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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
順利通過了ehr系統(tǒng)選型的前期準(zhǔn)備階段，便進(jìn)入了供應(yīng)商招標(biāo)階段，相信前期準(zhǔn)備的時(shí)候做得足夠細(xì)致謹(jǐn)慎的企業(yè)，在ehr系統(tǒng)選型的供應(yīng)商招標(biāo)階段也會(huì)更加順手。確定一個(gè)靠譜的ehr系統(tǒng)供應(yīng)商，需要做好六步。
第1步：篩選供應(yīng)商，并邀請(qǐng)投標(biāo)
企業(yè)在正式招標(biāo)之前，需要對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，以確保邀請(qǐng)到盡可能符合企業(yè)需求的供應(yīng)商參加投標(biāo)。一般項(xiàng)目經(jīng)理可以通過咨詢其他已實(shí)施ehr系統(tǒng)的同行進(jìn)行了解，也可以通過Internet進(jìn)行信息搜集。為了避免過度招標(biāo)、惡性價(jià)格戰(zhàn)等帶來的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)一般應(yīng)將邀請(qǐng)的供應(yīng)商控制在3－5家。
確定邀請(qǐng)的供應(yīng)商名單及聯(lián)系方式后，項(xiàng)目經(jīng)理就可向供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)函。在供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)邀請(qǐng)函作出正式應(yīng)答之后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)組織項(xiàng)目組成員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，發(fā)放項(xiàng)目需求說明書，并針對(duì)方案提交時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間、評(píng)標(biāo)辦法等向供應(yīng)商提出明確要求，以確保供應(yīng)商能提供最適合企業(yè)實(shí)際需求的解決方案。
第2步：系統(tǒng)演示
ehr系統(tǒng)演示的目的在于讓項(xiàng)目組成員對(duì)供應(yīng)商所提供的系統(tǒng)進(jìn)行直觀的了解，并對(duì)其適用性進(jìn)行初步評(píng)估。在演示過程中，項(xiàng)目組成員可就不清楚的問題與供應(yīng)商代表進(jìn)行直接溝通，但一般不用在這一階段過于關(guān)注每一個(gè)功能細(xì)節(jié)。同時(shí)，在演示和溝通過程中，項(xiàng)目組也可以對(duì)供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行初步的了解和評(píng)估。
第3步：項(xiàng)目方案建議書評(píng)估
企業(yè)在正式開標(biāo)之前，需要制定一個(gè)針對(duì)參選供應(yīng)商項(xiàng)目方案建議書的評(píng)分表。該表針對(duì)前期項(xiàng)目需求說明書中的關(guān)鍵需求設(shè)定評(píng)估指標(biāo)，并根據(jù)各個(gè)指標(biāo)的重要程度分配不同的權(quán)重。在此階段，企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)架構(gòu)、功能適用性、可擴(kuò)展性等進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)估，而不是一味地強(qiáng)調(diào)價(jià)格。有些企業(yè)認(rèn)為價(jià)格越低越好，將項(xiàng)目價(jià)格壓到很低，在這種情況下，供應(yīng)商考慮到自身成本的因素，往往派駐實(shí)施經(jīng)驗(yàn)不夠、水平較低的實(shí)施顧問，在實(shí)施、服務(wù)質(zhì)量等方面也大打折扣，最終給項(xiàng)目帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)組織項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目方案建議書進(jìn)行認(rèn)真評(píng)估，并在評(píng)估過程中與供應(yīng)商保持密切的溝通，遇到不清楚的問題及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商弄清楚。項(xiàng)目組完成評(píng)估后，應(yīng)討論確定進(jìn)入下一輪的供應(yīng)商，并安排方案展示、典型客戶參觀的日程。同時(shí)，無論供應(yīng)商是否獲得進(jìn)入下一輪競標(biāo)資格，項(xiàng)目組都應(yīng)正式通知供應(yīng)商，并對(duì)參加競標(biāo)但未入選的供應(yīng)商表示感謝。
第4步：參觀典型用戶
傾聽供應(yīng)商典型用戶的心聲非常重要，他們將為企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施提供重要參考意見，同時(shí)也可以對(duì)供應(yīng)商以往實(shí)施的項(xiàng)目情況進(jìn)行了解。在參觀典型用戶之前，項(xiàng)目組應(yīng)事先準(zhǔn)備好需要了解的問題清單，以便做到確保參觀的有效性。準(zhǔn)備的問題包括典型用戶的eHR系統(tǒng)軟件應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實(shí)施階段、系統(tǒng)應(yīng)用情況、系統(tǒng)對(duì)需求變化的適應(yīng)性、服務(wù)質(zhì)量，以及對(duì)該供應(yīng)商的綜合評(píng)價(jià)等。典型用戶的意見固然重要，但項(xiàng)目組也應(yīng)該對(duì)這些意見進(jìn)行客觀評(píng)估，以確保評(píng)估過程盡可能公正、公平。
有的企業(yè)還希望參觀供應(yīng)商，以進(jìn)一步評(píng)估ehr系統(tǒng)供應(yīng)商的綜合實(shí)力，并就一些不清楚問題作進(jìn)一步溝通。
第5步：方案調(diào)整溝通及價(jià)格談判
一般來講，項(xiàng)目組通過一系列地ehr系統(tǒng)選型工作，會(huì)對(duì)原來的項(xiàng)目需求進(jìn)行調(diào)整，有的甚至和當(dāng)初需求差異較大，這樣就要求供應(yīng)商對(duì)解決方案進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整。
最后，作為選擇供應(yīng)商的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，價(jià)格談判也是這一階段的重點(diǎn)工作。對(duì)于價(jià)格，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身預(yù)算，并參考前期項(xiàng)目需求的變化，設(shè)定一個(gè)合理的價(jià)格區(qū)間。只要在此區(qū)間之內(nèi)的報(bào)價(jià)，都應(yīng)認(rèn)為是合理報(bào)價(jià)。項(xiàng)目組在此階段最容易進(jìn)入的誤區(qū)是進(jìn)入低價(jià)陷阱，首先項(xiàng)目組本身將低價(jià)作為選擇供應(yīng)商的首要指標(biāo)，這樣就會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商互相殺價(jià)，進(jìn)入惡性價(jià)格競爭的怪圈。要知道，大部分供應(yīng)商都會(huì)采用降低實(shí)施和服務(wù)質(zhì)量的辦法來應(yīng)對(duì)過低的價(jià)格，部分遵守市場規(guī)則的供應(yīng)商甚至?xí)苯舆x擇退出價(jià)格戰(zhàn)。因此，過度降價(jià)必然會(huì)帶來項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，這是項(xiàng)目組需要重點(diǎn)權(quán)衡的地方。
第6步：最終確定供應(yīng)商，并簽訂合同
在做完上述工作之后，我們相信項(xiàng)目組成員已經(jīng)對(duì)各個(gè)入選供應(yīng)商都有了清晰的評(píng)估結(jié)果。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)趁熱打鐵，及時(shí)組織召開會(huì)議討論確定供應(yīng)商，一般到這個(gè)階段，結(jié)果已經(jīng)非常明確。
在內(nèi)部確定供應(yīng)商之后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并就合同條款進(jìn)行溝通，包括對(duì)系統(tǒng)上線時(shí)間、產(chǎn)品功能模塊、項(xiàng)目價(jià)格、付款條件及違約責(zé)任等方面的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對(duì)簽訂合同這一環(huán)節(jié)重點(diǎn)控制，因?yàn)檫@是對(duì)雙方權(quán)責(zé)的明確，也是雙方合作的最重要依據(jù)。
最后，項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)向未能最終中標(biāo)的供應(yīng)商解釋其落選原因，并對(duì)其在前期所做的大量工作表示感謝。
以上就是eHR選型供應(yīng)商招標(biāo)階段最關(guān)鍵的六步，但其實(shí)并不是每個(gè)企業(yè)都要按此標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行，在實(shí)際選型過程中應(yīng)該懂得靈活運(yùn)用。值得鄭重一提的是，選擇一個(gè)優(yōu)秀的供應(yīng)商只是項(xiàng)目成功的保障，要想ehr項(xiàng)目獲得最終成功，還需要項(xiàng)目組和供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)在合作過程中不斷溝通、磨合、實(shí)踐。
