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?7月1日，人力資源社會保障部辦公廳發(fā)布了《電子勞動合同訂立指引》（以下簡稱“指引”）。指引由人力資源社會保障部辦公廳根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》、《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)組織編寫，意在指導(dǎo)用人單位和勞動者依法規(guī)范訂立電子勞動合同。這對于中國在人力資源管理領(lǐng)域推動電子合同簽約是一個里程碑。那么，電子勞動合同HR究竟該注意哪些地方呢？
1.電子勞動合同的法律效力
之前有很多企業(yè)的HR被法務(wù)部門拒絕不讓上電子勞動合同的最大理由是“地方司法機(jī)構(gòu)或地方人社部門未明確認(rèn)可電子勞動合同?！边@次在指引中的第二條就明確提出，依法訂立的電子勞動合同具有法律效力。因此，建議HR直接將此文分享給法務(wù)，讓法務(wù)同事及時了解當(dāng)前人力資源社會保障部對電子勞動合同的支持態(tài)度。
2.電子勞動合同的平臺
指引首先明確指出，電子勞動合同應(yīng)用需要通過電子勞動合同訂立平臺，確保電子勞動合同信息的訂立、生成、傳遞、儲存等符合法律法規(guī)規(guī)定，滿足真實、完整、準(zhǔn)確、不可篡改和可追溯等要求。由這可以看出對電子勞動合同訂立平臺的專業(yè)性要求很高，建議企業(yè)采用專業(yè)的電子簽約平臺。因為很大程度上企業(yè)一方作為合同當(dāng)事人卻單方面保存合同數(shù)據(jù)，法理上具有進(jìn)行任何修改的能力和潛在動機(jī)。將來企業(yè)更需要注意的是，在設(shè)計整體數(shù)字化系統(tǒng)IT架構(gòu)時，需要提前做好規(guī)劃與外部電子簽約平臺進(jìn)行互動。
其次，從指引的方向來看，政府將來也會有進(jìn)一步利用外部平臺大數(shù)據(jù)來提升政務(wù)效率的趨勢。有了外部存儲的電子勞動合同，在獲取相關(guān)權(quán)限的前提下，政府在辦理老百姓的落戶、社保、退休等事務(wù)時可能就再也不用員工提供勞動合同了，這能有效避免驗證紙質(zhì)合同環(huán)節(jié)以及在勞動合同丟失時一系列的麻煩事。此外，從指引中我們可以看到，政府也將建設(shè)電子勞動合同平臺服務(wù)企業(yè)。
3.電子勞動合同的模板
指引中鼓勵用人單位和勞動者使用政府發(fā)布的勞動合同示范文本訂立電子勞動合同。勞動合同未載明《中華人民共和國勞動合同法》規(guī)定的勞動合同必備條款或內(nèi)容違反法律法規(guī)規(guī)定的，用人單位依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
關(guān)于這點，建議HR參考2019年11月25日政府發(fā)布的《勞動合同（通用）》和《勞動合同（勞務(wù)派遣）》。有了范本就可以進(jìn)一步減少因為某些公司在法務(wù)上的薄弱，而產(chǎn)生用工風(fēng)險，這樣的操作既保護(hù)了企業(yè)，同時也保護(hù)了員工。所以，以范本為基礎(chǔ)的勞動合同模版確定后，就可以在電子簽約應(yīng)用中存儲重用。有了模版，全自動加入經(jīng)過實名認(rèn)證的勞動者信息后生成的電子合同，就能避免以往因為人工失誤而發(fā)生的合同關(guān)鍵信息缺失問題。
4.電子勞動合同的簽訂
指引在“電子合同的訂立”一章中基本完整描述了電子勞動合同簽訂的步驟，因此我們要確保電子合同供應(yīng)商完全滿足這些步驟。確保簽訂前有告知，簽訂中需要使用電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書和密鑰，確保身份識別，反映真實意愿，包含時間戳，簽訂后有通知，避免篡改。有了以上這些步驟的控制，將來電子勞動合同就完全具備法律效應(yīng)，從一定意義上來說，電子勞動合同比紙質(zhì)勞動合同更具有可信賴性。
此外，《中華人民共和國勞動合同法》還要求：建立勞動關(guān)系，應(yīng)當(dāng)訂立書面勞動合同。已建立勞動關(guān)系，未同時訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)自用工之日起一個月內(nèi)訂立書面勞動合同。用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動者每月支付二倍的工資。所以HR需要知道合同的進(jìn)展。
針對這點，HR給預(yù)入職員工發(fā)送offer確認(rèn)函后，可以根據(jù)簽署狀態(tài)，包括未讀未簽、已讀未簽、已完成、合同已撤銷、合同已拒簽等，來判斷員工入職意向。已拒簽的合同可通過合同詳情查看拒簽理由，幫助HR及時把控業(yè)務(wù)狀態(tài)，降低合同簽署過程中信息了解不及時帶來的風(fēng)險。但若對方由于某些原因未收到通知短信沒有完成簽署，此時需要對簽署者進(jìn)行再次提醒，通知盡快完成簽署，保證合同的簽署時效。所以，在選擇電子勞動合同供應(yīng)商時就需要看看以上這些功能是否能夠?qū)崿F(xiàn)。
5.電子勞動合同的調(diào)取、存儲和應(yīng)用
指引要求對于電子合同的調(diào)取、存儲和應(yīng)用，能夠做到隨時獲取。這對于企業(yè)和員工來說都會非常方便，之前HR在日常工作中經(jīng)常需要在檔案室翻文件調(diào)取員工勞動合同，有時還會出現(xiàn)無法找到一些歷史久遠(yuǎn)的紙質(zhì)合同的情況。員工也是如此，東西多了，時間長了，或者搬了次家，紙質(zhì)勞動合同就找不到了，帶來了很多麻煩。有了電子勞動合同后就無需擔(dān)心這些事情，隨時隨地可以調(diào)取查看。
另外指引還提到了勞動者如需要電子勞動合同紙質(zhì)文本，用人單位要至少免費(fèi)提供一份，并通過蓋章等方式證明與數(shù)據(jù)電文原件一致。上上簽電子簽約平臺為員工提供了非常直觀可見的電子合同下載入口，方便下載和打印，為企業(yè)減少了回答員工一些不必要操作問題的時間。
同時，平臺的電子合同帶有查驗二維碼，可以增強(qiáng)查驗紙質(zhì)打印件是否與電子原件一致的便捷性。
6.電子勞動合同的安全性
在今年6月國家《數(shù)據(jù)安全法》出臺后，我們就已經(jīng)通過《數(shù)據(jù)安全法》9月1日施行，企業(yè)應(yīng)如何應(yīng)對確保業(yè)務(wù)及個人數(shù)據(jù)安全？一文分析了在電子簽約領(lǐng)域如何確保數(shù)據(jù)安全。
指引中要求對于電子勞動合同，需要有嚴(yán)格的保護(hù)措施，防止信息泄漏、篡改和丟失，這給以電子簽約供應(yīng)商提出了更高要求。
在數(shù)據(jù)安全資質(zhì)方面，指引明確提出“電子勞動合同訂立平臺及其所依賴的服務(wù)環(huán)境，要按照《信息安全等級保護(hù)管理辦法》第三級的相關(guān)要求實施網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)，確保平臺穩(wěn)定運(yùn)行，提供連續(xù)服務(wù)?！苯?jīng)過長時間的積累和實踐，在數(shù)據(jù)安全領(lǐng)域已經(jīng)具備相應(yīng)技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、措施、認(rèn)證來確保數(shù)據(jù)安全。
以上就是根據(jù)最新發(fā)布的《電子勞動合同訂立指引》所進(jìn)行的解讀。有了以上這些詳細(xì)指引及保障，相信企業(yè)里的法務(wù)伙伴們再也不會對電子勞動合同投反對票了，同時當(dāng)電子勞動合同在人力資源管理領(lǐng)域全面開花結(jié)果后，HR和企業(yè)都將會省掉很多麻煩！
關(guān)于紅海云
紅海云是中國領(lǐng)先的新一代人力資源管理一體化綜合解決方案提供商，核心產(chǎn)品紅海HCM系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)人力資源管理系統(tǒng)功能模塊數(shù)據(jù)割裂的局限，從核心人力管理、勞動力管理到戰(zhàn)略人才管理，涵蓋人力資源業(yè)務(wù)12大模塊，百余項功能一體化布局。并通過紅海云PaaS平臺、Open API平臺、自動化運(yùn)維平臺等底層數(shù)字化配套體系的賦能，讓紅海HCM系統(tǒng)擁有了業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的靈活性和可擴(kuò)展性。
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