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人力資源管理軟件作用如何體現(xiàn)？人事檔案對很多HR來說只是一堆記載著員工基本信息的紙質(zhì)文檔，必要的時候翻出來給領導遞上的文件而已。其實人事檔案的作用遠遠不止這些，在管理上也不只是簡單錄入、保密存放和調(diào)閱設權而已，通過完善的人事檔案管理企業(yè)能在業(yè)務處理和人事策略管理上起到重要作用。當然這要建立在企業(yè)使用相應的人力資源管理軟件完成企業(yè)人事檔案的全面管理之上。
1.內(nèi)部調(diào)動管理輔助
在企業(yè)管理實際應用中，用人單位內(nèi)部實現(xiàn)崗位調(diào)整、人員調(diào)整、跨公司調(diào)配、外聘復聘等情況時有發(fā)生。當這些情況發(fā)生時，人事檔案的調(diào)配將成為最重要的部分。在使用人力資源管理軟件實現(xiàn)企業(yè)檔案管理之前，HR往往得靠手工翻找相應的文檔，然后各部門通過檔案申請工作流程審批后再實現(xiàn)手工傳遞或者郵寄處理。在這些處理過程中極容易引起文件的損壞或遺失，引發(fā)企業(yè)機密的潛在危機，也會造成員工和企業(yè)的業(yè)務困擾。通過人力資源管理軟件，企業(yè)可以實現(xiàn)人事檔案的電子化，除了基本信息的記錄外，相應的證書文件等可以通過電子掃描檔上傳全方位組構員工檔案，這些檔案可以直接通過電子郵件或是系統(tǒng)內(nèi)部抽取的方式實現(xiàn)調(diào)閱和對接，省卻了手工翻找的麻煩和物理傳輸?shù)暮膿p，有效輔助企業(yè)員工的調(diào)動管理。
2.報表管理系統(tǒng)輔助用人戰(zhàn)略
利用人力資源管理軟件實現(xiàn)員工檔案的電子化對企業(yè)用人戰(zhàn)略來說有著極其重要的作用。人力資源管理軟件能有效記錄員工的基本信息外，在其在職期間的各種工作表現(xiàn)和各方評價都能全面記錄。通過人力資源管理軟件的報表管理系統(tǒng)進行分析和統(tǒng)計，能真實、有效、完整、立體地體現(xiàn)出員工的個人情況，企業(yè)還能通過群體分析獲得企業(yè)員工的構成，為企業(yè)的用人戰(zhàn)略提供理論的依據(jù)，有效劃分出高效團隊，激發(fā)每個員工的潛力。
當然人力資源管理軟件在單個功能模塊使用的同時要以系統(tǒng)的形式相互配合方能實現(xiàn)最佳的企業(yè)人事管理效果，故而企業(yè)在使用人力資源管理軟件的同時可以考慮上線全面的人力資源管理軟件讓人事管理更加條理與規(guī)范化。
