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行業(yè)資訊
INDUSTRY INFORMATION
在數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)被視為除了人員、資金和物質(zhì)以外的第四種生產(chǎn)要素，成為現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的重要資產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)決策的基石。數(shù)據(jù)質(zhì)量直接影響著數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值和決策效果。唯有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、實(shí)時(shí)、規(guī)范、一致，決策者才能更有效地利用數(shù)據(jù)來(lái)指導(dǎo)企業(yè)的管理決策和業(yè)務(wù)發(fā)展?？梢哉f(shuō)，數(shù)據(jù)質(zhì)量的高低成為了企業(yè)是能否精準(zhǔn)決策的關(guān)鍵。員工信息管理作為人力資源管理的基礎(chǔ)，其數(shù)據(jù)質(zhì)量更是深刻影響著企業(yè)其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展。
然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或Excel表格的員工信息管理方式很多都需要由HR錄入、更新，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工作量更是與日俱增，占據(jù)HR大量時(shí)間的同時(shí)，信息維護(hù)錯(cuò)誤的頻率也越來(lái)越高。基于這樣的背景，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始嘗試用數(shù)字化手段來(lái)管理員工信息，而員工自助就是其中一個(gè)重要手段。
紅海云自助式HRSSC共享服務(wù)中心支持個(gè)人信息的自助維護(hù)。員工可以在PC端或移動(dòng)端的員工自助中心上維護(hù)、更新個(gè)人信息，相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)同步到員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)，待HR審核通過(guò)后將自動(dòng)同步更新到花名冊(cè)及員工檔案。這種賦能員工自主管理個(gè)人信息權(quán)利的方式，不僅大大減輕了HR的工作壓力，還能有效提高員工信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)增強(qiáng)員工的參與感和滿意度，提升企業(yè)形象和員工品牌影響力。
盡管員工自助維護(hù)能極大減輕HR負(fù)擔(dān)，有效提高員工信息的準(zhǔn)確性，但員工信息質(zhì)量參差不齊的問(wèn)題也隨之而至。不少HR都遇到過(guò)這樣的問(wèn)題：
員工信息不完整，教育信息、家庭情況等必要信息缺失。
員工信息不準(zhǔn)確，特別是像身份證號(hào)、銀行卡號(hào)等長(zhǎng)串的數(shù)字，輸錯(cuò)的情況時(shí)有發(fā)生，一個(gè)個(gè)的檢查核對(duì)也十分費(fèi)勁。
員工信息不規(guī)范，不同員工填寫(xiě)的日期格式、職務(wù)級(jí)別等名稱不一致，各種寫(xiě)法、叫法都有。
員工信息更新不及時(shí)，如員工結(jié)婚生子，但沒(méi)有及時(shí)維護(hù)更新家庭情況，導(dǎo)致后面結(jié)算薪資福利的時(shí)候無(wú)法順利進(jìn)行。
針對(duì)以上問(wèn)題，紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)在個(gè)人信息自助維護(hù)功能的基礎(chǔ)上，結(jié)合數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)、字段設(shè)置、數(shù)據(jù)巡檢、智能提醒、OCR識(shí)別等多種方式，解鎖出多種信息維護(hù)的新方案，切實(shí)保障員工信息的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性和一致性，為企業(yè)的人力資源數(shù)字化管理打造準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)基底。下面將以員工信息維護(hù)更新的三個(gè)場(chǎng)景展開(kāi)說(shuō)明。
場(chǎng)景1：新人預(yù)入職時(shí)完善個(gè)人信息
預(yù)入職是繼候選人簡(jiǎn)歷后又一個(gè)收集個(gè)人信息的階段，企業(yè)需要進(jìn)一步收集候選人的個(gè)人資料、教育背景、家庭情況、工作經(jīng)歷、相關(guān)證明文件等信息，以更詳細(xì)地了解核實(shí)候選人的基本情況，為之后的入職、培訓(xùn)和后續(xù)發(fā)展提前做好準(zhǔn)備。
傳統(tǒng)的預(yù)入職方式是讓候選人填寫(xiě)一份預(yù)入職表格，像聯(lián)系方式、教育背景等在招聘前期已經(jīng)填寫(xiě)過(guò)的信息，還是需要重新填寫(xiě)，甚至是反復(fù)填寫(xiě)，不僅耗費(fèi)時(shí)間和資源，容易讓候選人感到煩躁、降低對(duì)企業(yè)的好感度，還很可能導(dǎo)致多份員工檔案前后不一致的情況。此外，人為出錯(cuò)和疏漏、關(guān)鍵信息缺失、填寫(xiě)內(nèi)容不規(guī)范等問(wèn)題也嚴(yán)重影響著員工信息的質(zhì)量。紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)提供以下解決方案，幫助企業(yè)解決這些問(wèn)題。
Step 1. HR設(shè)置員工檔案
首先，HR在收集信息前先設(shè)置好員工檔案的內(nèi)容，包括檔案所包含的信息子集（如教育信息、家庭情況、工作經(jīng)歷等），子集的讀寫(xiě)類(lèi)型，字段的輸入類(lèi)型（如輸入框、單選框、復(fù)選框、下拉框等），字段的讀寫(xiě)類(lèi)型（必填、寫(xiě)、隱藏），字段變更是否需要審核等。
對(duì)于像身份證號(hào)、聯(lián)系方式、郵箱等必要關(guān)鍵的字段可以設(shè)置為必填，設(shè)置完后候選人在填寫(xiě)信息時(shí)必須填寫(xiě)完后才能提交，HR也可以按業(yè)務(wù)需求設(shè)置某個(gè)信息子集為必填，這樣員工在填寫(xiě)該子集時(shí)至少要保存一條數(shù)據(jù)才能進(jìn)行下一步操作。字段及信息子集讀寫(xiě)類(lèi)型的設(shè)置可有效提高員工信息的完整性。
而對(duì)于如學(xué)歷等已經(jīng)有固定填寫(xiě)規(guī)范的字段，HR可以將其字段輸入類(lèi)型設(shè)置為下拉框或單選框，候選人在填寫(xiě)時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況選擇相應(yīng)選項(xiàng)，避免員工填寫(xiě)格式或內(nèi)容不一致、不合規(guī)的情況，提高數(shù)據(jù)的規(guī)范性。
員工檔案設(shè)置完成后，HR可以通過(guò)預(yù)入職二維碼、URL、郵件或微信等移動(dòng)APP消息提醒的方式通知候選人完善信息。
Step 2. 候選人自助完善信息
紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)支持與紅海云ATS招聘系統(tǒng)打通，候選人接受offer后，其在招聘前期填寫(xiě)的簡(jiǎn)歷信息會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到員工管理的預(yù)入職菜單，候選人打開(kāi)填寫(xiě)鏈接后可以核對(duì)修改已填寫(xiě)信息，補(bǔ)充完善未填信息，無(wú)需重復(fù)填寫(xiě)，以保障信息的準(zhǔn)確性和一致性。
同時(shí)，平臺(tái)支持OCR識(shí)別填充身份證、銀行卡號(hào)等多位數(shù)字信息，并且可自動(dòng)帶出對(duì)應(yīng)的性別、籍貫地、出生日期、身份證地址、開(kāi)戶銀行等信息，在極大提高相關(guān)信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性之余，也簡(jiǎn)化了填寫(xiě)內(nèi)容，提升了候選人填寫(xiě)信息的效率。
除此之外，平臺(tái)還支持字段校驗(yàn)功能，如校驗(yàn)身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)是否合規(guī)、是否重復(fù)等，進(jìn)一步確保員工信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為企業(yè)人力資源數(shù)字化管理搭建準(zhǔn)確可靠的數(shù)字基礎(chǔ)。
候選人填寫(xiě)完畢并提交后，HR可以在預(yù)入職菜單查看審核候選人信息，以進(jìn)一步確保信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。
場(chǎng)景2：?jiǎn)T工信息發(fā)生變更需要更新
員工信息是動(dòng)態(tài)的，會(huì)隨著員工的個(gè)人情況變化、工作經(jīng)驗(yàn)積累、工作表現(xiàn)變化、公司策略調(diào)整和經(jīng)營(yíng)狀況變化而發(fā)生調(diào)整和改變。因此員工信息需要及時(shí)更新，一旦更新不及時(shí)，將會(huì)阻礙其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展，導(dǎo)致決策錯(cuò)誤，甚至給企業(yè)帶來(lái)法律糾紛。而如何保障員工信息更新的及時(shí)性，成為了企業(yè)員工信息管理的又一難題。紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)根據(jù)員工信息的不同特點(diǎn)采取不同的措施，切實(shí)保障員工信息的及時(shí)性和一致性，為企業(yè)人力資源管理提供更優(yōu)質(zhì)、更穩(wěn)定的數(shù)據(jù)支持。
Type 1. 流程聯(lián)動(dòng)更新人事業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)支持所有流程審批數(shù)據(jù)的智能關(guān)聯(lián)。員工入轉(zhuǎn)調(diào)離的所有人事業(yè)務(wù)，當(dāng)流程審批通過(guò)后，流程表單上的相關(guān)數(shù)據(jù)（如員工狀態(tài)、轉(zhuǎn)正日期、調(diào)動(dòng)后的部門(mén)及崗位等）會(huì)自動(dòng)同步更新到花名冊(cè)及員工檔案，無(wú)需HR重復(fù)錄入更新。通過(guò)流程聯(lián)動(dòng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，能夠有效提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性和一致性，減少人工錄入的錯(cuò)誤率和操作成本，提升企業(yè)的管理效率，保障其他關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。同時(shí)也保證了信息管理的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)信息變更有據(jù)可依、有跡可循。
Type 2. 智能提醒更新/數(shù)據(jù)保鮮采集人事業(yè)務(wù)類(lèi)個(gè)人信息
對(duì)于像婚姻及家庭親屬信息、產(chǎn)假子女信息、畢業(yè)季員工的學(xué)歷狀態(tài)、快到期或已過(guò)期的證書(shū)文件等與人事業(yè)務(wù)相關(guān)的個(gè)人信息，紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)支持通過(guò)智能提醒方式通知員工更新，也可以通過(guò)數(shù)據(jù)保鮮的方式采集。
HR可以提前設(shè)置好提醒規(guī)則，如在身份證到期前30天提醒員工更換身份證文件、請(qǐng)婚假或者產(chǎn)假開(kāi)始當(dāng)天提醒員工變更員工信息，平臺(tái)會(huì)根據(jù)設(shè)置好的規(guī)則在相應(yīng)時(shí)間自動(dòng)發(fā)送提醒給對(duì)應(yīng)員工。通過(guò)設(shè)置智能提醒，員工可以有充足的時(shí)間提前做好相關(guān)資料的更新準(zhǔn)備，并且可以自主選擇合適的時(shí)間更新數(shù)據(jù)，不影響系統(tǒng)的其他操作。這不僅可以為HR提供更加高效的管理服務(wù)，也可以在提高員工的滿意度和工作效率的同時(shí)保障員工信息的時(shí)效性和完整性，為企業(yè)的發(fā)展打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。
如果遇到員工忘記或延遲更新導(dǎo)致信息過(guò)期，或者應(yīng)業(yè)務(wù)要求需要盡快更新信息的情況，HR可以發(fā)起對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)保鮮采集。平臺(tái)的發(fā)起頁(yè)面會(huì)自動(dòng)列出需要更新相關(guān)信息的員工，HR可以在此基礎(chǔ)上選擇員工進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，也可以直接全選發(fā)起采集。采集發(fā)起后在員工登錄賬號(hào)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出數(shù)據(jù)采集的彈窗，員工需要更新數(shù)據(jù)并提交后才能進(jìn)行其他操作，從而為員工信息的及時(shí)性和完整性筑起一道堅(jiān)固的防線。
Type 3. 常態(tài)化定期收集非人事業(yè)務(wù)類(lèi)個(gè)人信息
像個(gè)人聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、居住地址等與其他人事業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)不大的，且變更一般不會(huì)太頻繁的數(shù)據(jù)，HR可以發(fā)起常態(tài)化定期采集來(lái)收集信息。平臺(tái)支持HR根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求勾選采集指標(biāo)和采集對(duì)象，采集對(duì)象可以按組織或崗位快速定位篩選，勾選完成后即可一鍵發(fā)起采集。員工在登錄系統(tǒng)后會(huì)馬上收到信息采集的彈窗，提示員工及時(shí)更新提交信息。常態(tài)化定期收集非人事業(yè)務(wù)類(lèi)個(gè)人信息，可以讓企業(yè)HR更加全面地掌握員工信息，保證員工信息的準(zhǔn)確性和完整性，優(yōu)化企業(yè)信息管理體系。
場(chǎng)景3：因新業(yè)務(wù)需求收集部分員工新信息
不僅員工信息是動(dòng)態(tài)變化的，員工信息的收集需求也會(huì)跟著政策和業(yè)務(wù)需要的變化而變化。如某企業(yè)根據(jù)上級(jí)規(guī)定需要進(jìn)一步規(guī)范公車(chē)使用情況，決定收集市場(chǎng)部等需要使用公車(chē)的部門(mén)員工的機(jī)動(dòng)車(chē)駕駛證信息，以確保公車(chē)使用符合安全規(guī)范要求。但在信息收集的過(guò)程中，HR時(shí)常會(huì)遇到員工因各種原因沒(méi)有填寫(xiě)信息、收集信息難推進(jìn)的問(wèn)題。
針對(duì)這一情況，紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)提供強(qiáng)制完善信息功能。HR在完成新的信息子集或字段要求設(shè)置后可以按照業(yè)務(wù)需要勾選采集對(duì)象，再選擇“強(qiáng)制完善信息”。員工登錄系統(tǒng)后會(huì)立即收到完善信息的彈窗，不完善提交的話則會(huì)退出登錄系統(tǒng)，無(wú)法進(jìn)行其他操作，借此確保員工及時(shí)完善信息，推進(jìn)信息收集任務(wù)的順利進(jìn)行。而對(duì)于其他沒(méi)有明確規(guī)定要完善新信息的部門(mén)員工，HR可以設(shè)置成“建議完善信息”，這些員工在登錄系統(tǒng)后同樣會(huì)收到完善信息的彈窗提示，但可以選擇暫不完善關(guān)閉彈窗進(jìn)行其他操作。這種差別化的設(shè)置可以更好地滿足企業(yè)不同部門(mén)和不同員工之間的差異化業(yè)務(wù)需求，提高信息收集的效率。
紅海云員工全生命周期數(shù)字化管理平臺(tái)，通過(guò)自助化、自動(dòng)化、一體化手段，幫助企業(yè)解決人力資源管理數(shù)字化基座問(wèn)題，建立安全、可靠的員工數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的高效利用，提升數(shù)字化管理效能。
