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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
如今，越來越多的企業(yè)面臨著人力資源系統(tǒng)軟件選型問題，泡在網(wǎng)上看個幾天也沒看出頭緒來，到底該選哪家人力資源系統(tǒng)軟件供應商呢？選誰家的系統(tǒng)呢？
步驟一：確定項目組及目標
人力資源系統(tǒng)軟件是人力資源管理業(yè)務與IT技術的融合，在進行人力資源系統(tǒng)軟件選型時需要考慮的因素很多。項目組成立后的首要任務，是要立足企業(yè)實際，設定人力資源系統(tǒng)軟件的建設目標。在選型開始前沒有明確的目標，將會導致項目組浪費大量時間對一些并不適合的產(chǎn)品與供應商進行評估，甚至導致選擇不合適的合作伙伴。
確定項目目標，需要項目組與企業(yè)高層管理者、人力資源系統(tǒng)軟件管理人員、部門經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶等企業(yè)內外部與業(yè)務相關的不同角色進行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標。
步驟二：確定人力資源系統(tǒng)軟件實施項目預算和建設模式
確定項目預算一般會參考兩種方法：一是通過了解供應商的一般報價標準來擬定；二是通過向其他已經(jīng)實施過人力資源系統(tǒng)軟件的同行了解項目成本情況。
比較規(guī)范的做法是，在與供應商溝通前，用戶先要了解企業(yè)過去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設不同環(huán)節(jié)上的投資意愿。與此相對應，在擬定預算時，要特別注意將費用至少劃分成兩部分，即軟件系統(tǒng)費用、實施費用費用。軟件費用一般指軟件許可費用及每年的升級維護費用；實施費用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉換、培訓以及定制開發(fā)等方面的費用。
對于IT部門力量比較強大的用戶而言，隨著人力資源系統(tǒng)軟件選型工作的不斷推進，項目組成員經(jīng)常會在自行開發(fā)還是外包給專業(yè)HR軟件供應商之間艱難選擇。這是一場非常耗費精力的爭論，選型流程走到這一步，用戶不應讓這種爭論繼續(xù)下去，否則因為這個因素的不確定將使得后續(xù)選型工作遠離制定的目標。
是自行開發(fā)還是外包？可以通過回答以下幾個問題來確定答案：內部是否能為HR項目提供所有必需的IT資源；HR部門是否有足夠的精力與專業(yè)知識來完成系統(tǒng)分析與設計工作，并自始至終能指導IT部門的開發(fā)工作；與企業(yè)其他業(yè)務系統(tǒng)相比，IT部門將賦予HR項目怎樣的優(yōu)先權；HR部門能否得到IT部門及時、高質量的服務；是否有很多特殊要求以致外部供應商提供的人力資源系統(tǒng)軟件不能通過實施配置來滿足企業(yè)70%以上的需求。
步驟三：選人力資源系統(tǒng)軟件供應商
在對供應商進行初選時，項目組應該著手準備需求建議書。需求建議書是用戶為確保供應商理解項目的需求，并在此基礎上提供項目建議書，編制而成的需求規(guī)范。需求建議書不能確保用戶據(jù)此就能獲得理想的HR解決方案，但卻可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)那些接近自身需求的系統(tǒng)。編制需求建議書的過程實際上也是用戶進一步明確自己的目標與需求的過程，并以此建立起用戶與供應商深入溝通的橋梁。需求建議書可節(jié)省選型時間，并使得各供應商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。因此，編寫需求建議書十分必要。
一旦完成了需求建議書編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認定的具備競標資格的供應商，并給這些供應商預留2—4周時間回應RFP。在此期間，供應商會不斷對RFP提出一些疑問，必要情況下，項目組需要就此對RFP進行修改，并以正式的形式統(tǒng)一通知所有參與競標的供應商。
步驟四：人力資源系統(tǒng)軟件評估方案建議書
供應商在正式提交方案建議書之前，用戶需要制定評估建議書的標準。通常的做法是，可以創(chuàng)建一個電子表格，將需求建議書中涉及的所有關鍵條目提取出來分類排列，根據(jù)其對用戶的重要程度而指定不同的分值權重。需要指出的是，價格的靈活性往往比較大，在后期的商務談判過程中一般都會有所變動。但報價必須在建議書里予以明示，因為這個報價將會成為未來進行價格談判的參考依據(jù)，不至于使供應商毫無根據(jù)、漫無邊際地進行價格調整。
接下來是系統(tǒng)演示，這為用戶與供應商創(chuàng)造了面對面溝通的機會。在這個階段，用戶應該掌握系統(tǒng)演示的主動權，準備好在適當?shù)臅r候就一些關鍵問題進行提問。對供應商系統(tǒng)演示效果的評估主要基于需求建議書階段的評估標準。全部系統(tǒng)演示過程結束后，用戶對每一家供應商及其提供的人力資源系統(tǒng)軟件解決方案就有了直觀認識。
步驟五：拜訪用戶或軟件測試
在與勝出的供應商進一步接觸之前，項目組應該從這些供應商提供的用戶名單中挑選并聯(lián)系2~3家典型用戶。與典型用戶聯(lián)系之前，項目組需要準備一系列有針對性的問題，問題可以圍繞該典型用戶的人力資源系統(tǒng)軟件應用背景、系統(tǒng)功能、實施效果、系統(tǒng)維護與應用情況、系統(tǒng)對需求變化的適應性、后續(xù)服務水平以及對該供應商的綜合評價等方面展開。
拜訪用戶這一環(huán)節(jié)對于有些項目來說難度較大，費用開銷也較大。那么，搞一次關鍵需求測試應該是一個比較理想的替代方案。供應商按照用戶預先提供的測試用例進行測試，進一步確認產(chǎn)品的各項性能指標，如易用性、開放性、穩(wěn)定性、安全性等。這一環(huán)節(jié)的關鍵點是讓使用該模塊的工作人員參與進來，共同參與評判，防止hr軟件選型后，他們以各種理由拒絕使用軟件。尤其是企業(yè)的薪酬、績效等關鍵業(yè)務部門，他們往往在人力資源系統(tǒng)軟件選型前已經(jīng)在應用一些的小軟件，至少也在用EXCEL處理一些業(yè)務，一旦所選軟件不符合他們的意愿，他們可能會找出種種理由排斥使用新軟件，而堅持繼續(xù)使用自己的小軟件，這往往是人力資源系統(tǒng)軟件應用走向失敗的一個很關鍵的原因。
步驟六：調整人力資源系統(tǒng)軟件整體方案最后決策
通過與供應商及其用戶的現(xiàn)場溝通，項目組將會對需求建議書再次進行補充與調整，確保在前面各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的關于技術環(huán)境、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)性能、實施計劃、報價以及售后服務等方面的各項議題得到充分考慮，并要求供應商在方案調整中進行答復或確認；除了報價之外，供應商對其他部分內容都能相對容易地做出最大限度承諾。
對供應商及其用戶的拜訪結束后，項目組事實上已經(jīng)對供應商做出了大致的排名。如果這些供應商在最后一次方案調整中沒有出現(xiàn)明顯失誤，經(jīng)過對方案的再次評估后，上述排名的印象基本上不會變化。
如果排名第一的供應商明顯優(yōu)于其他幾家，則可以邀請該供應商進行合同談判。但這并不代表其他幾家供應商完全喪失了機會，在前面的合同談判不順利時，其他幾家供應商就有了新的機會，因此在沒有正式簽署合同之前，不要將機會的大門對其他供應商過早關閉。
