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行業(yè)資訊
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工作流程管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)有哪些？眾所周知，工作流程管理是規(guī)范企業(yè)員工更好地執(zhí)行與發(fā)布工作的重要渠道，而當(dāng)企業(yè)逐步壯大，人員數(shù)量增多，形成科學(xué)合理的工作流程管理體系就顯得特別重要。同時(shí)隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和數(shù)字化潮流的不斷發(fā)展，企業(yè)改革的步伐也勢(shì)在必行，所以通過科學(xué)的工作流程管理信息系統(tǒng)來規(guī)范、調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)工作流程，同時(shí)完善企業(yè)工作流程管理體系，是非常有利的。
不過，目前還是存在部分企業(yè)不太了解工作流程管理信息系統(tǒng)，因此，今天我們就來講講這類系統(tǒng)需要具備的特點(diǎn)，從而幫助企業(yè)更好地識(shí)別市場(chǎng)上的工作流程管理信息系統(tǒng)廠商。
1.可視化流程管理圖解工具
在考慮工作流程管理信息系統(tǒng)時(shí)，最重要的考慮因素是流程圖建模。工作流程管理工具中有四類流程建模：
?。?）無(wú)建模工具–使用編碼作為實(shí)現(xiàn)流程的方式。
?。?）通過UI表單收集的數(shù)據(jù)–通過表單獲取有關(guān)業(yè)務(wù)流程的信息。
?。?）基于活動(dòng)的可視界面–此選項(xiàng)覆蓋整個(gè)流程，包括在每個(gè)階段處理進(jìn)展。
?。?）基于業(yè)務(wù)步驟的可視化界面–這類似于第三類，但它并沒有打擾用戶的業(yè)務(wù)流程進(jìn)展，相反，它允許用戶專注于業(yè)務(wù)流程的主要路徑，并且在操作時(shí)軟件會(huì)自動(dòng)處理異常情況。
毫無(wú)疑問第4種選擇是比較好的，它可以發(fā)揮用戶和系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，用戶知道每次進(jìn)程應(yīng)該如何運(yùn)行，系統(tǒng)可以提供構(gòu)建路徑的方法。
2.拖拽設(shè)計(jì)表單
沒有數(shù)據(jù)的流程就像沒有乘客的火車，每個(gè)工作流程都需要相應(yīng)方法來承擔(dān)有效負(fù)載。大多數(shù)BPM系統(tǒng)使用表單作為流程捕獲和編輯數(shù)據(jù)的方式。
工作流程管理工具必須同時(shí)照顧到新老用戶。新手用戶需要極其簡(jiǎn)化的一切，并清楚地闡明工作流程；老用戶希望能夠自定義表單并使其完全按照自己的意愿行事。所以，自由拖拽設(shè)計(jì)表單就是很好的滿足新老用戶的方式。
3.訪問權(quán)限控制
您需要一個(gè)可以保護(hù)最重要信息的BPM系統(tǒng)，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候表單和字段中的數(shù)據(jù)都比較敏感。
比如訪問某字段的權(quán)限，可以設(shè)置為隱藏或只讀或可修改，以此來限定一部分流程參與者的權(quán)限。有時(shí)候，您還需僅限某些人訪問表單的某個(gè)部分，在不輸入所有名稱的情況下將特定部分的訪問權(quán)限授予一個(gè)團(tuán)隊(duì)的所有人等等。
如果想在工作流程的各個(gè)階段或步驟中實(shí)現(xiàn)上述所有目標(biāo)，那么您選擇的BPM系統(tǒng)也必須能夠輕松處理這些情況。
4.移動(dòng)支持
您應(yīng)該立即離開沒有支持Android和iOS等移動(dòng)端的BPM系統(tǒng)。業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)需要支持移動(dòng)化辦公，現(xiàn)在用戶是很難容忍只能坐在辦公桌前訪問應(yīng)用程序的。
5.強(qiáng)大的管理員功能
即使最好的工作流程管理信息系統(tǒng)有時(shí)也會(huì)因?yàn)橐恍┢婀钟脩舻牟僮鞅豢ㄗ?，您需要有一種方法來管理和編輯業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)，這樣您不需要每次遇到問題都咨詢昂貴的顧問了。
優(yōu)秀的工作流程管理信息系統(tǒng)可以支持您的內(nèi)部管理員重新分配單個(gè)任務(wù)，批量重新分配，刪除項(xiàng)目等。
6.與現(xiàn)有軟件系統(tǒng)集成
很少有公司會(huì)使用無(wú)法與其他核心軟件系統(tǒng)集成的BPM解決方案。如果沒有集成的能力，您需要大量來回手動(dòng)數(shù)據(jù)傳輸，這樣的話系統(tǒng)不僅沒有帶來便利反而增加了更多的麻煩。
如果沒有強(qiáng)大的集成能力，業(yè)務(wù)流程管理工具就會(huì)徹底失敗。這些集成應(yīng)該包括API支持，Webhook以及其他功能。
7.強(qiáng)大的報(bào)告生成和分析功能
很多BPM工具不提供隨時(shí)可用的流程統(tǒng)計(jì)報(bào)告以及分析功能，但是您選擇的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)需要生成報(bào)告，讓系統(tǒng)告訴您：完成單個(gè)步驟和整個(gè)項(xiàng)目所需的平均時(shí)間、所有未清項(xiàng)目的快照、項(xiàng)目被拒絕或重新路由的頻率等等，以此來支持您的決策。
所以，對(duì)于任何BPM系統(tǒng)，強(qiáng)大的報(bào)告生成和分析功能是必須的。
8.可供大用戶群使用
當(dāng)您有100個(gè)用戶和100萬(wàn)用戶時(shí)，軟件的表現(xiàn)也會(huì)有所不同，您所采購(gòu)的軟件可以滿足現(xiàn)在幾十人的需求，那么如果用戶達(dá)到100萬(wàn)時(shí)它還適用嗎？
所以您也需要了解潛在的BPM軟件提供商有多少客戶，他們構(gòu)建產(chǎn)品的系統(tǒng)是什么，他們能夠隨著用戶群的增長(zhǎng)而擴(kuò)展嗎，是否能夠支持大用戶群使用，這些都很重要。
9.流程績(jī)效指標(biāo)
所有的業(yè)務(wù)流程都有最后期限，但并非所有業(yè)務(wù)流程執(zhí)行結(jié)果都符合最初的預(yù)期。該情況下，就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者確定造成該現(xiàn)象的原因以及改進(jìn)措施，所以流程績(jī)效指標(biāo)就顯得十分重要。
流程績(jī)效指標(biāo)是一種工具，可幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)流程問題，并做出有意義的決策，以改善無(wú)效流程。在BPM中，流程績(jī)效指標(biāo)是自動(dòng)捕獲的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，由流程管理員評(píng)估，以確定是否存在流程建模不佳、流程執(zhí)行不佳的現(xiàn)象，以此來幫助改進(jìn)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。
目前，很多企業(yè)都紛紛追上數(shù)字化變革腳步，希望通過信息化的手段來規(guī)范以及管理企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)人力資源管理事務(wù)，而工作流程管理恰好是其它的一個(gè)重要組成部分，所以通過工作流程管理信息系統(tǒng)來輔助員工更好地規(guī)范自身、規(guī)范工作，對(duì)于企業(yè)來講，都是非常有益的。
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