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有效的企業(yè)組織管理系統(tǒng)，我認為必須滿足兩個核心條件：完善組織功能和發(fā)揮組織功能。
首先，有效的企業(yè)組織管理系統(tǒng)首先要確保組織功能的完善。
舉個簡單的例子。一個健康的人，首先他必須具有完善的生物機體功能，以此來保證生命機體正常運轉(zhuǎn)。我們知道，人體一共有八大系統(tǒng)，包括:運動系統(tǒng)、神經(jīng)系統(tǒng)、內(nèi)分泌系統(tǒng)、循環(huán)系統(tǒng)、呼吸系統(tǒng)、消化系統(tǒng)、泌尿系統(tǒng)、生殖系統(tǒng)。正是因為這些系統(tǒng)的協(xié)調(diào)配合，才使得人體內(nèi)各種復(fù)雜的生命活動能夠正常進行。如果缺少某個系統(tǒng)，人的機體正常運行就會受到影響，甚至是致命影響。
我們常用的電腦操作系統(tǒng)是WINDOWS系統(tǒng)，它可以運行所有基于WINDOWS系統(tǒng)而設(shè)計的軟件。這是它必須具備的功能，否則它將一無是處。所以，我們可以把WINDOWS系統(tǒng)稱之為軟件的組織系統(tǒng)。電腦運行過程中會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，是因為WINDOWS組織系統(tǒng)本身出現(xiàn)了問題導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，或者軟件出現(xiàn)了問題影響到WINDOWS系統(tǒng)的正常運行。當然，電腦硬件屬于組織的一部分，會影響到系統(tǒng)的運行。這種解釋符合前面我們給組織管理下的定義。
實際上，整個自然界乃至整個宇宙的運行，都可以用前面的組織管理定義進行解釋。宇宙就是一個神秘的組織系統(tǒng)，有著不為人知的神秘功能。宇宙正是因為具有這種神秘的功能，才能讓物質(zhì)和能量在它的組織系統(tǒng)里發(fā)生著規(guī)律性的變化，同時又維持著宇宙的運行。
回到企業(yè)組織管理。同樣，如果一個企業(yè)組織管理系統(tǒng)不完善，那么它的組織功能就是殘缺的，組織運行就會受到影響，輕者導(dǎo)致企業(yè)運行不順暢，重者導(dǎo)致企業(yè)根本無法運行。
試想一下，如果企業(yè)缺少后勤保障功能，整個企業(yè)連最基本的吃喝拉撒都解決不了，還談什么發(fā)展？如果企業(yè)物資供應(yīng)功能缺失，企業(yè)供應(yīng)鏈就會成為問題，生產(chǎn)運營就保證不了。諸如此類的企業(yè)功能任何一個都不能少，否則企業(yè)就是殘廢的。一個殘廢的企業(yè)談未來發(fā)展，那是天方夜譚，癡人說夢。
所以，企業(yè)組織管理系統(tǒng)首先要解決的問題就是如何設(shè)置完善的組織功能。它是保證企業(yè)正常運行的基礎(chǔ)。這個問題如果處理不好，企業(yè)就是一個不健康的企業(yè)，要實現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)營目標就很難。
企業(yè)組織架構(gòu)能夠基本體現(xiàn)企業(yè)的組織功能。審視一個企業(yè)的組織功能是否完善和健全，首先看企業(yè)的組織架構(gòu)設(shè)置，這是最簡單的企業(yè)組織管理診斷方法。經(jīng)驗豐富的企業(yè)管理者會首先從組織架構(gòu)調(diào)整開始進行企業(yè)改善活動，因為這個問題若沒有優(yōu)先解決，會對后續(xù)所有管理改善造成困擾，導(dǎo)致改善起不到作用或收效甚微。
需要說明的是，企業(yè)的組織功能要根據(jù)企業(yè)自身的實際需求量身設(shè)置，而不是追隨別的企業(yè)，千篇一律。企業(yè)處于不同的發(fā)展階段，其組織功能設(shè)置要求是不一樣的，要符合企業(yè)的實際需求。
其次，有效的企業(yè)組織管理系統(tǒng)必須確保組織功能有效發(fā)揮。
如果企業(yè)組織管理系統(tǒng)功能得不到有效發(fā)揮，那它就是個擺設(shè)。就像盲人的眼睛和聾子的耳朵一樣，發(fā)揮不了任何作用。
因此，當企業(yè)引入了企業(yè)組織管理系統(tǒng)后，下一步就是如何讓企業(yè)組織管理系統(tǒng)發(fā)揮應(yīng)有的作用。在很多企業(yè)里，不是缺乏組織功能，而是組織功能形同虛設(shè)。由于種種原因，組織功能根本起不了任何作用。生產(chǎn)計劃管理部門被生產(chǎn)部門架空，喪失了應(yīng)有的計劃統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督功能，不能對生產(chǎn)部門形成有效的監(jiān)管。品質(zhì)管理部門被設(shè)置成生產(chǎn)部門的下屬部門，根本無法形成對生產(chǎn)部的品質(zhì)監(jiān)控。諸如此類的例子在很多企業(yè)司空見慣。這也是很多企業(yè)問題頻發(fā)的原因之一。
企業(yè)要把保障組織功能的發(fā)揮作為一個重要的管理課題來研究。完善組織功能是一個形式上的管理，而如何保障組織功能的發(fā)揮，是一個內(nèi)容上的管理。從形式到內(nèi)容是一個質(zhì)的跨越，跨越這一步并不容易。這就像建一條高速公路，路鋪得很漂亮，但是如果缺少應(yīng)有的配套或輔助設(shè)施，要在這條路上實現(xiàn)安全高效的行車是做不到的。
企業(yè)的組織管理系統(tǒng)就是建設(shè)一條企業(yè)高速公路，崗位職責(zé)、流程制度、監(jiān)督檢查、績效考核、團隊建設(shè)、作業(yè)標準、數(shù)據(jù)信息、企業(yè)文化等就是這條高速公路上的配套或輔助設(shè)施。它們是維持企業(yè)高速公路正常運行的保證。企業(yè)管理出現(xiàn)問題，說明這一步?jīng)]有跨越好，導(dǎo)致企業(yè)組織功能發(fā)揮不了作用。因此，企業(yè)管理者們要在如何保障組織功能的發(fā)揮方面做足功課。
保證企業(yè)組織管理系統(tǒng)的有效發(fā)揮是有方法的。企業(yè)進行崗位職責(zé)設(shè)計、流程設(shè)計、監(jiān)督檢查體系設(shè)計、薪酬績效設(shè)計、標準化設(shè)計、數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)設(shè)計、團隊建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)等等，其實都是為發(fā)揮企業(yè)組織功能服務(wù)的，它們都是組織管理的一部分。它們與企業(yè)組織功能的發(fā)揮相輔相承，相互促進。企業(yè)組織管理系統(tǒng)保證了這些具體的管理措施得以實施，而這些管理措施的實施又促進了組織系統(tǒng)的正常運行。只是，我們大多數(shù)管理者并不知道它們之間的關(guān)系，往往把它們與組織管理割裂開來，沒有在它們之間建立相互關(guān)聯(lián)。
企業(yè)在制定和實施具體的管理措施時，應(yīng)考慮如何將它融入到組織管理體系中，讓它成為組織管理體系的一部分，而不是將它與組織管理割裂。同時，還要充分考慮它與組織管理體系的相互適應(yīng)性，確保它不會對組織功能的發(fā)揮造成影響。
比如企業(yè)推行的流程制度，要經(jīng)過起草、研討、定稿、簽發(fā)后方能執(zhí)行。在這個過程中，需要組織管理提供支持，否則文件的起草、研討、定稿、簽發(fā)就會遇到阻礙。當流程制度順利執(zhí)行，它所制定的規(guī)則又是對組織管理的維護，讓組織管理更順暢。只是，很多企業(yè)管理人員并不明白這個道理。
所以，當企業(yè)總是出現(xiàn)問題的時候，我們不妨靜下心來思考兩個問題。
第一，企業(yè)組織管理系統(tǒng)是否有問題，它能不能保證企業(yè)日常的管理措施得以實施？
第二，企業(yè)所用的企業(yè)組織管理系統(tǒng)，適不適合當前的組織系統(tǒng)，能不能促進組織功能的發(fā)揮？
這兩個問題是很多企業(yè)目前所必須解決的，這兩個問題解處理好了，企業(yè)大部分的問題都可以迎刃而解。
總之，完善組織功能和組織功能發(fā)揮是所有企業(yè)組織管理系統(tǒng)的兩個核心條件。作為企業(yè)管理者，不要把組織管理搞得太復(fù)雜，圍繞這兩個核心條件做好功課就足夠了。把這兩項核心工作做好，也并非一件易事。特別是如何保證組織功能的發(fā)揮，更是難上加難，需要企業(yè)管理者們認真思考。
