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?近日,人力資源社會保障部(下稱“人社部”)辦公廳發(fā)布了《電子勞動合同訂立指引》(人社廳發(fā)〔2021〕54號)(下稱“《指引》”),用于指導(dǎo)用人單位與勞動者依法規(guī)范地訂立電子勞動合同,這標(biāo)志著電子勞動合同的時代正式來臨。那么,在這種大浪潮下,企業(yè)一定要改用電子勞動合同嗎?同時又該如何訂立合規(guī)的電子勞動合同呢?作為人力資源管理領(lǐng)域的決策者，HR不妨聽聽這類解讀。
1.企業(yè)一定要改用電子勞動合同嗎？
近年來,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展,為簽訂、傳遞和儲存電子勞動合同,保證其完整、準(zhǔn)確、不被篡改提供了可靠的技術(shù)條件。新冠疫情暴發(fā)以來,更是推動了電子合同在企業(yè)內(nèi)部入職場景下的應(yīng)用。去年3月,人社部發(fā)布《人力資源社會保障部辦公廳關(guān)于訂立電子勞動合同有關(guān)問題的函》,文件明確了“用人單位與勞動者協(xié)商一致,可采用電子形式訂立書面勞動合同”。同年,北京市人社局發(fā)文表示,將在全市范圍內(nèi)推廣使用電子勞動合同,并搭建全市統(tǒng)一的電子勞動合同管理平臺。此后,多地紛紛加快行動。截至目前,已有青島、淄博、沈陽、昆明、廣州、滄州、桂林、南寧等地提出“全面推行電子勞動合同?！蓖瑫r在一簽通的數(shù)據(jù)中顯示,目前國內(nèi)已有15%的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了在入職管理流程中簽署電子合同,占已擁有線上入職系統(tǒng)的36%,比去年同期增長了140%。電子合同作為打通HR業(yè)務(wù)線上化的最后一環(huán),有效簡化了紙質(zhì)合同“線下簽、線上錄”的繁瑣操作,尤其對于勞動密集型企業(yè)、分支機(jī)構(gòu)多員工分布廣的企業(yè),降低了代簽、冒簽、遺失等風(fēng)險,支持員工“入轉(zhuǎn)調(diào)離”全流程線上管理,將HR從事務(wù)性工作中徹底釋放,提升HR組織整體服務(wù)效率。
從長遠(yuǎn)的角度看,電子勞動合同已是大勢所趨,但企業(yè)如何轉(zhuǎn)變、如何應(yīng)用,還需結(jié)合自身企業(yè)情況綜合考量。
2.如何訂立合規(guī)的電子勞動合同
該《指引》可作為企業(yè)建立電子勞動合同合規(guī)制度的重要參考,指導(dǎo)企業(yè)在訂立電子勞動合同時有效減少法律風(fēng)險。
（1）電子勞動合同需通過訂立平臺訂立：
第三條:用人單位與勞動者訂立電子勞動合同的,要通過電子勞動合同訂立平臺訂立。
訂立電子勞動合同所依托的信息化平臺,大致分為三種類型:一是第三方搭建電子勞動合同服務(wù)平臺。企業(yè)可付費(fèi)給市場化的電子簽名服務(wù)商搭建的第三方電子勞動合同服務(wù)平臺,由其為企業(yè)簽訂電子勞動合同提供服務(wù)。二是政府建設(shè)電子勞動合同訂立公共服務(wù)平臺,供企業(yè)和勞動者免費(fèi)使用。三是企業(yè)自建平臺。對于實(shí)力較強(qiáng)、信息技術(shù)水平較高、用工規(guī)模大的企業(yè),可選擇自建平臺系統(tǒng)與勞動者訂立電子勞動合同。
（2）嚴(yán)格限定訂立平臺技術(shù)要求：
《指引》嚴(yán)格限定電子勞動合同訂立平臺所具備的技術(shù)要求。
第四條:電子勞動合同訂立平臺要通過有效的現(xiàn)代信息技術(shù)手段提供勞動合同訂立、調(diào)取、儲存、應(yīng)用等服務(wù),具備身份認(rèn)證、電子簽名、意愿確認(rèn)、數(shù)據(jù)安全防護(hù)等能力,確保電子勞動合同信息的訂立、生成、傳遞、儲存等符合法律法規(guī)規(guī)定,滿足真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、不可篡改和可追溯等要求。
第十六條:電子勞動合同訂立平臺要留存訂立和管理電子勞動合同全過程證據(jù),包括身份認(rèn)證、簽署意愿、電子簽名等,保證電子證據(jù)鏈的完整性,確保相關(guān)信息可查詢、可調(diào)用,為用人單位、勞動者以及法律法規(guī)授權(quán)機(jī)構(gòu)查詢和提取電子數(shù)據(jù)提供便利。
（3）明確多重核驗(yàn)手段,確保合同效力性
第七條:用人單位和勞動者要確保向電子勞動合同訂立平臺提交的身份信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。電子勞動合同訂立平臺要通過數(shù)字證書、聯(lián)網(wǎng)信息核驗(yàn)、生物特征識別驗(yàn)證、手機(jī)短信息驗(yàn)證碼等技術(shù)手段,真實(shí)反映訂立人身份和簽署意愿,并記錄和保存驗(yàn)證確認(rèn)過程。具備條件的,可使用電子社?？ㄩ_展實(shí)人實(shí)名認(rèn)證。
第八條：用人單位和勞動者要使用符合《中華人民共和國電子簽名法》要求、依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書和密鑰,進(jìn)行電子簽名。
第九條：電子勞動合同經(jīng)用人單位和勞動者簽署可靠的電子簽名后生效,并應(yīng)附帶可信時間戳。
規(guī)避參與主體錯誤身份、虛假身份、失效身份等風(fēng)險,確保身份可信,不可仿冒與否認(rèn),實(shí)名認(rèn)證是合規(guī)合法電子勞動合同的第一步。
（4）重視數(shù)據(jù)安全合規(guī)
第十七條:電子勞動合同信息的管理、調(diào)取和應(yīng)用要符合《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》等法律法規(guī),不得侵害信息主體合法權(quán)益。
第十八條:電子勞動合同訂立平臺及其所依賴的服務(wù)環(huán)境,要按照《信息安全等級保護(hù)管理辦法》第三級的相關(guān)要求實(shí)施網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù),確保平臺穩(wěn)定運(yùn)行,提供連續(xù)服務(wù),防止所收集或使用的身份信息、合同內(nèi)容信息、日志信息泄漏、篡改、丟失。
第十九條：電子勞動合同訂立平臺要建立健全電子勞動合同信息保護(hù)制度,不得非法收集、使用、加工、傳輸、提供、公開電子勞動合同信息。未經(jīng)信息主體同意或者法律法規(guī)授權(quán),電子勞動合同訂立平臺不得向他人非法提供電子勞動合同查閱、調(diào)取等服務(wù)。
《指引》重視電子勞動合同訂立平臺及企業(yè)處理信息的數(shù)據(jù)合規(guī)問題。根據(jù)《信息安全等級保護(hù)管理辦法》,第三級信息系統(tǒng)屬于監(jiān)督保護(hù)級,“國家信息安全監(jiān)管部門對該級信息系統(tǒng)信息安全等級保護(hù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查”,電子勞動合同訂立平臺及其支持服務(wù)的企業(yè)等主體應(yīng)對第三次信息系統(tǒng)應(yīng)每年至少進(jìn)行一次等級測評,至少進(jìn)行一次自查。
通過以上內(nèi)容，相信HR對于“企業(yè)一定要改用電子勞動合同嗎”，“如何訂立合規(guī)的電子勞動合同”有了一定的了解和判斷。那么，在當(dāng)前疫情還沒有完全結(jié)束的情況下，企業(yè)如果在資本運(yùn)轉(zhuǎn)上沒有什么困難的話，還是建議使用電子勞動合同，或者通過上線HCM管理系統(tǒng)來完成企業(yè)合同管理工作的。這樣既能為企業(yè)節(jié)省相應(yīng)的保存、保管成本，也能在平臺上統(tǒng)一操作和管理合同事務(wù)，避免勞動合同過期無續(xù)簽等問題。
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