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行業(yè)資訊
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人力資源管理軟件的選型與使用成了當(dāng)前人力資源管理領(lǐng)域非常熱門的話題。人力資源管理軟件購(gòu)買，需要用戶制定正確的選型策略，遵循規(guī)范的選型流程以及設(shè)計(jì)完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系?，F(xiàn)針對(duì)人力資源管理軟件的選購(gòu)總結(jié)出以下三個(gè)策略、六個(gè)步驟，供用戶選型時(shí)參考：
原則1：選擇適合的HR軟件才是最好的
選擇人力資源管理軟件時(shí)，客戶必須要對(duì)企業(yè)自身人力資源管理所處的階段有清晰的認(rèn)識(shí)，并能對(duì)未來(lái)發(fā)展的需要有所判斷?！斑m合的解決方案”必須立足于客戶所處管理階段的現(xiàn)實(shí)，但又能在一定程度上引導(dǎo)與促進(jìn)客戶人力資源管理水平的提升。不立足于企業(yè)自身的實(shí)際情況，盲目追求“最完美的解決方案”，很可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)為適應(yīng)該解決方案中蘊(yùn)含的先進(jìn)管理模式與業(yè)務(wù)流程，不得不對(duì)企業(yè)現(xiàn)有管理模式與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行大規(guī)模再造，甚至?xí)苯記_擊企業(yè)業(yè)已形成的核心價(jià)值?！斑m合的解決方案”倡導(dǎo)的是一種漸進(jìn)式的“管理改進(jìn)”，而“完美的解決方案”往往迫使企業(yè)進(jìn)行“管理革命”。就現(xiàn)階段而言，國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)是負(fù)擔(dān)不起“管理革命”的代價(jià)的。
事實(shí)上，沒有所謂能夠解決所有問題的“完美解決方案”。對(duì)一個(gè)企業(yè)而言是最好的解決方案，換到其他企業(yè)就未必適合。適合自己的才是最好的解決方案。
原則2：深入了解人力資源管理軟件供應(yīng)商
人力資源管理軟件不是一個(gè)簡(jiǎn)單的買來(lái)就用的管理軟件，其部署過程是一個(gè)包含了系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)實(shí)施、培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)、系統(tǒng)應(yīng)用管理等眾多環(huán)節(jié)的復(fù)雜過程，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問題，都可能導(dǎo)致人力資源管理軟件在企業(yè)中實(shí)施或應(yīng)用的失敗。這也決定了客戶在選擇HR解決方案時(shí)不能只關(guān)注產(chǎn)品本身的特性與價(jià)格等因素，還應(yīng)該深入了解產(chǎn)品技術(shù)框架、產(chǎn)品的成熟度、產(chǎn)品的客戶數(shù)量、供應(yīng)商的服務(wù)能力、供應(yīng)商HR業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)以及公司的發(fā)展前景等關(guān)于供應(yīng)商綜合實(shí)力方面的因素。很多時(shí)候，客戶在支付了可觀的費(fèi)用后卻得不到相應(yīng)的服務(wù)；甚至有些供應(yīng)商因?yàn)楦鞣N原因退出HR業(yè)務(wù)領(lǐng)域，導(dǎo)致其過去的客戶無(wú)法得到后續(xù)的服務(wù)。
原則3：避免過度招標(biāo)人力資源管理軟件
企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理軟件選型時(shí)，會(huì)遇到大量的廠商參與競(jìng)爭(zhēng)。不同廠商的產(chǎn)品適用的客戶群是不一樣的，很少有廠商提供的產(chǎn)品能夠適應(yīng)不同性質(zhì)、不同規(guī)模企業(yè)的所有需求。針對(duì)某一個(gè)客戶，有些廠商的產(chǎn)品比較貼近，有些則相去甚遠(yuǎn)。總有一些弱勢(shì)的廠商為了獲得項(xiàng)目機(jī)會(huì)而將價(jià)格報(bào)的很低，多數(shù)情況下，客戶也會(huì)順勢(shì)以此來(lái)引發(fā)廠商之間的價(jià)格戰(zhàn)。最后的結(jié)果是：客戶集市場(chǎng)上所有軟件的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處寫成的“完美需求”，以一個(gè)最低價(jià)中標(biāo)，這就是所謂的“過度招標(biāo)”現(xiàn)象。這種情況下，看上去客戶是最大的贏家，實(shí)際上它早已違背了“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)”最基本的市場(chǎng)規(guī)律，一些廠商在客戶“過度招標(biāo)”狀態(tài)下作出的種種承諾，往往會(huì)在獲得項(xiàng)目機(jī)會(huì)后大打折扣，這將為項(xiàng)目的后期實(shí)施與應(yīng)用留下大量隱患。
帶著以上的人力資源管理軟件購(gòu)買的原則，開始展開人力資源管理軟件選型的步驟：
步驟一：確定項(xiàng)目組及目標(biāo)
人力資源管理軟件是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在進(jìn)行選型時(shí)需要考慮的因素很多。項(xiàng)目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實(shí)際，設(shè)定人力資源管理軟件的建設(shè)目標(biāo)。在選型開始前沒有明確的目標(biāo)，將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目組浪費(fèi)大量時(shí)間對(duì)一些并不適合的產(chǎn)品與供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，甚至導(dǎo)致選擇不合適的合作伙伴。
確定項(xiàng)目目標(biāo)，需要項(xiàng)目組與企業(yè)高層管理者、HR軟件管理人員、部門經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶等企業(yè)內(nèi)外部與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進(jìn)行充分溝通來(lái)完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標(biāo)。
步驟二：確定人力資源管理軟件實(shí)施項(xiàng)目預(yù)算和建設(shè)模式
確定項(xiàng)目預(yù)算一般會(huì)參考兩種方法：一是通過了解供應(yīng)商的一般報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)擬定；二是通過向其他已經(jīng)實(shí)施過人力資源管理軟件的同行了解項(xiàng)目成本情況。
比較規(guī)范的做法是，在與供應(yīng)商溝通前，用戶先要了解企業(yè)過去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評(píng)估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設(shè)不同環(huán)節(jié)上的投資意愿。與此相對(duì)應(yīng)，在擬定預(yù)算時(shí)，要特別注意將費(fèi)用至少劃分成兩部分，即軟件系統(tǒng)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用費(fèi)用。軟件費(fèi)用一般指軟件許可費(fèi)用及每年的升級(jí)維護(hù)費(fèi)用；實(shí)施費(fèi)用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓(xùn)以及定制開發(fā)等方面的費(fèi)用。
對(duì)于IT部門力量比較強(qiáng)大的用戶而言，隨著人力資源管理軟件選型工作的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目組成員經(jīng)常會(huì)在自行開發(fā)還是外包給專業(yè)人力資源管理軟件供應(yīng)商之間艱難選擇。這是一場(chǎng)非常耗費(fèi)精力的爭(zhēng)論，選型流程走到這一步，用戶不應(yīng)讓這種爭(zhēng)論繼續(xù)下去，否則因?yàn)檫@個(gè)因素的不確定將使得后續(xù)選型工作遠(yuǎn)離制定的目標(biāo)。
是自行開發(fā)還是外包？可以通過回答以下幾個(gè)問題來(lái)確定答案：內(nèi)部是否能為HR項(xiàng)目提供所有必需的IT資源；HR部門是否有足夠的精力與專業(yè)知識(shí)來(lái)完成系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)工作，并自始至終能指導(dǎo)IT部門的開發(fā)工作；與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相比，IT部門將賦予HR項(xiàng)目怎樣的優(yōu)先權(quán)；HR部門能否得到IT部門及時(shí)、高質(zhì)量的服務(wù)；是否有很多特殊要求以致外部供應(yīng)商提供的HR管理軟件不能通過實(shí)施配置來(lái)滿足企業(yè)70%以上的需求。
步驟三：選HR軟件供應(yīng)商
在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初選時(shí)，項(xiàng)目組應(yīng)該著手準(zhǔn)備需求建議書。需求建議書是用戶為確保供應(yīng)商理解項(xiàng)目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項(xiàng)目建議書，編制而成的需求規(guī)范。需求建議書不能確保用戶據(jù)此就能獲得理想的HR解決方案，但卻可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)那些接近自身需求的系統(tǒng)。編制需求建議書的過程實(shí)際上也是用戶進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過程，并以此建立起用戶與供應(yīng)商深入溝通的橋梁。需求建議書可節(jié)省選型時(shí)間，并使得各供應(yīng)商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。因此，編寫需求建議書十分必要。
一旦完成了需求建議書編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認(rèn)定的具備競(jìng)標(biāo)資格的供應(yīng)商，并給這些供應(yīng)商預(yù)留2—4周時(shí)間回應(yīng)RFP。在此期間，供應(yīng)商會(huì)不斷對(duì)RFP提出一些疑問，必要情況下，項(xiàng)目組需要就此對(duì)RFP進(jìn)行修改，并以正式的形式統(tǒng)一通知所有參與競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商。
步驟四：人力資源管理軟件評(píng)估方案建議書
供應(yīng)商在正式提交方案建議書之前，用戶需要制定評(píng)估建議書的標(biāo)準(zhǔn)。通常的做法是，可以創(chuàng)建一個(gè)電子表格，將需求建議書中涉及的所有關(guān)鍵條目提取出來(lái)分類排列，根據(jù)其對(duì)用戶的重要程度而指定不同的分值權(quán)重。需要指出的是，價(jià)格的靈活性往往比較大，在后期的商務(wù)談判過程中一般都會(huì)有所變動(dòng)。但報(bào)價(jià)必須在建議書里予以明示，因?yàn)檫@個(gè)報(bào)價(jià)將會(huì)成為未來(lái)進(jìn)行價(jià)格談判的參考依據(jù)，不至于使供應(yīng)商毫無(wú)根據(jù)、漫無(wú)邊際地進(jìn)行價(jià)格調(diào)整。
接下來(lái)是系統(tǒng)演示，這為用戶與供應(yīng)商創(chuàng)造了面對(duì)面溝通的機(jī)會(huì)。在這個(gè)階段，用戶應(yīng)該掌握系統(tǒng)演示的主動(dòng)權(quán)，準(zhǔn)備好在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候就一些關(guān)鍵問題進(jìn)行提問。對(duì)供應(yīng)商系統(tǒng)演示效果的評(píng)估主要基于需求建議書階段的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。全部系統(tǒng)演示過程結(jié)束后，用戶對(duì)每一家供應(yīng)商及其提供的人力資源管理軟件解決方案就有了直觀認(rèn)識(shí)。
步驟五：拜訪用戶或軟件測(cè)試
在與勝出的供應(yīng)商進(jìn)一步接觸之前，項(xiàng)目組應(yīng)該從這些供應(yīng)商提供的用戶名單中挑選并聯(lián)系2~3家典型用戶。與典型用戶聯(lián)系之前，項(xiàng)目組需要準(zhǔn)備一系列有針對(duì)性的問題，問題可以圍繞該典型用戶的人力資源管理軟件應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實(shí)施效果、系統(tǒng)維護(hù)與應(yīng)用情況、系統(tǒng)對(duì)需求變化的適應(yīng)性、后續(xù)服務(wù)水平以及對(duì)該供應(yīng)商的綜合評(píng)價(jià)等方面展開。
拜訪用戶這一環(huán)節(jié)對(duì)于有些項(xiàng)目來(lái)說(shuō)難度較大，費(fèi)用開銷也較大。那么，搞一次關(guān)鍵需求測(cè)試應(yīng)該是一個(gè)比較理想的替代方案。供應(yīng)商按照用戶預(yù)先提供的測(cè)試用例進(jìn)行測(cè)試，進(jìn)一步確認(rèn)產(chǎn)品的各項(xiàng)性能指標(biāo)，如易用性、開放性、穩(wěn)定性、安全性等。這一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)是讓使用該模塊的工作人員參與進(jìn)來(lái)，共同參與評(píng)判，防止軟件選型后，他們以各種理由拒絕使用軟件。尤其是企業(yè)的薪酬、績(jī)效等關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門，他們往往在系統(tǒng)選型前已經(jīng)在應(yīng)用一些的小軟件，至少也在用EXCEL處理一些業(yè)務(wù)，一旦所選軟件不符合他們的意愿，他們可能會(huì)找出種種理由排斥使用新軟件，而堅(jiān)持繼續(xù)使用自己的小軟件，這往往是人力資源管理軟件應(yīng)用走向失敗的一個(gè)很關(guān)鍵的原因。
步驟六：調(diào)整人力資源管理軟件整體方案最后決策
通過與供應(yīng)商及其用戶的現(xiàn)場(chǎng)溝通，項(xiàng)目組將會(huì)對(duì)需求建議書再次進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整，確保在前面各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的關(guān)于技術(shù)環(huán)境、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)性能、實(shí)施計(jì)劃、報(bào)價(jià)以及售后服務(wù)等方面的各項(xiàng)議題得到充分考慮，并要求供應(yīng)商在方案調(diào)整中進(jìn)行答復(fù)或確認(rèn)；除了報(bào)價(jià)之外，供應(yīng)商對(duì)其他部分內(nèi)容都能相對(duì)容易地做出最大限度承諾。
對(duì)供應(yīng)商及其用戶的拜訪結(jié)束后，項(xiàng)目組事實(shí)上已經(jīng)對(duì)供應(yīng)商做出了大致的排名。如果這些供應(yīng)商在最后一次方案調(diào)整中沒有出現(xiàn)明顯失誤，經(jīng)過對(duì)方案的再次評(píng)估后，上述排名的印象基本上不會(huì)變化。
假如排名最優(yōu)的人力資源管理軟件供應(yīng)商各方面都比其他幾家優(yōu)秀，就可以邀請(qǐng)這家供應(yīng)商進(jìn)行談判了。不過，這并不是說(shuō)其他幾家軟件供應(yīng)商就完全沒有機(jī)會(huì)了，你還得留著備用，因?yàn)?，一旦你跟最?yōu)那家軟件供應(yīng)商合同談判談崩了，那么，這些后補(bǔ)的供應(yīng)商就有機(jī)會(huì)了。所以，不要把機(jī)會(huì)的大門過早地對(duì)其他幾家供應(yīng)商關(guān)閉起來(lái)。
