià)工作成果也好，都要按照既定的項(xiàng)目目標(biāo)來。不是說目標(biāo)不可變動(dòng)，但變動(dòng)一定要讓大家都知道。而且不能只變動(dòng)目標(biāo)，不改變項(xiàng)目的計(jì)劃、任務(wù)、資源安排和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
　　計(jì)劃控制。從一開始就重視項(xiàng)目計(jì)劃，從一開始就落實(shí)計(jì)劃。什么人做，什么時(shí)間完成，要求質(zhì)量如何，下達(dá)任務(wù)時(shí)明確，督促任務(wù)時(shí)有依據(jù)，檢查任務(wù)時(shí)有獎(jiǎng)懲。即便這樣，項(xiàng)目脫期也是很常見的，如果不這樣做，其結(jié)果可想而知。
　　人員配置與項(xiàng)目角色。在一個(gè)具體的信息化項(xiàng)目中，HR可以做項(xiàng)目經(jīng)理，也可以委派項(xiàng)目經(jīng)理，但無論怎樣，安排項(xiàng)目組人員并大體配置其在項(xiàng)目過程中的角色是HR必須要參與的。選擇項(xiàng)目組成員需要注意幾點(diǎn)：項(xiàng)目組中盡可能有全職人員，不能全是把“部分時(shí)間”分配到項(xiàng)目中的“兼職人員”；項(xiàng)目組中新老人員要搭配，有人有經(jīng)驗(yàn)、有人有干勁，有人當(dāng)師傅、有人當(dāng)徒弟；項(xiàng)目組的核心人員之間配合要默契；……
　　項(xiàng)目變更。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，目標(biāo)、計(jì)劃、人員安排等都可能會(huì)有變化，變化并不可怕，可怕的是拒絕變化或變化不得法。在“不得不”的情況下拒絕變化，結(jié)果只能是快速失敗或無限期延長。而那些面對(duì)變化，不公開變化、不說明變化理由、不及時(shí)變化、對(duì)變化后的目標(biāo)計(jì)劃失去尊重則屬于變化不得法。
　　做好培訓(xùn)。大多數(shù)信息化項(xiàng)目中，培訓(xùn)都是工作量最大、范圍最廣的任務(wù)。培訓(xùn)需要掌握好時(shí)間、內(nèi)容、考核等幾個(gè)方面。根據(jù)實(shí)施計(jì)劃，隨時(shí)安排環(huán)境進(jìn)行培訓(xùn)，早了會(huì)忘掉，晚了拖后腿。培訓(xùn)內(nèi)容要有針對(duì)性，考試與對(duì)成績的獎(jiǎng)懲也是必不可少的手段。
　　4、支持系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)
　　一旦系統(tǒng)交付，信息化項(xiàng)目建設(shè)告一段落，而支持系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的工作就到來了。HR需要及時(shí)完成這方面的轉(zhuǎn)換，使人們從“沖刺”的感覺轉(zhuǎn)向“走路”。這方面需要協(xié)調(diào)的內(nèi)容如下：
　　數(shù)據(jù)。信息系統(tǒng)歸根到底是采集數(shù)據(jù)，加工數(shù)據(jù)的工具，“垃圾進(jìn)垃圾出”是所有信息化系統(tǒng)無法解決的問題，因此，一定要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的采集、加工、保管等方面的管理。
　　人員。項(xiàng)目組的責(zé)任及時(shí)分散到系統(tǒng)管理員、操作者、管理者的身上，由他們來保障系統(tǒng)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，而不是打打“電子游戲”。項(xiàng)目組的人員要?dú)w隊(duì)，運(yùn)行時(shí)的工作要交接，又有一次人員安排的問題。
　　制度。俗話說，“人管人，累死人”。通過制度管理才是解決之道。項(xiàng)目建設(shè)時(shí)制定的針對(duì)項(xiàng)目組、項(xiàng)目任務(wù)的制度不再適應(yīng)，需要新的，針對(duì)新的人員安排、新的責(zé)任人、新的工作內(nèi)容制定一套新的管理制度。當(dāng)然，如果以前有類似的項(xiàng)目，那么，也必須說明，原來的制度從何時(shí)起同樣適用于這個(gè)系統(tǒng)的相關(guān)工作和人員。
　　5、對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)
　　總有一些工作，看上去似乎不應(yīng)該是HR做的而是IT部門來做的，可是如果HR不重視，制度就不會(huì)健全，HR不重視，人們就同樣不會(huì)拿它當(dāng)回事。信息化工作里，這類的工作也許不那么見成績，所以常常被人看成是“臟活累活”，HR應(yīng)該對(duì)之加以關(guān)注的系統(tǒng)維護(hù)工作包括：
　　數(shù)據(jù)備份。備份的周期是否適合？不同周期、不同的數(shù)據(jù)采取什么樣的介質(zhì)更合適？沒類備份計(jì)劃的具體責(zé)任人是誰？都是必須要落實(shí)的，否則，HR要睡不好覺了。
　　系統(tǒng)維護(hù)。落實(shí)新客戶機(jī)的安裝調(diào)試，加入新的用戶名，調(diào)整用戶權(quán)限，單據(jù)和報(bào)表格式調(diào)整，新員工培訓(xùn)等等瑣碎的事情。
　　功能加強(qiáng)。在系統(tǒng)的基礎(chǔ)上解決一些新的問題，比如新的報(bào)表要求、新的分類要求等等。如果有能力，HR還可以指揮IT部門完成一些基于系統(tǒng)的二次開發(fā)工作。
　　信息安全。病毒、黑客攻擊、不當(dāng)?shù)氖跈?quán)、不及時(shí)的備份都是安全隱患；信息系統(tǒng)運(yùn)行中斷、泄密都是安全事故。投資于防毒軟件、防火墻、操作規(guī)程、系統(tǒng)維護(hù)制度都是必要的。
　　6、升級(jí)系統(tǒng)
　　“需求無止境”是人們對(duì)“人性”的一個(gè)客觀評(píng)價(jià)。因此，HR也不可能指望到什么時(shí)候人們會(huì)覺得“我們的信息化工作太好了”、“我們的信息系統(tǒng)完全滿足我的需要了”。eHR必須可以不斷滿足我們對(duì)“新需求”、“新功能”、“更高的性能”的要求。因此，升級(jí)系統(tǒng)的工作也是HR們雖時(shí)要跟蹤的。
　　新需求。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、職能增加，原有的系統(tǒng)不可能對(duì)每一方面都可以滿足。HR們要隨時(shí)發(fā)現(xiàn)來自企業(yè)內(nèi)部的“不滿之聲”，跟蹤新的管理思想和信息技術(shù)發(fā)展帶來的“可能性”，找出有投資價(jià)值的信息系統(tǒng)“空白點(diǎn)”。
　　新功能。也許某個(gè)方面的系統(tǒng)你已經(jīng)建設(shè)成功很久了，你的成功經(jīng)驗(yàn)被發(fā)表，企業(yè)被列入供應(yīng)商的“樣板客戶”，仍然不可放松。系統(tǒng)會(huì)增加新的功能，而用慣了系統(tǒng)的員工會(huì)產(chǎn)生更多的想法，不要放過這些補(bǔ)充新功能，提升應(yīng)用效果的好機(jī)會(huì)。
　　高性能。對(duì)高性能的要求大多來自這兩個(gè)方面：技術(shù)的革命性突破；企業(yè)的應(yīng)用規(guī)模大幅擴(kuò)張。對(duì)前者，HR要有能力跟蹤；對(duì)后者，HR必須能夠預(yù)見。
　　注意一點(diǎn)，“新需求”、“新功能”、“更高的性能”都是在一個(gè)前提下討論的——具有投資價(jià)值。