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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
員工信息檔案管理，是人事檔案的一種類型，是對(duì)員工的入職信息、員工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、薪酬調(diào)查、移動(dòng)等資料管理的統(tǒng)稱。員工信息檔案管理對(duì)公司來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，既是任人用人的依據(jù)，也是開(kāi)展管理的支撐，必要時(shí)還能作為法律憑證。人力資源信息化管理是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的基石，員工檔案信息化管理數(shù)據(jù)是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重要人事管理決策的重要依據(jù)。那么，使用檔案軟件管理系統(tǒng)管理員工信息有什么好處？
一、檔案軟件管理系統(tǒng)的構(gòu)建
如何準(zhǔn)確地掌握各種人力資源信息資料，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略制定恰當(dāng)?shù)娜肆Y源發(fā)展戰(zhàn)略，成了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)們必須解決的難題。人才如何儲(chǔ)備和選拔，人力資源如何培訓(xùn)和開(kāi)發(fā)，員工業(yè)績(jī)?nèi)绾慰己?，人員工資福利如何確定等等，都是必須要面對(duì)的問(wèn)題。因此建立一個(gè)有效的檔案軟件管理系統(tǒng)來(lái)提高企業(yè)人力資源管理效率，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，是非常重要的。
一般來(lái)說(shuō)，一套典型的檔案軟件管理系統(tǒng)，從功能結(jié)構(gòu)上應(yīng)當(dāng)分為三個(gè)層面：
1．基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層包含的是變動(dòng)很小的靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要有兩大類：一類是員工個(gè)人屬性數(shù)據(jù)，又稱為員工信息管理，它是任何人力資源管理系統(tǒng)必備的功能，包括員工個(gè)人基本信息、員工工作分配的信息、家庭和社會(huì)關(guān)系、合同和檔案信息、員工各種證件和證書(shū)信息等；另一類是單位數(shù)據(jù)，如組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、工資級(jí)別、管理制度等?；A(chǔ)數(shù)據(jù)在HR系統(tǒng)初始化的時(shí)候要用到，是整個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。
2．業(yè)務(wù)處理層
業(yè)務(wù)處理層是指對(duì)應(yīng)于人力資源管理具體業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)功能，這些功能將在日常管理工作中不斷產(chǎn)生與積累新數(shù)據(jù)，如薪資數(shù)據(jù)、績(jī)效考核數(shù)據(jù)、培訓(xùn)數(shù)據(jù)、考勤休假數(shù)據(jù)等。這些數(shù)據(jù)將成為企業(yè)掌握人力資源狀況、提高人力資源管理水平以及提供決策支持的主要數(shù)據(jù)來(lái)源。
3．決策支持層
決策支持層建立在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)組成的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)之上，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，就能快速獲得所需信息，如工資狀況、員工考核情況等。這不僅能提高人力資源的管理效率，而且便于單位高層從總體上把握人力資源情況。
二、員工信息管理的作用
員工信息以員工個(gè)人為單元，是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力等情況的真實(shí)記錄，客觀地反映了一個(gè)員工的真實(shí)情況。當(dāng)單位按照一定的原則與方法，對(duì)員工信息進(jìn)行加工整理，并由各單位的人力資源部門(mén)設(shè)專人統(tǒng)一保管時(shí)，就構(gòu)成了員工信息管理。
員工信息管理具有如下的作用：
1．員工信息管理是單位全方位考察員工的必要手段，是人力資源管理活動(dòng)中必不可少的工具之一。
2．員工信息管理為單位處理員工的有關(guān)問(wèn)題提供了依據(jù)和憑證。
3．員工信息管理為單位制定人力資源管理等政策，以及人才學(xué)、心理學(xué)等學(xué)科的研究提供了原始資料。
三、員工信息管理的內(nèi)容
員工信息包含的內(nèi)容，單位可根據(jù)自身的需求，按不同的類別與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行界定。
一般來(lái)說(shuō)，員工信息的內(nèi)容主要包括：
1．反映員工歷史狀況的信息。主要內(nèi)容有：履歷材料，自傳材料，鑒定材料，政治歷史問(wèn)題的審查、甄別和復(fù)查材料，參加黨團(tuán)組織的材料等。
2．反映員工現(xiàn)狀的信息。包括目前的個(gè)人狀況信息及與工作相關(guān)的信息，如職務(wù)、職稱、教育狀況、工作變動(dòng)、工資變動(dòng)、任免晉升、考核材料等，獎(jiǎng)勵(lì)和模范先進(jìn)事跡材料，處分、取消處分和甄別復(fù)查材料等。
3．反映員工個(gè)性與潛能的信息。包括興趣、特長(zhǎng)，愛(ài)好等信息。實(shí)際上，單位可根據(jù)工作的需要或單位人員管理的情況，建立有效、實(shí)用的人員信息資料。值得強(qiáng)調(diào)的是員工信息內(nèi)容項(xiàng)目繁多，但應(yīng)做到規(guī)定的內(nèi)容都收集在員工信息中，并且要統(tǒng)一信息管理的要求和規(guī)格規(guī)范，做到信息管理制度化、科學(xué)化。
四、員工信息管理的步驟和方法
1．員工信息的收集。員工信息資料的收集是由人力資源部門(mén)通過(guò)各種渠道，將有關(guān)人員歷史上形成的和近期形成的人事材料收集而成，尤其是對(duì)新招聘員工信息資料的收集。
2．員工信息的整理。員工信息的整理就是按照一定的規(guī)則、方法和程序，對(duì)收集到的單位員工的信息資料進(jìn)行鑒別、歸類、排列、登記、技術(shù)處理，使之系統(tǒng)化、規(guī)范化、條理化。既包括對(duì)新招聘員工信息資料的整理，也包括對(duì)原有員工信息資料的整理，主要表現(xiàn)在鑒別、分類、編排、登記等環(huán)節(jié)，使其達(dá)到“完整、真實(shí)、精確、實(shí)用”的要求。
3．員工信息的保管。主要包括：?jiǎn)T工信息的編號(hào)、存放；員工信息的接收、轉(zhuǎn)移及登記；員工信息的檢查和保密工作等。為了更好地保管員工信息，員工信息必須集中在
人力資源部等相關(guān)部門(mén)，任何人不得私自保存本人或他人的信息資料，同時(shí)還要建立相應(yīng)的保管制度，如材料的歸檔制度、檢查與核對(duì)制度、傳遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度等。對(duì)員工信息資料的管理給出嚴(yán)格、科學(xué)合理的界定，避免信息丟失造成不良后果。
最后，我們不難看出檔案軟件管理系統(tǒng)確實(shí)能夠發(fā)揮非常重要的作用，在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候，它就是通過(guò)這樣的方式進(jìn)行管理的，但是除了這些之外，它還能夠發(fā)揮其他的一些作用，比如能夠?qū)T工的各種信息進(jìn)行快速的識(shí)別與讀入等等。
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