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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
人力資源管理信息化作為企業(yè)管理信息化的重要組成部分，一直困擾著企業(yè)人力資源管理部門的決策者。許多企業(yè)人力資源管理信息化的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)都表明，其成功的關(guān)鍵在于能否構(gòu)建出適合企業(yè)特點和需求的人力資源管理系統(tǒng)(humanresourcesmanagementsystem,HRMS)。筆者認為，企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的建設(shè)要想取得成功，必須從系統(tǒng)工程和軟件工程的角度進行研究和實施，其參考步驟如下。
一、澄清認識，規(guī)劃為先
hrms是信息技術(shù)與人力資源戰(zhàn)略、方法的融合，即信息技術(shù)對hrm的滲透而產(chǎn)生的戰(zhàn)略與方法再造，因此它絕對不是純粹的it項目。企業(yè)應(yīng)利用信息技術(shù)來推動完善人力資源管理體系，將hrms規(guī)劃與其他is規(guī)劃一道納入企業(yè)戰(zhàn)略目標制定的過程，從企業(yè)人力資源戰(zhàn)略與信息技術(shù)戰(zhàn)略全局的高度出發(fā)，才能應(yīng)對企業(yè)人力資源管理環(huán)境的變化，從而提高hrms實施的成功率和服務(wù)水平，延長系統(tǒng)應(yīng)用的生命周期。合理的hrms規(guī)劃可以參照以下步驟進行：
成立規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組并組織相關(guān)培訓(xùn)
hrms規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該由組織的主要決策者之一負責(zé)，其成員包括人力資源部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)骨干、人力資源管理專家和系統(tǒng)分析設(shè)計人員，通過培訓(xùn)使其了解hrms相關(guān)專業(yè)知識并掌握制定hrms規(guī)劃方
全面收集和整理規(guī)劃信息
進行hrms規(guī)劃時需要使用的信息包括人力資源管理政策信息、勞動力市場信息和現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)信息，通過對這些數(shù)據(jù)和信息的歸類和匯總，為hrms的規(guī)劃準備好“原材料”。
確定規(guī)劃性質(zhì)和期限
hrms規(guī)劃需要根據(jù)組織規(guī)模、管理規(guī)范化程度以及產(chǎn)品/勞動需求等基本情況確定規(guī)劃的年限和具體方法，以明確規(guī)劃的性質(zhì)和適用范圍，進而合理地選用規(guī)劃輔助工具或軟件。
約束條件分析
對hrms的目標、開發(fā)方法、功能結(jié)構(gòu)及財務(wù)狀況等逐個進行分析后，根據(jù)組織自身的財力、人力及物力等諸資源的現(xiàn)狀和限制，將hrms建設(shè)的約束條件一一定義出來，為其目標的制定識別障礙。
明確目標和基本結(jié)構(gòu)
確定hrms的建設(shè)目標，諸如應(yīng)具備的功能、項目服務(wù)范圍和項目建設(shè)質(zhì)量等，給出其初步形態(tài)和基本框架，為項目的分析和設(shè)計指明方向。
擬定開發(fā)方案
選定優(yōu)先建設(shè)的子項目，確定項目建設(shè)的總體順序，制定較為詳細的開發(fā)策略，明確具體的開發(fā)方法，估計項目成本和人員需求并列出建設(shè)進度表。
二、詳細調(diào)查，全面分析
hrms的建設(shè)無論采用信息系統(tǒng)開發(fā)常用的結(jié)構(gòu)化方法、原型方法還是面向?qū)ο蠓椒?，對系統(tǒng)的分析都是必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。hrms分析就是對要建設(shè)的項目進行系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)化的研究，分析hrm過程并提出優(yōu)化和改進的思路和邏輯方案/模型，解決“做什么”的問題?，F(xiàn)代系統(tǒng)工程的方法論提供了系統(tǒng)分析的科學(xué)步驟和工具：
項目建設(shè)的可行性分析
hrms可行性分析的內(nèi)容主要包括：人力資源管理人員對項目建設(shè)的態(tài)度和管理方面的條件是否滿足，當(dāng)前項目建設(shè)隊伍的能力能否滿足系統(tǒng)需求，項目建設(shè)經(jīng)費能否及時到位，項目的經(jīng)濟效益能否達到或超過支出等。此外，可行性分析的結(jié)論應(yīng)明確指出項目建設(shè)是立即進行、暫緩?fù)ㄟ^還是根本不行，為后續(xù)工作指明道路。
業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)的調(diào)查和分析
項目建設(shè)的可行性通過分析驗證后，就應(yīng)該對人力資源管理部門的結(jié)構(gòu)、職能和業(yè)務(wù)流程進行詳細調(diào)查和分析，在此過程中可以借助組織結(jié)構(gòu)圖、管理功能圖和業(yè)務(wù)流程圖等圖形分析工具或相關(guān)軟件描述相關(guān)靜態(tài)或動態(tài)的管理信息，了解組織內(nèi)人力資源的基本情況，以發(fā)現(xiàn)其不合理甚至錯漏之處，進而為優(yōu)化業(yè)務(wù)提供條件。為了有效地引入信息技術(shù)輔助管理，還應(yīng)借助數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典、判斷樹/表等工具將管理數(shù)據(jù)和處理過程抽象地獨立出來，發(fā)現(xiàn)并解決數(shù)據(jù)流通中的問題，為后階段建立人力資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和設(shè)計相關(guān)功能模塊處理過程奠定基礎(chǔ)。
系統(tǒng)化分析
在對組織原有的管理業(yè)務(wù)流程、管理職能、數(shù)據(jù)及處理過程等做了詳細描述和認真分析以后，就可在此基礎(chǔ)上進行系統(tǒng)化的分析以確定HRMS系統(tǒng)的功能子系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)資源分布、數(shù)據(jù)處理流程和數(shù)據(jù)處理方式。本階段的工作可以使用系統(tǒng)化的聚類分析方法即功能/數(shù)據(jù)分析法，通過建立u/c矩陣，檢驗hrm數(shù)據(jù)的正確性、完整性、一致性和無冗余性，進而確定系統(tǒng)的邏輯功能、模塊劃分和數(shù)據(jù)資源分布狀況。
邏輯方案的建立
邏輯方案是指經(jīng)過系統(tǒng)分析和優(yōu)化后，系統(tǒng)擬采用的管理模型和數(shù)?處理方法，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及業(yè)務(wù)處理工作方式；系統(tǒng)的數(shù)據(jù)指標體系、數(shù)據(jù)流程及計算機部分描述；系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)資源分布方式；系統(tǒng)在各業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)擬采用的模型或算法；配套的管理制度和運行體制；開發(fā)資源和時間進度估計等。由于邏輯方案不同于計算機配置和軟件結(jié)構(gòu)模型等實體結(jié)構(gòu)方案，因此在構(gòu)思此階段時要保留一定的柔性。
三、系統(tǒng)設(shè)計，科學(xué)選型
hrms系統(tǒng)設(shè)計/選型的實質(zhì)是在系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上進行系統(tǒng)總體設(shè)計和物理設(shè)計，建設(shè)項目的物理模型，解決“怎么做”的問題。本階段可以參照系統(tǒng)工程理論中結(jié)構(gòu)化的設(shè)計方法：
總體結(jié)構(gòu)設(shè)計
總體結(jié)構(gòu)設(shè)計就是對系統(tǒng)總體框架和可利用的資源進行宏觀設(shè)計和規(guī)劃，主要工作是功能結(jié)構(gòu)設(shè)計和系統(tǒng)流程設(shè)計。以結(jié)構(gòu)化和模塊化的思想為指導(dǎo)，借助功能結(jié)構(gòu)圖和系統(tǒng)流程圖，可以將系統(tǒng)分解為功能單一但相互聯(lián)系的模塊，并詳細描述出各模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)系，用于表述系統(tǒng)處理過程的大致設(shè)想。
代碼設(shè)計
代碼設(shè)計是利用數(shù)字、字母或相關(guān)符號的組合來替代各類不同形式的管理信息，便于后面的計算機處理。通過設(shè)置信息的分類、編碼和校驗機制，可以在系統(tǒng)和使用者之間提供一種規(guī)范的、高效的交流工具，從而使很多的計算機處理變得十分方便和簡單。
模塊功能與處理過程設(shè)計
系統(tǒng)設(shè)計的最后一步，也是涉及具體業(yè)務(wù)處理過程最詳細的一步，是編寫程序?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。結(jié)合前階段的分析和設(shè)計成果，使用層次模塊結(jié)構(gòu)圖、hipo圖、結(jié)構(gòu)化算法描述語言等工具，具體設(shè)計出系統(tǒng)所有模塊的功能和處理過程、步驟及相互之間的連接方式。設(shè)計工作結(jié)束后，要提交系統(tǒng)設(shè)計報告，其內(nèi)容主要包括系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖、系統(tǒng)分類編碼方案、系統(tǒng)設(shè)備配置圖、i/o設(shè)計方案、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖、系統(tǒng)處理流程圖和設(shè)計方案說明。系統(tǒng)設(shè)計報告是設(shè)計階段的最終成果，也是下一步系統(tǒng)實施的基礎(chǔ)，一旦設(shè)計通過審查，整個項目的建設(shè)便可以進入項目實施階段。
周密部署，順利實施
實施是項目建設(shè)的最后一個階段，其實質(zhì)是將設(shè)計階段的結(jié)果在計算機系統(tǒng)和組織內(nèi)加以實現(xiàn)。由于牽涉組織管理的方方面面，在實施hrms之前有必要制定周密的計劃，以保證其順利進行。實施階段的主要任務(wù)包括：
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理與人員培訓(xùn)
項目建設(shè)組應(yīng)該注意采用統(tǒng)一規(guī)范的方法、手段和渠道將組織的人力資源管理軟件數(shù)據(jù)整理并輸入系統(tǒng)內(nèi)，與此同時進行的還有操作人員和用戶的培訓(xùn)，其主要內(nèi)容應(yīng)該集中在系統(tǒng)操作方式和流程、操作注意事項、可能的故障及其排除等方面，這樣做的目的是使用戶更有效地參與系統(tǒng)，加強用戶和分析設(shè)計人員之間的理解和溝通。
