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在“數(shù)字化”、“智能化”被不斷提及的后疫情時代，傳統(tǒng)線下手工的人力資源管理方式已經(jīng)不再能滿足企業(yè)的要求。企業(yè)人力資源管理紛紛趕上“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型的趨勢，即利用人力資源管理系統(tǒng)來提升管理效率，解放HR的雙手，實現(xiàn)由內(nèi)及外的改革。
正如我們所知，傳統(tǒng)的人力資源管理中，HR經(jīng)常會被各種各樣的初級人力事務(wù)如考勤統(tǒng)計、薪酬計算、工資發(fā)放所“纏身”。根據(jù)研究顯示，當枯燥的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作占到人力管理日常工作的35%以上時，HR將很難有精力進行其他人力資源事務(wù)管理，這會使企業(yè)人力資源管理部門執(zhí)行力和工作效率也隨著下降，最后將直接影響企業(yè)的決策制定和戰(zhàn)略部署。所以人力資源管理系統(tǒng)的作用在于既幫助企業(yè)人力資源管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同時也為HR提升了工作效率。那么我們將從以下三方面，來進行關(guān)于人力資源管理系統(tǒng)如何助力提升HR工作效率的探索。
1.將HR從繁瑣的事務(wù)中解放出來。
工作量大，繁瑣是人力資源管理的一大特點，對于HR來講也是一大痛點。而這些繁重的工作量更多是來自于員工信息記錄、考勤排班統(tǒng)計、薪資福利計算。那我們就從這幾點出發(fā)，來簡析人力資源管理系統(tǒng)是如何為HR提升工作效率的。
①員工信息記錄
傳統(tǒng)的員工信息記錄都需要通過HR進行手工記錄和收集，包括從入職前的簡歷，到入職后的各項資料檔案，以及之后在企業(yè)中形成的關(guān)于入離調(diào)轉(zhuǎn)等一系列信息，都需要HR經(jīng)手處理。但是這些資料的收集、整理、維護往往會占據(jù)HR大量的時間，特別是當HR遇到繁忙期時很容易因時間不足而造成工作混亂，從而導(dǎo)致工作產(chǎn)能低下。
人力資源管理系統(tǒng)的員工管理模塊，能解決這些問題。它為HR提供了員工信息一體化管理：在信息的收集方面，HR可以員工管理模塊中的預(yù)入職功能，實現(xiàn)每位員工個人資料的自我完善和提交；在信息的維護方面，當之后有進行關(guān)于入離調(diào)轉(zhuǎn)這些職業(yè)生命周期事務(wù)的異動時，員工可通過流程功能自行提交申請，HR進行流程審批即可實現(xiàn)員工信息的自動維護和更新。通過這樣的方式，大大節(jié)省了HR查找和手工修改員工資料所需要的時間和精力，進一步提高了HR的工作效率。
?、诳记谂虐嘟y(tǒng)計
對于企業(yè)來說，考勤制度相對復(fù)雜，以及各種關(guān)于外勤、加班、休假等信息的結(jié)合，往往會使HR在整理員工考勤這一塊心力交瘁，不知從何下手。
人力資源管理系統(tǒng)的好處在于幫助HR結(jié)合公司情況進行員工、部門等類型的排班方案設(shè)置，從而進行考勤狀態(tài)的實時跟蹤。當員工有關(guān)于外勤、加班、休假等相關(guān)事假的申請時，系統(tǒng)也會自動統(tǒng)計到個人的考勤管理中，自動形成考勤日報、月報等數(shù)據(jù)報表，無需HR進行人工整理和統(tǒng)計。這一方面提高了HR統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)的效率，也消除了HR在統(tǒng)計時出錯的可能性。
③薪資福利計算
薪資福利管理是企業(yè)人力資源管理工作的重要部分，HR在進行員工的薪酬福利管理時往往會出現(xiàn)這樣的問題：由于傳統(tǒng)模式下工作量巨大，薪資架構(gòu)體系復(fù)雜，經(jīng)常有出錯的風險，如果這個環(huán)節(jié)除了差錯，迎面而來的是各種各樣的投訴和抱怨，以及工作量的重新疊加。
所以人力資源管理系統(tǒng)可以助力HR對員工薪酬福利進行集中管理，可實現(xiàn)不同人員或部門進行薪資架構(gòu)體系的設(shè)置，同時還能納入系統(tǒng)中其它包括考勤、績效、社保公積金等方面的數(shù)據(jù)來參與薪資核算，實現(xiàn)員工薪資的自動化智能計算和形式多樣的報表統(tǒng)計，從而減少HR協(xié)調(diào)整理各方面數(shù)據(jù)的時間，提高統(tǒng)計效率。
2.協(xié)助HR規(guī)范人事工作流程
在傳統(tǒng)的人事工作流程中，大多數(shù)企業(yè)往往都會因為流程制度不明確，執(zhí)行過程缺乏相應(yīng)的透明性和得不到相應(yīng)的監(jiān)督，導(dǎo)致在流程審批過程中經(jīng)常出現(xiàn)審批時間長，資料權(quán)限失控，當出現(xiàn)問題和爭執(zhí)時，難以追溯其過程等狀況，再加上時間、地點及人為等因素制約，企業(yè)內(nèi)部事務(wù)難以保持高效運行。
讓人事工作流程轉(zhuǎn)移到人力資源管理系統(tǒng)上對于HR來說有兩大好處。一方面，通過相應(yīng)申請的業(yè)務(wù)流程和相應(yīng)負責人來明確企業(yè)內(nèi)部事務(wù)該如何辦、由誰辦、由誰負責，即便是新手HR，也能快速上手管理相應(yīng)工作。另一方面，線上流程能免除員工親自去到HR部門進行相關(guān)事務(wù)申請的過程，讓HR的工作變得更加靈活，工作計劃的安排也能擺脫空間和時間上的束縛。
3.智能人事工作提醒
HR的工作通常都有臨時性和延時性，特別是在招聘這塊。還有關(guān)于合同、員工關(guān)懷等方面的事務(wù)，也是極容易被遺漏的部分。而人力資源管理系統(tǒng)的智能提醒，能為HR提供相應(yīng)的工作安排以及時間提醒。無論是招聘管理還是合同管理、員工關(guān)懷，都能提前在系統(tǒng)中先設(shè)置好處理的時間，之后通過門戶工作臺、招聘工作臺提前通知HR做好工作安排與交接，保證工作有條不紊地進行。
人力資源管理系統(tǒng)除了在協(xié)調(diào)HR工作安排上有著高效的輔助作用外，還能在員工能力分析、企業(yè)決策分析、人力成本分析等方面提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，實現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的優(yōu)化升級，從而推動企業(yè)數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型進程。
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